2017-10-cb-how-to-have-a-good-day

”How to have a good day”, Caroline Webb

Hur kan du bli mer effektiv och samtidigt må bättre på jobbet? I den här boken, som har toppat säljlistor och översatts till 15 språk, ger coachen Caroline Webb mängder av verktyg för att få ut det bästa av dig själv och dina medarbetare — allt baserat på forskning om hjärnan och beteenden.

Lyssna på Chefboken:

Klicka på pil-ikonen i spelaren för att ladda ned filen på datorn eller mobilen.
Vill du spara ned filen på mobilen? Klicka här för en steg-för-steg-instruktion

Fulltext:

Ledarskapscoachen Caroline Webb har länge funderat på varför vissa jobb känns roliga och andra inte. För att hitta svaret har hon studerat och plöjt böcker och forskningsrapporter om beteendevetenskap, psykologi och hjärnforskning.

De senaste åren har forskare gjort stora framsteg som har betydelse för hur vi ser på beteenden och hjärnan. Det är på denna kunskap som Caroline Webb bygger sina råd i boken.

Vi har lärt oss att hjärnan har två olika system, ett som är medvetet och kontrollerat och ett som är automatiskt och instinktivt. Nobelpristagaren Daniel Kahneman har genom sin forskning och boken ”Tänka snabbt och långsamt” gjort teorierna kända. Den medvetna delen av hjärnan ansvarar för resonemang, självkontroll, analys och förutseende. Den tar hand om det som är abstrakt, komplext och annorlunda. Den är långsammare och kräver mer energi.

Det automatiska systemet tar hand om allt som kan förenklas i ditt agerande och tänkande. Det filtrerar bort det som uppfattas som irrelevant och onödigt. Det sparar mycket energi, men leder till att vi får blinda fläckar och uppfattar saker och ting på helt olika sätt. Det gör också att vi ibland gör dåliga val och inte är så rationella som vi tror att vi är. Vi använder den automatiserade hjärnan mycket mer än vi tror.

Forskningen har också visat hur mycket vi styrs av vårt hot- och belöningssystem. Undermedvetet söker vi ständigt efter hot, som vi behöver försvara oss eller fly ifrån, eller efter belöningar som vi kan få.

Det krävs väldigt lite för att vår hjärna ska hamna i hotläge och bli mindre smart och flexibel. Försvarsinstinkt kan triggas av bland annat förakt, kritik och respektlöshet och påverkar oss mer än vi tror.

Vi är också ständigt på jakt efter olika former av belöningar, ofta helt omedvetet. Det kan vara att söka social tillhörighet i en grupp, erkännande, bekräftelse eller en känsla av självständighet och kompetens. Det kan också vara känslan du får av att lära eller uppleva nya saker.

Forskare har även sett att kopplingen mellan kropp och hjärna är mycket starkare än vad man tidigare trott. Hjärnans medvetna sy–stem presterar väldigt mycket bättre om du sovit tillräckligt, tränat och utövat mindfulness. Du kan alltså öka dina intellektuella prestationer, din känslomässiga återhämtning och ditt självförtroende genom att sköta om din kropp.

Caroline Webb har översatt den senaste vetenskapen till konkreta tekniker och verktyg som du kan använda för att förbättra dina arbetsdagar. I boken har hon delat in dem i sju block fyllda med praktiska tips och verktyg utifrån evidensbaserad forskning.

 

1. Prioriteringar – sätt en medveten riktning och intention för din dag

Vi uppmärksammar bara en liten del av det som händer omkring oss och filtrerar bort resten. Det vi faktiskt uppfattar påverkas av de prioriteringar och antaganden vi har. Här är några smarta metoder:

  • Välj dina filter: Du kan inte kontrollera allt, men du kan påverka hur du känner. Det gör du genom att medvetet bestämma vilka filter du ska ha. Det hjälper att ha en rutin för dagen så att du tar med dig de prioriteringar och det humör du vill ha under din dag. Annars är risken stor att din dag styrs av andras agendor och behov. Så här kan en sådan rutin se ut:

Mål: Tänk på de viktigaste av dagens aktiviteter. Vad är viktigast för att dagen ska bli en framgång och vad innebär det för dina prioriteringar? Vad behöver du göra för att dagen ska bli framgångsrik? Svaret är ditt mål för dagen.

