Tony Schwartz: The way we’re working isn’t working

Världen förändras. Gör du?

Det är de sista orden i Tony Schwartz bok ”The way we’re working isn’t working”.

Det är en fråga som borde vara lätt att svara på, men som definitivt inte är det. För om vi rannsakar oss själva så är vårt arbetssätt gammalmodigt. Vi försöker hantera de stadigt växande krav som ställs på oss – vi ska ständigt vara tillgängliga, bli snabbare och vara mer produktiva – genom att jobba på samma sätt som förut. Fast lite mer.

I motsats till datorer är vi inte skapade att göra flera intellektuellt krävande saker samtidigt. Vi presterar bäst när vi fokuserar på en uppgift i taget.

Likväl springer vi på alla bollar. Det kanske fungerar just nu, men det är inget att bygga en framtid på.

Precis som vissa hävdar att jorden börjar skymta slutet på sina resurser så har människan börjat tulla på reserverna för sin energi.

Och i likhet med Moder Jord så måste vi bli bättre på att utveckla förnyelsebar energi.

Det är budskapet i ”The way we’re working isn’t working”.
För att kunna förnya vår energi krävs att vi har en balans mellan arbete och vila, koncentration och reflektion, långsiktigt och kortsiktigt.

Det har inte många av oss i dag.

En vanlig uppfattning är att den som presterar bäst också är den som anstränger sig och arbetar mest.

”Kom igen, har du någon som helst aning om hur våra liv ser ut?” säger en börsmäklare som Tony Schwartz mött och som citeras i boken.

”Vi sätter oss vid våra datorer vid halv nio och så sitter vi där tills börsen stänger klockan fyra på eftermiddagen. Vi har knappt tid att stå upp ens.”

Det är knappast ett arbetssätt som leder till ett hållbart arbetsliv.

Violinistens framgångsrecept

Tony Schwartz återkommer gärna till en studie gjord av forskaren Anders Ericsson, som har studerat violinister och kartlagt hur mycket de övar under en vecka samt hur de presterar. Hans undersökning visar att de violinister som producerar bäst – i det här fallet spelar bäst och därför har blivit mest framgångsrika – är de som arbetar mest genomtänkt.

De som har insett värdet av att återhämta sig och fylla på energi.

De tränar mer koncentrerat och regelbundet än de andra, men de har också insett att de inte klarar av att högprestera i mer än 90 minuter åt gången och inte mer än totalt fyra timmar om dagen.

Det är en tanke som borde gå att överföra till nästan samtliga delar av arbetslivet, anser Tony Schwartz.

Fyra energikällor

En god prestationsförmåga bygger på balans mellan aktivitet och vila, men det kräver också att man hämtar energi ur ett antal källor.

Ska du hantera en dator, för att göra den jämförelsen igen, krävs att du pluggar in den i ett eluttag.

Människan har fyra energikällor, som hon måste varva mellan för att fungera som bäst: fysisk, emotionell, mental och själslig energi.

Av de fyra energikällorna är den fysiska fundamental. Den i sin tur byggs upp av näring, kondition, sömn och vila. Att äta för lite ger oss för lite energi, att äta för mycket gör oss tröga.

Rutiner och disciplin

En vanlig orsak till att vi så ofta misslyckas när vi bestämmer oss för att börja motionera är att vi inte tillräckligt tydligt definierar exakt hur och när träningen ska ske. Vi säger att vi ska, men inte när, var och hur.

Varje gång vi börjar fundera på den där träningen står vi inför en mental tröskel. I det här fallet utgör tröskeln en riktig energislukare.

Om vi däremot redan från börjar preciserar exakt när vi ska påbörja träningen så reduceras mängden energi som krävs för att få det gjort. Vet vi att vi ska träna varje tisdag och torsdag lunch så blir det lättare att utföra.

Så är det med alla nya beteenden. Varje gång vi funderar över om vi ska genomföra eller inte genomföra en aktivitet, till exempel träning, så går det åt en massa energi.

Genom planering och strukturering kan den besparas.

I boken berättar Tony Schwartz ett exempel om en hög chef som avsatte en timme varje torsdag för kreativitet.

