”How to have a good day”, Caroline Webb

Ledarskapscoachen Caroline Webb har länge funderat på varför vissa jobb känns roliga och andra inte. För att hitta svaret har hon studerat och plöjt böcker och forskningsrapporter om beteendevetenskap, psykologi och hjärnforskning.

De senaste åren har forskare gjort stora framsteg som har betydelse för hur vi ser på beteenden och hjärnan. Det är på denna kunskap som Caroline Webb bygger sina råd i boken.

Vi har lärt oss att hjärnan har två olika system, ett som är medvetet och kontrollerat och ett som är automatiskt och instinktivt. Nobelpristagaren Daniel Kahneman har genom sin forskning och boken ”Tänka snabbt och långsamt” gjort teorierna kända. Den medvetna delen av hjärnan ansvarar för resonemang, självkontroll, analys och förutseende. Den tar hand om det som är abstrakt, komplext och annorlunda. Den är långsammare och kräver mer energi.

Det automatiska systemet tar hand om allt som kan förenklas i ditt agerande och tänkande. Det filtrerar bort det som uppfattas som irrelevant och onödigt. Det sparar mycket energi, men leder till att vi får blinda fläckar och uppfattar saker och ting på helt olika sätt. Det gör också att vi ibland gör dåliga val och inte är så rationella som vi tror att vi är. Vi använder den automatiserade hjärnan mycket mer än vi tror.

Forskningen har också visat hur mycket vi styrs av vårt hot- och belöningssystem. Undermedvetet söker vi ständigt efter hot, som vi behöver försvara oss eller fly ifrån, eller efter belöningar som vi kan få.

Det krävs väldigt lite för att vår hjärna ska hamna i hotläge och bli mindre smart och flexibel. Försvarsinstinkt kan triggas av bland annat förakt, kritik och respektlöshet och påverkar oss mer än vi tror.

Vi är också ständigt på jakt efter olika former av belöningar, ofta helt omedvetet. Det kan vara att söka social tillhörighet i en grupp, erkännande, bekräftelse eller en känsla av självständighet och kompetens. Det kan också vara känslan du får av att lära eller uppleva nya saker.

Forskare har även sett att kopplingen mellan kropp och hjärna är mycket starkare än vad man tidigare trott. Hjärnans medvetna system presterar väldigt mycket bättre om du sovit tillräckligt, tränat och utövat mindfulness. Du kan alltså öka dina intellektuella prestationer, din känslomässiga återhämtning och ditt självförtroende genom att sköta om din kropp.

Caroline Webb har översatt den senaste vetenskapen till konkreta tekniker och verktyg som du kan använda för att förbättra dina arbetsdagar. I boken har hon delat in dem i sju block fyllda med praktiska tips och verktyg utifrån evidensbaserad forskning.

Vi uppmärksammar bara en liten del av det som händer omkring oss och filtrerar bort resten. Det vi faktiskt uppfattar påverkas av de prioriteringar och antaganden vi har. Här är några smarta metoder:

Mål: Tänk på de viktigaste av dagens aktiviteter. Vad är viktigast för att dagen ska bli en framgång och vad innebär det för dina prioriteringar? Vad behöver du göra för att dagen ska bli framgångsrik? Svaret är ditt mål för dagen.

Attityd: Uppmärksamma vad som dominerar ditt tänkande och ditt humör. Hjälper det dig att uppnå ditt mål med dagen? Om inte – sätt det åt sidan för en stund och välj en attityd som stöttar dig.

Antaganden: Stäm av vilka negativa antaganden du har om dagen eller människor du ska möta. Du kommer att se det du förväntar dig, det kallas konfirmeringsbias. Ifrågasätt dina antaganden och förutfattade meningar så de inte begränsar dig.

Uppmärksamhet: Vad vill du fokusera på under dagen utifrån de prioriteringar och mål som du har? Ta reda på vad du vill se mer av och se till att du letar efter just det.

”Vad behöver jag ändra i mitt eget beteende som hjälper mina intentioner att bli verkliga?”

”Vad betyder den förändringen i praktiken och vilka saker behöver jag göra i dag?”

”Vilket positivt resultat vill jag ha och vad behöver jag börja göra, eller göra mer av, för att nå det idealiska resultatet?”

Lägg dessa saker till din att-göra-lista. Om ditt mål är stort eller otydligt, bryt ner det i mindre nåbara delar. Var särskilt tydlig med det första steg du behöver ta för att göra framsteg.

Här ett exempel: Martin som är flygstrateg har många stora långsiktiga visioner och planer. Han kände sig sällan nöjd, tills han började skriva ner små dagliga mål som gav hans hjärna ett konstant flöde av belöning när han nådde dem.