Attityd: Uppmärksamma vad som dominerar ditt tänkande och ditt humör. Hjälper det dig att uppnå ditt mål med dagen? Om inte – sätt det åt sidan för en stund och välj en attityd som stöttar dig.

Antaganden: Stäm av vilka negativa antaganden du har om dagen eller människor du ska möta. Du kommer att se det du förväntar dig, det kallas konfirmeringsbias. Ifrågasätt dina antaganden och förutfattade meningar så de inte begränsar dig.

Uppmärksamhet: Vad vill du fokusera på under dagen utifrån de prioriteringar och mål som du har? Ta reda på vad du vill se mer av och se till att du letar efter just det.

  • Sätt mål: Att ha tydliga och specifika mål som du formulerar på rätt sätt, ökar dina chanser att nå dina intentioner, öka din prestation och ha det bättre på jobbet. När du satt din intention för dagen, fråga dig själv:

”Vad behöver jag ändra i mitt eget beteende som hjälper mina intentioner att bli verkliga?”

”Vad betyder den förändringen i praktiken och vilka saker behöver jag göra i dag?”

”Vilket positivt resultat vill jag ha och vad behöver jag börja göra, eller göra mer av, för att nå det idealiska resultatet?”

Lägg dessa saker till din att-göra-lista. Om ditt mål är stort eller otydligt, bryt ner det i mindre nåbara delar. Var särskilt tydlig med det första steg du behöver ta för att göra framsteg.

Här ett exempel: Martin som är flygstrateg har många stora långsiktiga visioner och planer. Han kände sig sällan nöjd, tills han började skriva ner små dagliga mål som gav hans hjärna ett konstant flöde av belöning när han nådde dem.

Gör också en ”när-då-plan” som ett slags kod till dig själv för olika situationer. ”När X händer, då ska jag göra Y.” Det ökar dina chanser för att nå dina viktigaste mål direkt.

  • Förstärk dina intentioner: Det finns flera vetenskapliga vägar till att förstärka dina intentioner så att du kan hålla dig till dem under en hel arbetsdag.

Mentala kontraster innebär att du tittar en stund på det negativa. Fundera på vilka hinder som finns för dig att nå dina mål. Jämför ditt ideala resultat med den krassa verkligheten. Du når lättare dina mål om du både tänker mycket på ditt önskade resultat och på hindren du kan möta, och gör planer för båda delarna i form av ”när-då-planer”.

Se till att din arbetsmiljö underlättar för dig att nå dina mål. Vilka signaler kan du använda för att påminna dig själv att hålla dig på vägen mot målet? Finns det någon bild, något ord eller en fras som påminner dig om dina intentioner?

Använd mental träning. De som går igenom vad de ska göra och tränar inför olika situationer i sitt inre lyckas bättre än de som inte gör det. Hjärnan uppfattar de mentala bilderna som verklig träning. Visualisera de viktigaste delarna av din dag och att allt går precis som du hoppas.

Caroline Webb berättar själv om ett kundmöte som hon hade med en kollega. Hon tyckte det gick dåligt, att kunderna verkade irriterade och att de valt fel lokal. Kollegan förstod inte vad hon pratade om, utan var väldigt nöjd och visade på flera positiva saker som Caroline Webb själv missat. Hon förstod att hon glömt att sätta sina intentioner och mål med mötet och att hon gått in med en massa negativa tankar både om mötet och sin kollega.

2.  Produktivitet – Gör så att dagens timmar går fortare

Det är lätt hänt att andra styr vår agenda och att vi springer på de bollar som hörs och syns mest. För att må bättre behöver vi kunna prioritera och använda vår tid på bästa sätt. Här är några metoder:

  • Singletasking i stället för multitasking. Det finns mängder av vetenskapliga bevis på att hjärnan blir mindre produktiv när vi försöker göra flera saker på en gång. Den saktar ner och vi gör fler misstag. Samtidigt kan vårt belöningssystem sättas i gång av att folk mejlar oss, någon kommer och pratar med oss eller skickar ett sms. Därför behövs en strategi för att klara av att göra en sak i taget.

