Cathy Fyock: The Truth About Hiring the Best

En enda medarbetare kan ha en dramatisk betydelse för ditt team eller till och med för hela organisationen. En enda nyckelperson kan vara skillnaden mellan framgång och fiasko för uppdraget eller projektet.

Så var ytterst noga med vem du anställer, vem du ansluter till ditt gäng och ska få ut det bästa av.

Detta är inga nyheter för dagens chefer. Däremot är det inte självklart att de metoder och verktyg som används i rekryteringsprocessen alltid är de mest effektiva. Är det helt enkelt så att de vedertagna sätten behöver utmanas?

Författaren av den här boken är övertygad om det när hon här ifråga-sätter och sätter ljuset på de olika fällorna i anställningsförfarandet. I stället presenterar hon kontroversiella tankar och tvärtom-lösningar – allt för att rekryteringsbeslutet ska bli så välgrundat och säkert det någonsin går. För det kostar pengar och möda att anställa fel människor.

Men blir det rätt finns allt att vinna – också för chefen själv som kan vänta sig en stjärna i kanten för sitt goda omdöme och skickliga val.

De riktiga talangerna är inte ute och söker jobb

Ni annonserar efter viss kompetens och får hundratals svar. Några av dem har till och med sökt jobb hos er tidigare. Uppenbarligen är det gott om arbetslösa eller sådana som vill flytta på sig. Här måste det finnas någon som passar, tänker du.

Kanske det. Men är detta den ultimata kandidaten? Varför inte leta efter en riktig toppenkraft? Men var finns de?

Toppkompetenserna är sällan ute i jobbsökarsvängen. I stället ägnar de sin tid åt att vara lojala mot sina arbetsgivare, fokusera på jobbet och gilla vad de gör. De ger sig inte automatiskt tillkänna. Du måste lägga kraft på att hitta dem och gör du det kan du skratta dig lycklig.

Börja så här: Ta hjälp av en rekryterare som kan identifiera dessa stjärnor runt om hos andra arbetsgivare. Förmodligen vill de ha hög lön, men det är de säkert värda också.

Fråga personer du litar på i omvärlden, bland kunder, leverantörer och kolleger i andra organisationer. Be dina medarbetare att förslå kolleger och bekanta.

Kom ihåg att du är säljare på köparnas marknad. En duktig person som trivs på sitt jobb, slänger sig inte iväg hur som helst. Du måste sälja in den tjänst ni erbjuder på ett sätt som verkligen väcker toppkraftens nyfikenhet och intresse.

Fånga föredettingar 

Ibland händer det att de dyker upp igen – medarbetare som lämnat för att de fick ett superspännande erbjudande eller måste flytta på sig av andra skäl. En dag står de där och knackar på dörren och vill återvända.

Ska du applådera eller vänligen avböja?

Släpp in dem, uppmanar författaren. Dessa återvändare har många pluspoäng som är värdefulla för dig. Eftersom de känner till verksamheten, affärerna och den interna kulturen, behöver de ingen introduktion. Dessutom har de nya kunskaper och färdigheter med sig från sin senaste arbetsgivare. De sprider också en positiv stämning genom att de visar att deras gamla arbetsgivare är värd att börja hos igen.

Släpp därför inte kontakten med uppskattade medarbetare när de slutar hos er. Håll relationen vid liv genom att mejla och berätta om vad som händer i organisationen, om nya projekt, utnämningar och, inte minst, om aktuella vakanser.

Hoppjerka helt okej

Förr sågs folk som ideligen bytte jobb med kritiska ögon. Typiskt en som inte kan samarbeta eller är nervös och rastlös, sa man. Men dagens hoppjerkor är annorlunda, menar författaren. Den moderna jobbväxlaren kan vara en högst ambitiös och hårt arbetande person som drivs vidare av lust att utvecklas och vara i miljöer med den allra senaste tekniken och teknologin.

Om du har den här typen av ihärdiga individer hos dig – som du vill behålla – ligger det snarare på dig att se till att din organisation kan uppfylla deras höga förväntningar.

