Eva Grundelius: Helt överens

Är du bra på att lyssna? Är du bra på att fråga? Är du bra på att få fram vad du vill säga och göra dig förstådd?

Kort sagt; är du bra på att kommunicera? Ordet känns nästan utslitet, men det finns anledning att återigen ta upp ämnet. Kommunikation är ledarens verktyg nummer ett. Kommunikation är mycket, men just i chefens vardag är kommunikationen mellan chef och medarbetare, chef och chef eller inom gruppen avgörande för uppdraget och för att nå målen. Det här vet alla chefer och ändå visar kommunikationen så många brister.

Vi tror att vi kommunicerar efter konstens alla regler och blir sedan förvånade när kommunikationen inte fick den effekt vi tänkt oss. Det här behöver inte vara ett kvitto på att vi är dåliga kommunikatörer, men det kan bero på att vi inte har tillräcklig kunskap – eller tid – att kommunicera på djupet. Det är bara genom att gå ett steg längre, gå djupare i processen, som vi kan förvänta oss att kommunikationen blir hållbar, hävdar Eva Grundelius, bokens författare.

Kommunikation sker först när det vi vill uppnå i mötet med den andra eller de andra ger ett varaktigt resultat. Vägen dit heter att vara helt överens. Riktigt helt överens.

Kommunikation skapas i relationen mellan människor 

Författaren presenterar fyra grundläggande förmågor som vi behöver för att kunna kommunicera på ett hållbart sätt – lyssna till varandra, ifrågasätta, lyssna inåt till oss själva efter kloka svar och idéer samt tala uppriktigt. Dessa färdigheter är inget man fångar upp på en fikarast, de kräver träning, betonar författaren vidare. Kommunikation handlar nämligen i grunden om makt. Tänk på med vilken attityd du möter den andra. Som över- och underordnad eller som likvärdig och jämställd?

Sju olika nivåer

För att få en klar bild delar Eva Grundelius in den mänskliga kommunikationen i ett antal kategorier i två riktningar. Riktningen uppåt beskriver den goda kommunikationen medan nedåt beskriver dåligt fungerande kommunikation. Nolläget däremellan betecknar ”ingen kontakt”.

Idealisering är första nivån i riktningen uppåt. Det är de positiva förväntningar vi har på någon vi ska möta för första gången. Lite lagom idealisering kan vara bra i början av en relation, men med tiden behöver vi bli mer realistiska.

Ytlig bekantskap kommer som andra nivå. Vi har kontakt och en känsla för vem vi har mött, även om vi förhåller oss lite avvaktande och opersonliga.

Vanliga samtal är när vi har lämnat kallpratet och avslöjar lite mer om oss själva. Den ena vill något som har med den andra att göra. Konkreta sakfrågor hanteras gemensamt. För detta krävs ett visst mått av samarbete.

Värt att kämpa för är nivån där vi börjar stå upp för oss själva och markera var vi inte vill ge med oss. Vi är beredda att antingen övertala eller köra över den andra. Därför kan det vara läge att ta in en tredje neutral part som kan hjälpa till att lösa knuten.

Om det inte går händer vanligen följande:

• Parterna skiljs åt. Går åt var sitt håll eller undviker varandra.

• Den ena eller båda ger med sig och konflikten sopas under mattan.

• Gräl uppstår och försurar klimatet.

• Minst en av parterna försöker tvinga den andra att underkasta sig. Risk att kommunikationen blir destruktiv.

Kompromissvilja är inte alltid enbart positivt. Ibland går man med på kompromissen för att alla andra alternativ är sämre. I sin goda form är kompromissvilja när vi börjar intressera oss för vad den andra vill plus att vi är redo att ta hänsyn till det.

Hållbar kommunikation är själva kärnan i den här bokens budskap. Hållbar kommunikation är möjlig:

• När vi lyssnar till varandra så bra att vi verkligen förstår hur den andra menar.

• När vi öppet tar in alla synpunkter även om bilden inte blir enhetlig.

• När vi ser konflikter som en chans att våga lära genom att omvärdera.

• När vi vågar vara fullkomligt uppriktiga och söka gemensamma lösningar som alla tycker är bra.

Utöver kunskap kräver hållbar kommunikation en portion personligt mod. Syftet med kommunikation är att lära av gemensamma erfarenheter och det går bara om båda parter öppet kan ge av sig själva.