Caroline Webb föreslår att du delar in dina arbetsuppgifter i olika områden beroende på vad de kräver av hjärnan. Det kan vara områden som analys och kreativitet, svara på mejl, läsa och forska, möten, personliga projekt och administration. Blocka sedan in i din kalender när du ska göra de olika uppgifterna. För viktiga uppgifter behövs längre perioder då du inte blir störd. Lägg dina möten på ett smart sätt så att du får längre perioder som är obrutna.

Ta bort olika distraktioner så du får lättare att fokusera på en sak i taget. Planera också in belöningar till dig själv när du lyckats vara fokuserad en längre period. Berätta gärna om din strategi för dina medarbetare och din chef. Det ökar förståelsen för att du inte alltid är nåbar och hjälper andra att vara mer produktiva.

  • Lägg in pauser. Det verkar logiskt att jobba mer när vi har mycket att göra. Men forskningen visar att pauser är nödvändiga för att hjärnan ska orka jobba vidare och fungera bra. När du pausar bearbetar hjärnan fakta och intryck så att du lär och förstår mer. Lägg in korta pauser på fem minuter mellan olika uppgifter. Jobba inte längre än 90 minuter med samma sak utan att röra dig eller göra något annat en stund.
  •  Hantera överbelastning. Din hjärna är tidsoptimist. När du ska tidsbestämma en uppgift plockar den fram den gång som du klarade av något liknande som snabbast. Men räkna alltid med att en uppgift tar längre tid än du tror.

När du har för mycket att göra – gå undan och ta djupa andetag och räkna ett, två, tre för varje inandning och utandning. Skriv ner allt du kommer på att du måste göra, så avlastar du hjärnans minnesfunktion. Fråga dig vad som är viktigast att göra just nu och vad som är det minsta du kan göra för att klara av den viktigaste uppgiften.

  • Kom över uppskjutarbeteendet. De flesta av oss skjuter upp saker, mer eller mindre ofta. Men de saker du undviker ligger kvar i hjärnan och skapar dåligt samvete och tar energi. Titta därför på en uppgift som du har skjutit upp och fråga dig vilka fördelar som finns med att få den gjord, för dig själv, för organisationen och för andra. Hur bra skulle det kännas för dig att få den gjord? Belöna dig när du gjort något som du skjutit upp.

Om du fortfarande skjuter upp saker har du troligen omedvetna motiv att göra så. Många av våra beteenden beror på rädslor och behov som vi inte är medvetna om. För att komma åt dem behöver du tänka till och ställa dig fem varför-frågor. Börja med: ”Varför har jag ett sådant motstånd mot detta?” Sedan: ”Varför säger jag så?” och ”Varför är det ett problem för mig?” Fortsätt så med olika varför-frågor tills du har kommit fram till vad ditt motstånd verkligen beror på. När du vet det är det lättare att hantera.

3.  Relationer – Gör det mesta av varje interaktion med andra

Kvaliteten på våra relationer påverkar starkt vår lycka och vårt välmående, även relationer till våra kolleger. Tänk på detta:

  • Bygg äkta relationer. Goda relationer handlar delvis om kemi, men forskning visar att du snabbt kan öka värmen och tilliten till alla. Det gör du genom att ha intentionen att förbättra kvaliteten i de relationer som du har på jobbet. Stäm av dina negativa antagande och bestäm att du ska tycka att alla kolleger är intressanta. Ställ frågor och följdfrågor och var nyfiken på andra. Försök hitta likheter eller gemensamma intressen eller mål. Då skapar du en känsla av att ni är i samma grupp, något som din och andra hjärnor uppskattar.
  • Minska spänningarna. När människor möts är det naturligt att det uppstår spänningar och irritationer. När du är arg är det svårt att kontrollera situationen. Men det finns saker som du kan göra. Om ni är oense är det bra att försöka förstå den andras synpunkter. Prova att säga den andras åsikter som om du verkligen trodde på dem. Identifiera även vad ni båda är oense om. Utforska sedan hur ni båda kan få rätt och bestäm vad ni kan göra baserat på vad ni båda är eniga om.

