Varningssignaler: Leder du ett pseudoteam utan att veta om det?
Gnisslar samarbetet? Ökar stressen i ditt team? Då behöver du ställa dig en viktig fråga: Leder jag ens ett riktigt team?
”Du kanske leder ett pseudoteam – ett team till namnet men inte i praktiken”, säger ledarskapsexperten Stefan Söderfjäll.
När Stefan Söderfjäll har beskrivit pseudoteam på föreläsningar gör han ibland en handuppräckning bland deltagarna. Då blir det tydligt hur vanligt förekommande pseudoteam är.
”Ofta betraktar sig majoriteten som del av ett pseudoteam”, säger han.
Och det är inte goda nyheter. Forskning visar nämligen en rad negativa effekter av sådana här ”falska” team.
”Människor som jobbar i pseudoteam trivs sämre med sina jobb. De presterar sämre och löper större risk för arbetsplatsolyckor, skador och stress.”
Effekten är alltså den motsatta mot de goda effekter som arbete i äkta team ger. Styrkan i ett riktigt team är oöverträffad.
”Människor som jobbar i riktiga team och avsätter tid till reflektion kring sitt teamsamarbete är de som trivs bäst, är minst stressade och gör minst antal misstag på jobbet.”
Så känner du igen ett pseudoteam
- Saknar ett tydligt överenskommet uppdrag med tillhörande mål.
- Har låg grad av ömsesidigt beroende.
- Jobbar individuellt.
- Gruppen avsätter inte tid till att reflektera över hur man utför sina arbetsuppgifter eller samarbetar.
Inom vården har konsekvenserna av pseudoteam visat sig vara extra allvarliga. Det visar bland annat forskning av organisationsforskaren Michael West, professor och en av Europas ledande forskare inom teameffektivitet, vars studier i den brittiska sjukvården (NHS) har varit banbrytande.
”Där ser man till och med kopplingar till patientliv – att det är patientosäkert att jobba i pseudoteam”, säger Stefan Söderfjäll som är fil. dr i psykologi, ledarskapsutvecklare och har skrivit flera ledarskapsböcker, bland annat To Team Or Not To Team och En liten bok om ledningsgrupper, som båda handlar om team och grupper.
”Jag tror att man skulle bli ganska illa till mods av en ordentlig analys av alla arbetsgrupper och deras möten – inte minst i skattefinansierade verksamheter där mycket av våra gemensamma pengar går åt till mötestid för pseudoteam.”
Stefan Söderfjäll lyfter ledningsgrupper som det kanske bästa och vanligaste exemplet på pseudoteam.
”Om du kartlägger ledningsgrupper så ser du att de allra flesta inte har fullt klart för sig varför de har en ledningsgrupp. Få ledningsgrupper kan till exempel besvara frågan: Hur vet vi om vi som grupp har gjort ett bra jobb?
Därför uppstår pseudoteam
Så varför vill vi så väldigt gärna kalla oss team – även när vi inte är det?
”Vi bildar team och grupper innan vi vet vad konstellationen ska lösa – för att vi tänker att det är ett effektivt sätt att lösa uppgifter”,
”Svenskt arbetsliv är en väldigt fin jordmån för pseudoteam. Det är lite fint att säga att vi har ett gemensamt ledarskap i teamet, att vi är en platt organisation.”
”Det är också finare att säga att ’jag är en lagspelare’ än att jag gillar att prestera individuellt. På en anställningsintervju, till exempel, tror jag att få säger att de helst inte vill jobba i team utan hellre fokuserar på sina egna arbetsuppgifter.”
Samtidigt visar forskning att människor i olika grad föredrar att jobba individuellt eller i team.
”När du sätter samman team med människor som föredrar att jobba individuellt, så skapar du dåliga förutsättningar för samarbete.”
”Vi är helt enkelt lite för snabba med att bunta ihop människor i team”, konstaterar Stefan Söderfjäll.
Låt uppgiften styra
Se i stället på vilken uppgift som ska lösas. Kanske räcker det att en eller två personer tar sig an den?