Gör också en ”när-då-plan” som ett slags kod till dig själv för olika situationer. ”När X händer, då ska jag göra Y.” Det ökar dina chanser för att nå dina viktigaste mål direkt.

Mentala kontraster innebär att du tittar en stund på det negativa. Fundera på vilka hinder som finns för dig att nå dina mål. Jämför ditt ideala resultat med den krassa verkligheten. Du når lättare dina mål om du både tänker mycket på ditt önskade resultat och på hindren du kan möta, och gör planer för båda delarna i form av ”när-då-planer”.

Se till att din arbetsmiljö underlättar för dig att nå dina mål. Vilka signaler kan du använda för att påminna dig själv att hålla dig på vägen mot målet? Finns det någon bild, något ord eller en fras som påminner dig om dina intentioner?

Använd mental träning. De som går igenom vad de ska göra och tränar inför olika situationer i sitt inre lyckas bättre än de som inte gör det. Hjärnan uppfattar de mentala bilderna som verklig träning. Visualisera de viktigaste delarna av din dag och att allt går precis som du hoppas.

Caroline Webb berättar själv om ett kundmöte som hon hade med en kollega. Hon tyckte det gick dåligt, att kunderna verkade irriterade och att de valt fel lokal. Kollegan förstod inte vad hon pratade om, utan var väldigt nöjd och visade på flera positiva saker som Caroline Webb själv missat. Hon förstod att hon glömt att sätta sina intentioner och mål med mötet och att hon gått in med en massa negativa tankar både om mötet och sin kollega.

Det är lätt hänt att andra styr vår agenda och att vi springer på de bollar som hörs och syns mest. För att må bättre behöver vi kunna prioritera och använda vår tid på bästa sätt. Här är några metoder:

Caroline Webb föreslår att du delar in dina arbetsuppgifter i olika områden beroende på vad de kräver av hjärnan. Det kan vara områden som analys och kreativitet, svara på mejl, läsa och forska, möten, personliga projekt och administration. Blocka sedan in i din kalender när du ska göra de olika uppgifterna. För viktiga uppgifter behövs längre perioder då du inte blir störd. Lägg dina möten på ett smart sätt så att du får längre perioder som är obrutna.

Ta bort olika distraktioner så du får lättare att fokusera på en sak i taget. Planera också in belöningar till dig själv när du lyckats vara fokuserad en längre period. Berätta gärna om din strategi för dina medarbetare och din chef. Det ökar förståelsen för att du inte alltid är nåbar och hjälper andra att vara mer produktiva.

När du har för mycket att göra – gå undan och ta djupa andetag och räkna ett, två, tre för varje inandning och utandning. Skriv ner allt du kommer på att du måste göra, så avlastar du hjärnans minnesfunktion. Fråga dig vad som är viktigast att göra just nu och vad som är det minsta du kan göra för att klara av den viktigaste uppgiften.

Om du fortfarande skjuter upp saker har du troligen omedvetna motiv att göra så. Många av våra beteenden beror på rädslor och behov som vi inte är medvetna om. För att komma åt dem behöver du tänka till och ställa dig fem varför-frågor. Börja med: ”Varför har jag ett sådant motstånd mot detta?” Sedan: ”Varför säger jag så?” och ”Varför är det ett problem för mig?” Fortsätt så med olika varför-frågor tills du har kommit fram till vad ditt motstånd verkligen beror på. När du vet det är det lättare att hantera.

Kvaliteten på våra relationer påverkar starkt vår lycka och vårt välmående, även relationer till våra kolleger. Tänk på detta:

Ditt humör smittar av sig så bestäm innan vilka känslor du vill ta in i mötet med andra.

Ta reda på vad frågan verkligen handlar om i en konflikt och vilka fakta som finns. Bestäm dig för att den andra har goda intentioner men dåliga förutsättningar.

Ta hand om dina egna känslor och ta reda på vad som brukar trigga dig så att du kan se tidiga varningssignaler på att du börjar bli irriterad. Gå åt sidan och bestäm dig för vad som verkligen betyder något i situationen.

Ge feedback som hjälper hjärnan att ta emot den. Det kan exempelvis vara genom att säga: ”Vad jag gillar med detta är …” och ”Vad som skulle få mig att gilla det ännu mer är …”

Här ett exempel: Konsultchefen Peter kände sig ofta missförstådd, det verkade inte som om folk gillade honom. Efter en tids coachning insåg han att han gärna ville visa sig duktig genom att få rätt, vilket innebar att han ofta såg till att andra fick fel. Hans relationer fungerade inte alls. Efter att ha förlorat ett jobb behövde han ändra attityd. Han lärde sig att lyssna och i stället fokusera på sitt behov av att hjälpa, snarare än att ha rätt.