Ditt humör smittar av sig så bestäm innan vilka känslor du vill ta in i mötet med andra.

Ta reda på vad frågan verkligen handlar om i en konflikt och vilka fakta som finns. Bestäm dig för att den andra har goda intentioner men dåliga förutsättningar.

Ta hand om dina egna känslor och ta reda på vad som brukar trigga dig så att du kan se tidiga varningssignaler på att du börjar bli irriterad. Gå åt sidan och bestäm dig för vad som verkligen betyder något i situationen.

  • Få ut det bästa av andra. Det gör du genom att lyssna extremt noga. Det innebär att du släpper din egen agenda, att du låter den andra bestämma vad ni ska prata om och att du inte avbryter. Ge inte råd eller berätta hur det är, coacha i stället och ställ öppna frågor.

Ge feedback som hjälper hjärnan att ta emot den. Det kan exempelvis vara genom att säga: ”Vad jag gillar med detta är …” och ”Vad som skulle få mig att gilla det ännu mer är …”

Här ett exempel: Konsultchefen Peter kände sig ofta missförstådd, det verkade inte som om folk gillade honom. Efter en tids coachning insåg han att han gärna ville visa sig duktig genom att få rätt, vilket innebar att han ofta såg till att andra fick fel. Hans relationer fungerade inte alls. Efter att ha förlorat ett jobb behövde han ändra attityd. Han lärde sig att lyssna och i stället fokusera på sitt behov av att hjälpa, snarare än att ha rätt.

4.  Tänkandet – Var ditt smartaste, klokaste och mest kreativa du

Ibland är du på topp och lyckas komma med de smartaste idéerna och tankarna, andra dagar är du inte lika på. Men det finns knep som hjälper din hjärna att vara pigg oftare:

  • Kom åt dina insikter och idéer. För att ge din hjärna en signal om att du vill utforska något, snarare än att hitta samma gamla vanliga tankar, hjälper det att ställa en fråga. Säger du ”Kommer jag att klara denna uppgift?” har du större chans att göra det, än om du säger ”Jag kommer att klara denna uppgift!”. Hjärnans problemlösningsförmåga triggas av frågor. På jobbet kan du fråga dig eller gruppen: ”Vilket är det bästa sättet att lösa detta på?”, ”Om vi visste svaret, vad skulle vi göra då?” eller ”Om det inte fanns några begränsningar, vad skulle vi göra då?”

Andra sätt att komma åt dina bästa idéer är att beskriva frågan på ett annat sätt, med Post-it-lappar, bilder eller skriva om den för hand en stund. Hitta paralleller genom att studera hur andra organisationer eller avdelningar gjort, gärna sådana som är olik din. Fråga dig sedan vad som är likt och olikt det du jobbar med och vilka idéer du fått att utforska vidare.

  • Fatta kloka beslut. Det är förstås skönt när vårt automatiska tänkande är i gång så att saker blir enkla och går snabbt. Men i vissa beslut behövs eftertänksamhet och analys, det som den medvetna hjärnan står för. För att kunna fatta kloka beslut om sådant som är viktigt behöver du bli uppmärksam på när det är den automatiska hjärnan som talar. Den säger saker som: ”Det är uppenbarligen rätt/fel …”, ”Alla håller med om …” eller ”Låt oss hålla oss till det vi vet …”

Lär dig att checka av dina beslut. Fråga dig: ”Vilka andra möjligheter finns och vad är fördelarna med dem?”, ”Vilka andra sätt finns att se på detta?”, ”Om du var tvungen att se ett bekymmer med detta, vad skulle det vara?” eller ”Om detta går hemskt fel, vad skulle ha orsakat det?”

  • Boosta din hjärnkraft och förbättra ditt tänkande. Sätt en positiv ram innan du börjar med en uppgift. Tänk på något positivt, som goda resultat och upplevelser du haft. Bryt ner komplexa uppgifter i mindre beståndsdelar så att du steg för steg kan fokusera på en sak i taget. Vi minns och processar information lättare om den är socialt kodad. Testa därför att se delar av ditt problem som människor och hur de tar sig igenom den fråga du jobbar med. Det kan vara att du tänker att en vän går igenom processen i er produktion för att se vad hon upptäcker, eller att tänka dig att två avdelningar som ska slås ihop är som Bob och Anna. Vad behöver de för att fungera ihop?