Problemet var att chefen inte var tillräckligt hård mot sig själv när det gällde tiden. Hade han ett samtal att ringa eller ett mejl att skicka så lät han det gå före.

Alltmer av den avsatta tiden gick åt till annat och till slut så bestämde sig chefen för att helt och hållet ta bort den avsatta timmen. Den användes ju ändå inte. Gamla vanor och en känsla för det brådskande överväldigade honom.

Lösningen var att sluta ge chefen något som helst spelrum för den nya rutinen. Satt han i ett möte så var han tvungen att avsluta det.

När han till slut hade lärt sig själv och sin omgivning denna rutin så märkte han hur effektivt arbetet blev och han lärde sig att få saker gjorde på sin förutbestämda tid.

Inspirerad av detta började han förkorta tiden på företagets möten – och vara särskilt tydlig med när mötena började och slutade – och uppnådde samma resultat. Effektivitet genom rutiner, helt enkelt.

Självbehärskning snarare än viljestyrka

Att genomföra en förändring, till exempel att banta eller sluta röka, kräver självbehärskning. Det är inte avsaknaden av mat som gör att vi presterar sämre eller har svårare att fokusera då vi bantar, utan det ökade kravet på självbehärskning.

Den energi som vi vanligtvis ägnar åt fokus och uppmärksamhet ägnar vi nu åt att fokusera på vårt nya mål.

Självbehärskning fungerar ungefär som en muskel. Den blir starkare om den ansträngs och sedan får tillräckligt med vila.

De främsta violinisterna i Anders Ericssons studie utsatte sig själva för intensiv belastning under 90 minuter och vilade sedan. De utökade inte sina träningsperioder, men lärde sig att fördjupa fokus under en begränsad period. Konsekvensen blev att de blev bättre violinister.

En orsak till att dessa violinister kunde fortsätta sin övning med en högre intensitet och regelbundenhet än sina mindre framgångsrika kolleger var att de inte förlitade sig på viljestyrka.

Om vi skulle förlita oss på viljestyrka för att kunna upprätthålla ett nytt beteende – till exempel bantningen – så skulle vi till slut misslyckas.

Violinisternas utveckling berodde snarare på de rutiner som de byggt upp under en lång tid.

Sov eller dö!

Vi människor är genetiskt programmerade till en rytm som innebär att vi är vakna under dagtid och sover på natten. Vi fungerar bäst – fysiskt, mentalt, känslomässigt och själsligt – när vi följer den rytmen.

Ett exempel är att mängden av hormonet melatonin, som påverkar sömnen, är som högst på natten och minimal under dagen. Med kroppstemperaturen är det tvärtom; den är som högst på morgonen och lägst under natten.

Inget annat påverkar vår effektivitet så mycket som sömnen. Det finns de som hävdar att sömnen är mer avgörande för vårt välmående än kosthållning och träning.

Likväl är det just sömnen som vi är beredda att offra först, i tron att vi ska bli mer effektiva. Genom att vara vakna får vi mer gjort. Tror vi.

Vi utmanar denna rytm genom att jobba på natten eller färdas mellan tidszoner. Många hävdar att ”jag har lärt mig att klara mig med lite sömn”, men det är enligt författaren en myt.

Det spelar ingen roll hur mycket tid vi ägnar oss åt att öva på att bli bättre och snabbare: om vi inte sover så kommer vi inte helt och hållet att kunna ta till oss utvecklingen.

Det finns en mängd forskning som visar följderna av för lite sömn, att effektiviteten, produktiviteten och kreativiteten påverkas.

Den som har sovit för lite har förlorat förmågan att se sina egna begränsningar.

Till och med kroppens immunförsvar försämras om man inte sover mer än fem till sju timmar per natt. Tony Schwartz räknar upp exempel på forskning som visar att många sjukdomar är vanligare hos dem som sover lite än hos dem som sover mycket, från diabetes till cancer.

Sömnbrist påverkar vårt humör och vår förmåga att fatta bra beslut. Det är dokumenterat att sömnbrist var en bidragande orsak till haverierna med rymdfärjan Challenger och kärnkraftverket i Tjernobyl.

I båda fallen jobbade medarbetarna under hög stress under lång tid, vilket skapade en ouppmärksamhet som fick förödande konsekvenser.