Ibland är du på topp och lyckas komma med de smartaste idéerna och tankarna, andra dagar är du inte lika på. Men det finns knep som hjälper din hjärna att vara pigg oftare:

Andra sätt att komma åt dina bästa idéer är att beskriva frågan på ett annat sätt, med Post-it-lappar, bilder eller skriva om den för hand en stund. Hitta paralleller genom att studera hur andra organisationer eller avdelningar gjort, gärna sådana som är olik din. Fråga dig sedan vad som är likt och olikt det du jobbar med och vilka idéer du fått att utforska vidare.

Lär dig att checka av dina beslut. Fråga dig: ”Vilka andra möjligheter finns och vad är fördelarna med dem?”, ”Vilka andra sätt finns att se på detta?”, ”Om du var tvungen att se ett bekymmer med detta, vad skulle det vara?” eller ”Om detta går hemskt fel, vad skulle ha orsakat det?”

Vissa dagar får det du säger omedelbar verkan, andra dagar når ditt budskap inte fram. Men det finns knep som gör att du kan kommunicera dina övertygelser, behov och önskemål med önskat resultat:

Gör det du säger så lätt som möjligt att förstå och komma ihåg. Gå inte i fällan att tro att din kunskap är likadan som andras, se till att alla hänger med.

Gör fördelarna med att göra det du ber om levande. Måla upp en bild av hur det kommer gagna de andra att göra som du föreslår. Be om råd, synpunkter och ge utrymme åt egna förslag, människor vill vara delaktiga. Kom ihåg att vi uppskattar ömsesidighet, ge lika mycket som du tar.

Minns vad det är som verkligen är viktigt för dig i jobbet och vilket syfte du har med att kommunicera. Det hjälper dig att hålla fokus och att visa ditt engagemang.

Använd ditt kroppsspråk för att stärka självkänslan. Ta en stund innan och stå stadigt och bredbent, sträck på ryggen, ut med bröstkorgen och sträck ut armarna rakt åt sidorna. Det gör dig redo att ta plats rent fysiskt.

Här ett exempel: Gemma var landansvarig i ett stort internationellt jordbruksföretag och tyckte det var dags för henne att avancera, men hennes vd höll inte med, han tyckte inte hon hade visat framfötterna ordentligt. Inför nästa möte med ledningen såg hon framför sig hur hon skulle ta plats i rummet och vara sitt bästa jag. På mötet satt hon rakryggad och tittade alla i ögonen och la fram sitt ärende tydligt och koncist. Hela tiden tänkte hon ”ta din plats”. Efter mötet fick hon flera förfrågningar om avancemang.

Vi kan inte kontrollera allt, det kommer kriser, dalar och motgångar hur mycket vi än försöker att ha det bra. Men det finns tekniker och förhållningssätt som gör att vi lättare kan återhämta oss efter en svacka eller kris och öka vår motståndskraft. Här är några:

Detsamma gäller på jobbiga möten. Säger du högt ut att det känns jobbigt eller stelt brukar de flesta slappna av när du uttalar det som alla känner i sina stressade hjärnor.

Här ett exempel: Kommunikationschefen Kira hade svårt att få in träning i sitt hektiska schema. Hon började fråga sig varje morgon: ”Vilka tre saker kommer att göra min dag riktigt bra?” En av sakerna skulle vara något fysiskt. Sedan lade hon in det hon kommit fram till i sin kalender och fick det gjort.

Även om du använder alla verktyg i boken och har riktigt bra dagar på jobbet, kommer det att komma dagar då det inte känns så kul. Här är några verktyg att använda för att få mer energi i stunden och för att hålla nivån hög hela tiden:

Ett annat sätt att boosta din energi är att göra något gott eller bra för andra. Det kan vara att visa uppskattning för något som någon gjort på jobbet eller så kan du vara allmänt hjälpsam. En extra bonus med detta knep är att andra blir glada också!

Ett annat enkelt knep är att le. Även ett fejkat leende gör att du mår bättre.

Se också till att umgås med andra.

Identifiera dina styrkor, vilka kvaliteter, värderingar och färdigheter som är typiska för dig. Undersök dina toppar, fråga andra eller gör ett test. Använd sedan dina styrkor mer medvetet. Prova att använda någon av dina styrkor fullt ut i jobbet under en vecka. Får du en ny utmaning – fundera över hur dina styrkor bäst kan hjälpa dig lösa uppgiften.