Ömsesidigt samförstånd är den högsta nivån. Här räcker det inte med att till fullo förstå varandra. Vi går längre och bekräftar varandra men tar också reda på vilka skillnader som finns i våra synsätt. Vi berättar sedan om våra slutsatser för att se om vi kan komma överens på riktigt. Den här nivån når vi när vi dels har tillräcklig kunskap om kommunikation, dels har lärt känna varandra ordentligt. För att ett ömsesidigt samförstånd ska bli bestående behöver vi även vara medvetna om att kunna ompröva vårt samförstånd, eftersom ställningstaganden alltid kan förändras.

När det inte fungerar

Nivåerna under nollstrecket betecknar ett allt vidare kommunikationsgap mellan parterna. Det är viktigt att ta reda på varför vi reagerar negativt, eftersom det ibland kan vara berättigat. Är det för att skydda oss mot ett orättvist angrepp? Eller för att gynna oss själva på andras bekostnad?

Svartmålning är motsatsen till positiv förväntan inför mötet med en annan människa. Vi överdriver åt det negativa hållet. Vi håller oss inte neutrala utan spekulerar i något vi inte vet.

Avståndstagande innebär att vi försöker hålla den andra personen ifrån oss. Vi skapar distans genom att visa att vi inte vill vara personliga. Att distansera kan dock vara av godo ibland när vi behöver tänka efter. Det ger oss möjlighet att försöka rannsaka oss själva ett tag.

Grupptryck uppstår när en eller båda parter drar in nya människor i konflikten. Dessa förväntas välja sida och ta ställning. För eller emot? Syftet är att samla stöd från omgivningen för att skapa en gemensam ”fiendebild” och rättfärdiga de egna handlingarna.

Direkta hot används för att skrämma motparten till att ändra sitt beteende. Det gäller både när hotet är berättigat och när det är olaga. Vi ställer tydliga krav på motparten och om han eller hon inte efterlever dem så sätts hotet i verket.

Tvingande sanktioner innebär att vi nu gör verklighet av våra hot. Men innan dess behöver vi noga tänka efter: Finns det verkligen goda skäl att tvinga min vilja på den andra parten? Är själva sanktionen motiverad och avvägd? Har jag resurser att hålla ut så länge som krävs? Vad gör jag om sanktionen inte ger effekt?

Bestraffning har både ett uppfostrande och ett förebyggande syfte. I straffet ligger avsikten att nå ett förändrat beteende, men också att få igång en djupare inre process som leder till att den andra lär sig, omvärderar och omvandlar sig. Dessutom ska straffet ha en avskräckande effekt, alltså förebygga att handlingar av samma slag begås igen.

Absolut tvång är den lägsta nivån. Här går det inte längre att prata eller lita på motparten. Beteendet är så problematiskt att den andra måste fråntas möjligheten att bestämma själv. Det kan vara för att skydda personen från att skada sig själv eller skada andra. Till exempel kan tvång vara enda sättet att hantera någon i en djup personlig livskris eller som totalt har förlorat omdömet.

Mer på djupet

För att kommunikationen ska vara hållbar krävs mer än att lyssna och förstå.

Hållbar kommunikation består, menar Eva Grundelius, av fyra förmågor som ska användas i rätt ordning. De är att:

• Djuplyssna till andra. Vi förstår andra på deras egna villkor.

• Djupfråga. Vi gör oss en sann och relevant bild av läget.

• Djuplyssna till sig själv. Vi drar slutsatser och får goda idéer.

• Djuptala. Vi talar klokt och uppriktigt.

Genom att lägga till prefixet ”djup” betonar författaren att det rör sig om en medveten strävan att nå längre än det rutinmässiga sättet att kommunicera som de flesta dagligen praktiserar.

Till exempel djuplyssnar vi till andra för att verkligen förstå vad de upplever och menar. Vi tar in hur någon annans medvetande uppfattar verkligheten och ser på världen omkring oss.

När kommunikationen inte fungerar beror det på att vi misslyckas med minst en av de fyra kommunikationsförmågorna:

• Vi kanske inte förstår vad eller hur den andra menar – vi lyckas inte djuplyssna. Missuppfattningar uppstår.

• Vi väger inte in den information som är sann och relevant för att situationen ska kunna hanteras – vi lyckas inte djupfråga. Bilden blir ofullständig.

• Vi tar inte reda på hur vi själva innerst ser på saken – vi lyckas inte djuplyssna till oss själva. Slutsatserna blir fel.

• Vi uttrycker oss inte ärligt och tydligt så att andra verkligen förstår oss – vi lyckas inte djuptala. Vi gör andra vilsna.