Hur gör man då?

Ja, svaret är egentligen enkelt. Sömnen måste bli en prioritet. Du måste gå och lägga dig tidigare.

Men för att kunna somna krävs att du är avslappnad, vilket är svårt i våra stressade och pressade liv. Att ta hjälp av sömnmedel eller alkohol har dessvärre inte någon positiv effekt på det dagliga arbetet. Tony Schwartz rekommenderar att du ska undvika allt som är stimulerande – att jobba, läsa e-post, ge sig in i alltför engagerande diskussioner – innan du går och lägger dig. Börja varva ner en timme innan du går och lägger dig.

Om du har svårt att släppa tanken på ditt jobb, skriv då ned dina tankar och problem i en bok, precis innan du ska somna.

På så sätt kan du lägga dessa tankar åt sidan och sedan sova bättre.

Lyssna till din kropp

Att violinisterna i Anders Ericssons studie övade i just 90 minuter innan de tog paus är ingen slump. Efter 90 minuters hård ansträngning ber våra kroppar om att få en paus.

För det mesta struntar vi i denna vädjan, även om vi nog märker att vi själva blir mer lättretade och får svårt att koncentrera oss. Då tar vi en kopp kaffe vid skrivbordet för att fylla på lite energi. Vad vi då gör är att omedvetet aktivera vår energireserv, i form av adrenalin och kortisol. Dessa hormoner genererar energi, men driver också på oron, vilket underminerar vår effektivitet.

Genom att ta en rast laddas batterierna. Rasten kan bestå av en måltid, en tupplur, en promenad, en stunds meditation eller läsning av en bok.

En chef som Tony Schwartz har försökt övertyga svarade att ”visst, det låter ju bra, men det känns bättre att jobba en timme till än att ägna den åt att sova, jag får mer gjort”.

Han lät sig ändå övertalas och såg till att frigöra en halvtimme varje eftermiddag för vila. Han såg dessutom till att hans assistent verkligen påminde honom om detta.

Han började ta halvtimmespromenader utanför kontoret. Ganska omgående kunde han se resultat av pausen.

När han kom tillbaka kunde han fokusera på uppgifter som var verkligt utmanande, som till exempel att läsa komplicerade dokument, skriva ett memo eller ha en konversation, sådant som han normalt sett inte brukade orka med under eftermiddagarna.

”Jag var skeptisk men i dag krävs det en smärre kris för att jag ska undvika mina eftermiddagspromenader. De har tillfört en halv arbetsdag som inte fanns där förut”, säger chefen i boken.

En procent tillåter tuppluren

Tony Schwartz tar det här med sömnen ett steg längre genom att även slå ett slag för – tuppluren.

De främsta violinisterna i Anders Ericssons studie förnyade sin energi, inte bara genom att sova fler timmar på natten än de övriga utan även genom att ta en tupplur under eftermiddagarna.

Tony Schwartz har räknat ut att endast en procent av de amerikanska företagen, bland dem kreativa företag som Cisco, Google och Pixar, sanktionerar tid för tupplur för medarbetarna.

Det finns forskning kring den dagliga tuppluren, som visar att effektiviteten under slutet av dagen kraftigt avtar för dem som inte tar en tupplur. Ett inlärningsexperiment visade att inlärningen fördubblades hos dem som först hade sovit en hel natt (åtta timmar) och sedan tagit en tupplur.

Ett experiment utfört bland piloter visar ungefär samma sak: de som lät sin andrepilot ta över för att kunna ta en 45 minuter lång tupplur under en långflygning hade en 34 procent bättre reaktionsförmåga än de som flög samma sträcka utan att ta någon tupplur.

Det är vanligt att piloter som flyger länge och över tidszonerna faller i så kallad mikrosömn – de nickar till då och då under någon sekund – men denna försvann helt och hållet för dem som tog en rejäl tupplur mitt i arbetspasset.

Siesta!

Sömnforskning visar att den mest kraftfulla tuppluren är 90 minuter lång och äger rum mellan ett och tre på eftermiddagen.

Klassisk siesta, med andra ord.

Då får man tillgång till sömnens samtliga fyra stadier, som hjälper till att fylla på reserverna av kortisol och tillväxthormon, som bidrar till återuppbyggnad av cellerna.