5. Påverkan – Maximera effekten av allt du säger och gör

Vissa dagar får det du säger omedelbar verkan, andra dagar når ditt budskap inte fram. Men det finns knep som gör att du kan kommunicera dina övertygelser, behov och önskemål med önskat resultat:

  • Kom igenom andras filter. När folk lyssnar på dig är det oftast med den automatiserade delen av hjärnan. De hör vad du säger genom sina egna filter, åsikter, tolkningar och tankar. Eftersom vi filtrerar bort det som inte passar vår egen världsbild, behöver du använda olika tekniker för att komma bortom det instinktiva tänkandet. Det kan vara att bjuda på en överraskning, något nytt eller att de själva får delta. Prova olika sätt för att nå ut med ditt budskap, som bilder eller filmer. Tryck på den mänskliga vinkeln så att det blir tydligt hur dina idéer påverkar verkliga människor.

Gör det du säger så lätt som möjligt att förstå och komma ihåg. Gå inte i fällan att tro att din kunskap är likadan som andras, se till att alla hänger med.

  • Få saker att hända. Eftersom de flesta av oss har ingrodda beteenden är det inte alltid lätt att få folk att göra annorlunda. För att lyckas behöver du få andra att förstå varför det är viktigt och varför de ska göra på ett nytt sätt. Du behöver också göra det lätt för dem. Ta reda på i förväg vad som kan försvåra att göra det du vill och undanröj eller minska det hindret.

Gör fördelarna med att göra det du ber om levande. Måla upp en bild av hur det kommer gagna de andra att göra som du föreslår. Be om råd, synpunkter och ge utrymme åt egna förslag, människor vill vara delaktiga. Kom ihåg att vi uppskattar ömsesidighet, ge lika mycket som du tar.

  • Förmedla självförtroende. Vi gillar och lyssnar mer till människor som verkar ha gott självförtroende. Det är som att vi tänker: ”Om de tror på det som de säger, har de säkert rätt!” Det finns knep även för att stärka självförtroendet. Du kan exempelvis ändra din tolkning av din nervositet. Se hjärtklappning, handsvett och snabb andning som tecken på att du är redo och exalterad inför den kommande utmaningen.

Minns vad det är som verkligen är viktigt för dig i jobbet och vilket syfte du har med att kommunicera. Det hjälper dig att hålla fokus och att visa ditt engagemang.

Använd ditt kroppsspråk för att stärka självkänslan. Ta en stund innan och stå stadigt och bredbent, sträck på ryggen, ut med bröstkorgen och sträck ut armarna rakt åt sidorna. Det gör dig redo att ta plats rent fysiskt.

Här ett exempel: Gemma var landansvarig i ett stort internationellt jordbruksföretag och tyckte det var dags för henne att avancera, men hennes vd höll inte med, han tyckte inte hon hade visat framfötterna ordentligt. Inför nästa möte med ledningen såg hon framför sig hur hon skulle ta plats i rummet och vara sitt bästa jag. På mötet satt hon rakryggad och tittade alla i ögonen och la fram sitt ärende tydligt och koncist. Hela tiden tänkte hon ”ta din plats”. Efter mötet fick hon flera förfrågningar om avancemang.

6. Resiliens – Glid genom motgångar och irritationsmoment

Vi kan inte kontrollera allt, det kommer kriser, dalar och motgångar hur mycket vi än försöker att ha det bra. Men det finns tekniker och förhållningssätt som gör att vi lättare kan återhämta oss efter en svacka eller kris och öka vår motståndskraft. Här är några:

  • Håll huvudet kallt, även mitt i svårigheterna. I en kris, stor eller liten, uppfattar hjärnan hotet direkt och kamp- och flyktresponsen går i gång. Om du säger det högt eller skriver ner vad du känner kan hjärnan lugna sig och du kan ta itu med problemet med hjälp av din medvetna hjärna. Säg eller skriv ”Jag har panik, jag är ledsen, jag är arg, jag är rädd”, eller det du känner i stunden. Och djupandas.