Stefan Söderfjäll påminner om att inte ha med fler personer i ett team än de som verkligen behövs.
Det viktiga är inte vad en grupp kallar sig – team, arbetslag eller något annat. Det viktiga är vilka egenskaper och beteenden som karaktäriserar gruppen.
”Har ni ett gemensamt uppdrag med tillhörande mål? Är ni ömsesidigt beroende av varandra, det vill säga måste ni samarbeta för att kunna lösa uppgiften? Avsätter ni tid till att reflektera kring hur samarbetet har gått?”
”Är svaret på någon av de frågorna nej? Då är det inte ett riktigt team, så som ett team definieras i forskningen. Det är då man kallar det för ett pseudoteam”, förklarar Stefan Söderfjäll.
Vanliga varningssignaler
Medarbetare som ingår i ett pseudoteam upplever ofta negativa känslor, stress och frustration.
”När det är oklart vad vi har för uppgift att samarbeta kring blir det rörigt och otydligt. Vem ska göra vad?”
Det saknas ett tydligt gemensamt mål och uppstår ofta missuppfattningar, konflikter och kommunikationsproblem mellan individerna i gruppen.
”Måste jag iväg på ett möte nu igen?” eller ”Herregud, varför pratar vi om det här i 15 minuter – det hade ju Stina kunnat lösa enkelt själv?” är exempel på tankar kan dyka upp i huvudet på medarbetare i ett pseudoteam.
Otydlighet och frustration
Som chef märker du av på flera sätt att du leder ett pseudoteam.
”Du får antagligen många frågor från medarbetare: Vad ska jag göra? När?”, säger Stefan Söderfjäll.
”Uppmärksamma chefer kan märka frustrationsyttringar, som suckar på möten. Det bildas lättare grupper i gruppen. Du kan också märka en högre andel konflikter och större grad av passivitet. Så småningom märker du det också i termer av personalomsättning och att folk i större utsträckning slutar.”
Så fort du bildar ett team så skapas också förväntningar på bland annat avstämningsmöten och planeringsmöten. Möten som i äkta team blir viktiga arbetsverktyg, men i ett pseudoteam bäddar för onödiga och konstruerade möten som äter tid och skapar stress, konflikter och irritation.
Ofta finns en upplevelse av att resurser, tid och energi hade kunnat användas på betydligt bättre sätt.
Vägen bort från pseudoteam
Som chef och ledare behöver du i större utsträckning titta på uppgiften och uppdraget. Fatta beslut om ett team behövs utifrån det.
”Bara för att vi råkar jobba på samma avdelning så är vi inte ett team”, påminner Stefan Söderfjäll och påminner om viktiga frågor som behöver ställas om gruppen:
”Varför och för vem finns teamet till? Uppdraget behöver vara jättetydligt. Likaså svaret på frågan: när vet vi att vi gjort ett bra jobb?”
Se vad som händer om du glesar ut eller tar bort möten.
”Sammankalla i stället till möten med bara de som behöver vara närvarande. Leta gärna också efter mindre och mer naturliga team”, tipsar han.
Reflektion är grundläggande
Något som är mycket viktigt för väl fungerande team är att regelbundet utvärdera samarbetet.
”Avsätt tid till strukturerad reflektion. Tillbakablickande utvärderingar fångar upp oklarheter och luddigheter. Det här är viktigt, men något många inte gör.”
Visar det sig att gruppen faktiskt inte är ett team, så säg det.
”Ta bort den förväntan.”
”Det är inte fel om vi inte har ett tydligt gemensamt uppdrag eller behöver samarbeta så mycket. Och det går ju ändå att träffas och ha kul tillsammans – i ett trivselteam”, avslutar Stefan Söderfjäll.
Lästips från Stefan Söderfjäll
Teams That Work, Eduardo Salas & Scott Tannenbaum.
”Salas är det kanske största namnet när det kommer till teamforskning. Det här är en populärvetenskaplig sammanställning som jag läste nyligen och tyckte var riktigt bra.”