Men det är få förunnat att sova i en och en halv timme mitt på dagen. Däremot är det för många fullt möjligt att ta en kvarts eller en halvtimmes tupplur, vilket innebär att de kan ta sig igenom sömnens två första stadier, med en bättre förmåga att fokusera som följd.

Men 90-minuterstuppluren är ett bra verktyg att ta till under helgen, för att ta igen förlorad sömn under veckan.

Motion bättre än antidepressiva

Precis som för lite sömn påverkar för lite motion oss på många olika plan. Det gör oss svagare och förminskar vår kapacitet. Intensiv rörelse i kombination med vila ökar vår förmåga, inte bara fysiskt, utan även mentalt och känslomässigt.

När vi rör oss mindre så bränner vi färre kalorier, ökar i vikt, förlorar kraft och tålamod. Det blir alltmer obekvämt att röra sig.

Det blir en ond cirkel.

Studier visar att 45 minuters fysisk träning tre gånger i veckan har samma effekt som antidepressiva medel har på depressionssymtom.

Du är en förebild

Tony Schwartz återkommer gärna till vikten av att skapa rutiner. Och förutom strukturen som rutinerna för med sig så finns det en poäng med att skapa dessa, eftersom det sänder signaler till medarbetarna. Om du tränar på lunchen så vet dina medarbetare att det är okej även för dem att träna på lunchen.

Negativa känslor inspirerar inte

För många är känslor något som är rörigt, komplicerat och obekvämt.

Men känslor påverkar oss och vår omgivning, oavsett om vi lägger märke till dem eller inte.

Hur vi känner påverkar hur vi presterar.

Tyvärr ägnar vi ganska lite tid åt att reflektera hur vi känner, eller hur våra känslor påverkar vår effektivitet och vår omgivning.

Negativa känslor må kunna påskynda handling, men de inspirerar knappast någon. Tvärtom, forskning visar att en chef som leder med ilska och negativa känslor har makt att göra sina medarbetare sjuka.

Som chef är du ansvarig för energin i företaget eller avdelningen som du leder.

Vårt främsta känslomässiga behov är säkerhet, att värderas och uppskattas. Ju mer vårt värde hotas, desto mer energi tvingas vi använda för att göra motstånd. Resultatet blir att vi får mindre värde att skapa värde.

Chefer som är säkra på sitt värde är mindre begränsade att investera energi i att styrka andra och därmed ge bränsle till hela organisationen.

De bästa cheferna är de som kan balansera mellan att utmana och uppmuntra sina medarbetare.

Även hur vi tar hand om oss fysiskt har inflytande på våra känslor. Vi mår bättre efter en god natts sömn och vi känner oss känslomässigt föryngrade efter en löptur eller ett träningspass.

Om du har suttit en lång stund vid ett skrivbord eller framför en dator så är det bästa sättet att utvinna positiva känslor att bli utmanad fysiskt. Eller att vila eller sova om du verkligen är utmattad.

Det kan också fungera tvärtom: att lyckas med en svår uppgift, att ha ett givande samtal med en kollega eller att göra något du verkligen tycker om under en paus kan ge dig fysisk energi.

Själen – en energikälla

Tony Schwartz skiljer på den mentala energin och den själsliga.

Där känslorna handlar om vårt sätt att reagera och vårt inre liv så handlar den själsliga energin om en längtan efter mening på jobbet eller i livet; något som är större än oss själva.

Själslig energi må betraktas som lyx, men det är en unik energikälla som tänder passion, fokus och uthållighet.

Den hämtas ur våra värderingar och en känsla av mening bortom vårt egenintresse. Våra värderingar definierar vilka vi är som personer. Där har vi våra rötter. De fungerar som en inre kompass som hjälper oss att navigera genom alla de val vi ställs inför.

Delade värderingar

För att kunna fylla på själslig energi måste en organisation kunna definiera ett antal delade värderingar och syften som är högre än enbart vinst. Många företag har ett glapp mellan vad de säger att de står för och vad de faktiskt gör.

Detta glapp påverkar medarbetarnas engagemang, produktiviteten och företagets framgång.