Djuplyssna 

Det allra viktigaste om vi vill lyckas lyssna på djupet är att vi verkligen bestämmer att vi vill veta vad den andra har att komma med. Men ofta är vi stressade och har svårt att koncentrera oss. Ibland tror vi också att vi vet vad den andra vill säga och stänger därför av. Eller så är vi helt enkelt för trötta eller självupptagna för att verkligen öppna öronen. Vi kan också känna oss hotade och vara mer inriktade på vårt eget försvar än på att förstå den andra.

Men det är ingen idé att låtsas lyssna om man inte är beredd att verkligen göra det. Det leder lätt till missförstånd eller att förtroendet mellan parterna urholkas.

För att riktigt förstå

Det är också viktigt att vi gör klart för oss varför vi lyssnar. I grunden finns bara två förklaringar. Antingen är vi nyfikna på vad vi kan få veta eller också behöver vi försvara oss mot någon eller något som gör oss rädda.

När vi lyssnar bör det ske relativt förutsättningslöst. Vi väljer aktivt att närmare förstå vad och hur den andra egentligen menar.

För att komma ihåg kan det vara bra att anteckna det vi hör. Kanske behöver vi också gå tillbaka i våra noteringar för att begära förtydliganden.

Fokus på att lyssna

Ofta lyssnar vi halvdåligt eftersom vi samtidigt funderar på vad vi ska säga när det blir vår tur. Det gör att vi många gånger inte kan vänta utan avbryter eftersom vi så gärna vill säga det där vi kommit på.

Att avbryta och ta över när någon annan talar hämmar kommunikationen. Därför måste parterna komma överens om att inte avbryta varandra över huvudet taget. En lösning är att man enas om hur länge var och en får tala, till exempel tio minuter, medan den andra är helt inställd på att lyssna och försöka förstå.

Eller också bestämmer man att talaren själv avgör när han har talat till punkt. Lyssnaren måste också låta talaren få göra pauser och sedan fråga flera gånger om talaren verkligen är klar och redo att lämna över ordet.

Reflektera är viktigt, men det gör vi först när vi helt förstått vad den andra ville säga. Annars är risken att det vi begrundar är missuppfattningar eller förhastade slutsatser.

Sänk tempot 

När man har bråttom är man definitivt en sämre lyssnare. Och den som talar märker när lyssnaren sitter som på nålar. Att ge kommunikationen tid och dra ned på takten är därför nödvändigt för att lyckas. Ofta är det lättare om vi väljer en lugn och avstressande plats för mötet. Promenader i naturen är ett välkänt sätt att finna samtalsro.

Släpp tankarna

Även om platsen är tyst och avskild kan det vara svårt att vara helt närvarande. Tankar om allt möjligt far genom huvudet. Ett knep för att slippa detta surr är att skriva ned det som ockuperar medvetandet just då – spelar ingen roll hur smått eller stort det är. När det väl är nedtecknat behöver vi inte anstränga oss för att komma ihåg. Vi kan lägga undan listan, ta ett djupt andetag och fokusera på att lyssna.

Vänd bort blicken

Kontakt skapas visserligen när blickarna möts. Men för att samtala på djupet behövs inte detta. Tvärtom, genom att inte se på varandra vinner vi flera saker. Det blir lättare att lyssna koncentrerat till både ord och tonfall. Talaren å sin sida får möjlighet att uttrycka sig fritt utan att behöva registrera lyssnarens reaktioner i minspel och gester. En metod är att bägge sitter så nära varandra att de hör bra, men är bortvända från varandra.

Gäller det en hel grupp är rådet följande: Alla sätter sig i en cirkel, men med ryggarna vända in mot mitten. Sedan går ordet i tur och ordning laget runt, medan de andra djuplyssnar till det som sägs.

Föreställ dig talarens situation

För att verkligen lyssna behöver vi försöka sätta oss in i talarens situation, oavsett vad vi får höra. Föreställ dig till exempel att du är i talarens kläder och går i hans eller hennes skor. Det kan vara svårt att lyssna empatiskt till någon vi är i konflikt med, eftersom vi är rädda att den andra ska få makt över oss om vi låter budskapet beröra oss. Men så är det inte, om vi bestämmer oss för att åsidosätta vårt ego och gå in i lyssnarrollen.

Att känna empati är inte detsamma som att känna sympati. Empati betyder att ha medkänsla och föreställa sig hur den andra känner och upplever. Det är en objektiv kompetens. Sympati däremot innebär att vi hyser positiva känslor för den andra på ett mer personlig plan, vi tycker om och tycker som den andra. Det är en subjektiv upplevelse.