Detsamma gäller på jobbiga möten. Säger du högt ut att det känns jobbigt eller stelt brukar de flesta slappna av när du uttalar det som alla känner i sina stressade hjärnor.

  • Gå vidare. Ibland fortsätter vi älta och grubbla, trots att händelsen passerat. För att ha bra dagar behöver du använda tekniker som hjälper dig att gå vidare efter motgångar. Den mest effektfulla tekniken handlar om att ompröva situationen. Eftersom vi filtrerar bort sådant vi inte tycker passar in, kan en medveten omprövning ge dig nya insikter som gör det lättare att gå vidare. Gå igenom vad som är sanna och verkliga fakta i det som du har svårt att släppa. Vilka antaganden har du gjort om situationen och de inblandade? Vilka alternativa sätt finns det att beskriva fakta på, enligt andra tolkningar?
  •  Var stark. När vi är pressade, stressade, i konflikt eller besvikna på jobbet är det lätt hänt att vi kämpar på, jobbar hårt och struntar i vårt fysiska välmående. Men om kroppen inte mår bra påverkar det vårt tänkande och våra prestationer negativt. Sömn, träning och mindfulness hjälper oss att klara arbetslivets upp- och nedgångar. Prioritera kroppen, lugn och ro och god sömn när du har mycket kring dig.

Här ett exempel: Kommunikationschefen Kira hade svårt att få in träning i sitt hektiska schema. Hon började fråga sig varje morgon: ”Vilka tre saker kommer att göra min dag riktigt bra?” En av sakerna skulle vara något fysiskt. Sedan lade hon in det hon kommit fram till i sin kalender och fick det gjort.

7. Energi – Boosta din entusiasm och lust

Även om du använder alla verktyg i boken och har riktigt bra dagar på jobbet, kommer det att komma dagar då det inte känns så kul. Här är några verktyg att använda för att få mer energi i stunden och för att hålla nivån hög hela tiden:

  • Fyll på din energireservoar. Det enklaste sättet att må bättre direkt är att tänka på tre saker som du är glad över. Gör du det varje dag kommer du känna dig lyckligare även på lång sikt.

Ett annat sätt att boosta din energi är att göra något gott eller bra för andra. Det kan vara att visa uppskattning för något som någon gjort på jobbet eller så kan du vara allmänt hjälpsam. En extra bonus med detta knep är att andra blir glada också!

Ett annat enkelt knep är att le. Även ett fejkat leende gör att du mår bättre.

Se också till att umgås med andra.

  •  Spela på dina styrkor. För att upprätthålla din energi behöver du fokusera på och använda dina styrkor. Ofta gör vi tvärtom, vi tror att vi lyckas bättre om vi fixar till och förändrar våra brister och svagheter. Problemet med den strategin är att fixeringen vid brister och misslyckanden underminerar vårt självförtroende. Det i sin tur gör att vårt hotsystem i hjärnan alltför ofta är aktiverat.

Identifiera dina styrkor, vilka kvaliteter, värderingar och färdigheter som är typiska för dig. Undersök dina toppar, fråga andra eller gör ett test. Använd sedan dina styrkor mer medvetet. Prova att använda någon av dina styrkor fullt ut i jobbet under en vecka. Får du en ny utmaning – fundera över hur dina styrkor bäst kan hjälpa dig lösa uppgiften.

Läs Chefboken i pdf-format:

Dags att logga in för fortsatt läsning!

Artikeln du vill läsa är låst. Logga in som Chefboken-prenumerant (eller bli prenumerant idag!) för att fortsätta läsa.

3 nr Chefboken
199 kr
Värde: 748 kr
Chefboken
Ny sammanfattning av aktuell ledarskapsbok varje månad
Digitalt bibliotek
Tillgång till över 100 titlar sammanfattade
Rabatt på Adlibris
Rabatt på månadens bok i sin helhet
Chefboken
Ny sammanfattning av aktuell ledarskapsbok varje månad
Digitalt bibliotek
Tillgång till över 100 titlar sammanfattade
Rabatt på Adlibris
Rabatt på månadens bok i sin helhet