Det är viktigt att se en organisation som en levande organism som enbart kan uppnå sitt högsta mål om varje individ känner sig uppskattad och bekväm med det delade syftet.

Men en organisation som investerar i alla dimensioner av medarbetarnas liv, även det själsliga, investerar i sig själv. När individen växer och ökar sin förmåga blir hela organismen starkare.

Lev som du lär

Vill du som chef skapa ett nytt sätt att arbeta så måste du börja med att inse vikten av att förnya krafterna. Och så måste du leva som du lär, genom att skapa nya rutiner som hjälper dig att förnya din energi.

Sedan måste du skapa policyer och tjänster som stödjer det nya sättet att arbeta.

Ett första steg är att sluta räkna hur många timmar medarbetarna arbetar och i stället se till värdet de presterar. Att bara tillåta sätt att förnya sina krafter räcker inte; du måste aktivt uppmuntra dem att göra det. Du måste ge dem större frihet att själva bestämma vilket som är det bästa sättet att göra jobbet och sedan hålla dem ansvariga för dess kvalitet. Människor är i regel bättre på att fokusera när de har frihet att välja var och när de vill utföra sina uppgifter och hålls ansvariga endast för värdet av vad de levererar.

Det andra steget mot ett nytt sätt att arbeta är att sluta fokusera på medarbetarnas kompetens och i stället betona dess kapacitet – kvaliteten och kvantiteten – på det bränsle de har i sina tankar. Kapacitet är något som vi länge har tagit för given, eftersom vi så länge har haft mer än vad vi har haft behov av. Men i takt med att kraven på oss har ökat så har även våra energireserver tagit slut. Precis som vår planets sinande tillgångar tvingar oss att börja utveckla förnyelsebara resurser måste organisationerna hitta nya sätt att förnya sina medarbetares resurser.

Människan har möjlighet att utveckla expertis inom i princip vilket område som helst om vi bara jobbar tillräckligt medvetet på det.

Men om vi inte verkligen älskar det vi gör kommer vi, så att säga, aldrig bli bättre än bra. Utvecklingskurvan kommer att plana ut och vi kommer att få svårt att känna någon tillfredsställelse av att utföra arbetet.

Och vi kommer inte få någon energi av det. För den själsliga energikällan öppnas när vårt arbete ger en känsla av mening.

Det är en energi som får oss att växa, även då vi uppnått expertis.

Hitta ett förhållningssätt

Väldigt få yrkesroller tillhandahåller automatiskt ett syfte. Men ingen av dem hindrar oss från att själva hitta ett sådant.

Mycket hänger på vårt eget förhållningssätt till vårt arbete.

Tony Schwartz exemplifierar hur ett djupare syfte genererar energi genom att berätta historien om hur han följer med sin äldsta dotter till körkortsmyndigheten för att hämta ut hennes körkort.

Medan de sitter och väntar på sin tur iakttar Tony Schwartz tjänstemännen som jobbar på myndigheten. Ingen av dem rör en min när de tar emot sina kunder. Undantaget utgörs av en kvinna, som skrattar och ler och småpratar med alla som hamnar framför hennes disk.

Det råkar bli just denna kvinna som sedan expedierar Tony Schwartz dotter.

När hon är klar kan Tony Schwartz inte låta bli att fråga henne hur det kommer sig att hon ser så glad ut, samtidigt som hennes kolleger alla verkar längta efter att få sluta sitt jobb för dagen.

Det ska jag förklara, säger kvinnan och tar fram ett fotografi som hon förvarar under disken. Det föreställer en pojke.

”Det här är min son. Och det här jobbet gör det möjligt för mig att ta hand om honom och ge honom den utbildning som jag själv aldrig fick. Varje gång jag känner mig frustrerad på mitt jobb tittar jag på fotografiet och så blir jag glad igen. Det är därför jag ler.”

Kvinnan visste exakt varför hon gick till jobbet.

En lycklig följd av detta var att hon spred sin positiva energi till alla som råkade hamna vid hennes disk. Hon fick dem att känna sig bättre till mods, vilket fick henne att känna sig ännu bättre.

Alla som klev ut från körkortsmyndigheten kände sig lite bättre, i stället för lite sämre.

Det var energi som spred sig som ringarna på vattnet.