Värdera inte

De flesta av oss är snabba med döma och värdera det vi hör. Vi hinner inte reflektera och därför drar vi förhastade slutsatser. Men den som djuplyssnar måste lära sig att inte ta ställning för eller emot. Bara försöka förstå. Människor är olika och vi kan inte per automatik sätta upp oss själva som norm för hur andra ska vara och känna.

Glöm dig själv

Vill vi verkligen förstå en annan människa måste vi bestämma att glömma oss själva en stund. Vi behöver inte oroa oss, försäkrar författaren; vårt ego finns kvar när vi väljer att släppa fram det igen. Däremot kan vi förändras om det vi fått höra gör att vi till exempel behöver ompröva tidigare ställningstaganden.

Huvudskälet till att vi ska lägga undan vårt ego när vi lyssnar är att vi då kan komma så nära sanningen som möjligt. Vi går in för att vidga kunskaperna oavsett hur verkligheten ser ut och utan att våra fördomar blockerar vägen.

Frågor som dyker upp under lyssnandet kan vi skriva ned på ett papper och sedan ställa dem när vi lyssnat klart.

Summera och spegla

För att vara säker på att ha uppfattat talaren rätt, gör vi en avstämning innan vi går vidare. Det sker genom spegling, vilket innebär att vi försöker återge budskapet utan att lägga in några egna värderingar. Lyssnaren försäkrar sig alltså om att han har hört rätt och talaren försäkrar sig om att budskapet verkligen gått fram. Talaren avgör om det är rätt eller fel uppfattat. Talaren har alltid vetorätt till sina egna budskap, vilket kräver att han är helt ärlig i sin bedömning.

Djupfråga

För att djupfråga måste vi kunna iaktta oss själva så objektivt som möjligt. Vi sätter oss på åskådarplats och försöker se situationen ur olika perspektiv.

Att djupfråga är att ge sig ut på okända marker. Det är att ifrågasätta, men alltid på sakliga grunder. Det är att vilja ta reda på om det finns något ytterligare viktigt att lära innan vi går vidare i processen.

Praktiskt går det ut på att vi ställer upp ett antal standardfrågor som dessa:

• Vilka är egentligen de viktigaste problemen med den situation vi vill undersöka?

• Behöver vi gräva djupare?

• Finns det flera grundläggande problem att reda ut?

• Är vi verkligen berörda av de problem vi har listat?

• Finns det ett eller flera djupare liggande problem som förklarar hela bilden?

Anledningen till att fokus här ligger på problem är att vi vill få fram realistiska möjligheter, inte något önsketänkande. Därför behöver vi gå till botten med svårigheterna.

Djuplyssna till dig själv

Först måste vi vara klara över vilken den inre frågan är. Vad är det vi egentligen vill veta? Vi ska dock inte tvinga fram något. Svaren kommer när vi släppt våra förväntningar. Författarens råd är följande:

• Slappna av och var tyst. Lägg alla surrande tankar åt sidan och försök nollställa dig och bli tom inombords.

• Acceptera din djupfråga. Låt den finnas där i medvetandet, som en naturlig del av dig själv.

• Inbjud ditt inre att tala. Men ha inga krav på prestation eller resultat.

• Välkomna ett fritt flöde av budskap, utan självcensur. Allt är värt att lyssna på. Ingenting är för konstigt. Vad säger kroppen? Och känslorna?

• Registrera budskapet som kommer upp, det kan vara dofter, ljud, känslor, förnimmelser, ord  och så vidare. Ta reda på vad ditt inre säger dig.

Efter detta är det dags att använda förnuftet och titta närmare på de inre budskapen. Verkar det rimligt och vettigt? Vilka är de starkaste argumenten? Talar något för eller emot? Vad i så fall?

Djuptala

Det viktigaste när vi ska djuptala är att vi vet vad vi vill säga. Har vi inte lyssnat och reflekterat, blir det svårt att djuptala. Det vi säger ska vara välgrundat och sakligt. Det är dock inte samma sak som att tala klarspråk. Klarspråk innebär att vi tydligt talar om vad vi tycker, var vi står och vad vi vill. Men det betyder inte att vår ståndpunkt är särskilt reflekterad eller att vi tagit hänsyn till alla dem som berörs av det vi säger. Rådet är:

• Var ärlig. Dela med dig av dina inre tankar, din sanning. Du kan också berätta om eventuella tvivel. Att djuptala är inte bara att dra slutsatser, det kan också uttrycka förvirring och osäkerhet till exempel vid en konflikt.

• Var uppriktig också med det du inte vet. Ofta tar det emot att bekänna färg, men du kommer längre i kommunikationen om du vågar vara helt ärlig.

• Berätta enbart det du vill berätta. Det är du som bestämmer. Du behöver inte säga något du inte vill. Du väljer själv vad du ska säga, men det du säger ska vara ärligt känt och ärligt menat.

• Be om frågor. När du talat färdigt, ge den andra möjlighet att fråga om något är oklart eller otillräckligt.

• Summera. Be den andra att sammanfatta och spegla vad du sagt.

Överens i en grupp

Det finns skillnader mellan att försöka komma överens mellan två personer och komma överens inom en grupp. Dels tar kommunikationen längre tid när man är flera, dels måste kommunikationsprocessen noga struktureras och ledas eftersom det är många involverade.

En fördel är att det är lättare att få fram alla synpunkter och fakta som behövs för problemlösningen, eftersom det är så många personer som bidrar. Dessutom behöver inte alla i gruppen prata personligen med  de andra om allting. Det räcker att kommunikationen styrs och fördelas mellan personerna så att var och en, vid vissa hållpunkter i processen, får veta vad de andra säger.

Alla får säga sitt

Det viktiga är att jobba efter hållbarhetsprincipen. Så här kan det gå till:

• Klargör djupfrågan som gruppen ska utgå från. Det kan till exempel handla om hur deltagarna ser på ett problem som ska hanteras.

• Var och en djuplyssnar inom sig efter svar på djupfrågan.

• Deltagarna bildar sedan par där man turas om att djuptala och djuplyssna till varandra. Alla ger sin syn på djupfrågan.

• Varje deltagare djuptalar genom att skriva ned sitt svar med några sammanfattande ord och sitt namn på ett stort papper som fästs på väggen.

• Svaren läses gemensamt. Alla djuplyssnar till de olika svaren. Om något är oklart, tar man upp det och frågar.

• Genom att djupfråga, djuptala och djuplyssna till sig själva och varandra för deltagarna ihop de lappar som handlar om samma svar.

• Över varje samling av sådana lappar sätts en kort rubrik.

• Alla uppmanas nu att, medan de håller de olika perspektiven på saken i medvetandet, djuplyssna till sig själva efter slutsatser.

• Nya goda idéer, aha-upplevelser och insikter släpps fram. Var och en får djuptala och berätta vad den kommit fram till.

• De andra djuplyssnar och djupfrågar.

• Om gruppen nu är helt överens, är nästa steg att planera för förändring, fatta beslut och genomföra det man är överens om.

Om gruppen däremot ännu inte är enig, måste man göra ett nytt varv med processen, alltså peka på meningsskiljaktigheterna, vad de kan bero på, be alla fundera och dra slutsatser och sedan sprida dem till varandra.

Ett sätt att underlätta arbetet är att förbereda deltagarna väl innan själva mötet. Eller att minska gruppen vilket kan göra att det går lite snabbare, rent tidsmässigt, att bli inbördes överens.

Utvärdera noga

Till slut är det viktigt att deltagarna ges möjlighet att utvärdera varje möte. Skälen är flera. För det första är det en fråga om trovärdighet. Att praktisera hållbar kommunikation innebär att välkomna alla slags synpunkter. Konstruktiv kritik ska ses som en gåva och en möjlighet att bli ännu bättre på att kommunicera.

Utvärderingen är också ledarens lärobok. Genom att ta till sig och reflektera över de synpunkter som kommer, har chefen chansen att bli en ännu bättre kommunikatör och samtalsledare.

Även gruppen har nytta av utvärderingarna. Antingen stärker de gruppen, om resultatet är gott. Eller så finns det problem som nu kan lyftas fram och åtgärdas.

För hela livet

Hållbar kommunikation kan mycket väl användas också i livet utanför jobbet, menar författaren. Lek med tanken hur det skulle se ut omkring dig i så fall:

• Hur skulle familjelivet förändras?

• Skulle det bli skillnad i förhållandet till släkten?

• Skulle relationerna till vännerna bli annorlunda?

• Skulle du skaffa dig andra intressen?

• Skulle din mentala och fysiska hälsa påverkas? I så fall hur?

• Och skulle du göra andra livsval än dem du hittills gjort?