Hur skiljer man då på en hungrig hoppjerka och en som bara är förlorare? Titel, uppgifter, ansvarsområde och löneläge kan säga en del. Men du ska nog också checka med någon tidigare arbetsgivare som sett tillräckligt av personen för att kunna uttala sig.

Gärna en flykting

Personer som tvingats fly från sitt hemland av religiösa, politiska eller etniska skäl kan vara kompetenta, välutbildade och arbetsamma människor som i sitt nya hemland har väldigt låga odds.

Allt fler rekryteringsföretag inser att den här gruppen är en av de mest intressanta att söka kandidater från. De nyanlända har utvecklat egenskaper som vi i vår trygghet är långt ifrån. De har lärt sig utstå svåra förhållan-den, de har tagit ställning mot förtryck och förföljelse och de har envist kämpat för att börja ett nytt liv i ett nytt land. Detta är människor som är ytterst motiverade och vill göra sitt bästa för att få stanna som medarbetare och som medborgare.

Författaren refererar till situationen i usa och erfarenheterna där, men hennes tankegångar kan behöva uppmärksammas också av svenska arbetsgivare.

Vidga sökradien

Kriget om talangerna är ett faktum. Dels minskar utbudet av arbetskraft och dels ökar kraven på specialisering av produkter och tjänster. Det är med kompetens man skaffar sig marknadsförsprång och kompetens är människor.

Talangerna kanske finns i din organisation. Om inte, så hittar du dem hos konkurrenterna.

Därför behöver du kartlägga inte bara dina konkurrenter utan också de geografiska områden som du hämtar dina medarbetare från. Om företaget ligger i glesbygden, till exempel, måste sökradien vara extra stor. Samma sak om du letar efter högt kvalificerade specialister. Då måste du kanske bredda dig ännu mer och till och med gå ut och söka globalt.

Sök först internt

Gräset behöver inte vara grönare på andra sidan staketet. Det är mycket möjligt eller till och med troligt att drömkandidaterna till det nya jobbet finns innanför företagets väggar. Med andra ord: Ofta lönar det sig att söka internt först, även om du som chef tycker att du känner folket i din organisation och gärna skulle ta in lite nytt blod. Men intern rekrytering har många plus. Tänk på att interna sökande redan känner till spelets regler. De behöver inte skolas in i företagets sätt att tänka och agera. De kan börja jobba på en gång.

Eftersom de finns i verksamheten, har de redan visat vad de kan prestera. Deras styrkor och svagheter är kända. Du köper inte grisen i säcken.

Dessutom känner de sig lojala med företaget, eftersom de fortfarande jobbar kvar. Att de nu får chansen att avancera i sin egen organisation sänder också en signal till övriga anställda att ni är ett företag som tar hand om personalen.

Reparera dåligt rykte

Det spelar ingen roll hur många fyrfärgsannonser ni går ut med, hur tjusiga formuleringarna är eller hur mycket öl och snittar ni bjuder sistaårsstudenterna på. Om företaget har ett skamfilat rykte så hjälper inga ljuva locktoner.

Företag som dras med dåligt renommé kan inte hålla kvar duktiga människor. De som har möjlighet att flytta på sig gör det och det är alltid de mest kvalificerade som går först.

Att vända ett solkigt rykte kräver energi, tid och en plan att följa.

Grundläggande är att visa orga-nisationen och omvärlden att ni månar om medarbetarna, att de är betydelsefulla. Håll fram deras prestationer på intranätet eller i företagstidningen.

Visa att ni är goda samhällsmedborgare. Sponsra ett ungdomslag eller samarbeta med en ideell organisation. Delta i lokala sammanslutningar och aktiviteter som ger er goodwill. Se till att företaget är med i olika sammanhang på orten.

Sprid informationen om det ni gör via pressmeddelanden och en öppen och tillåtande attityd utåt.

Använda de egna

I ambitionen att inte missa någon fantastisk kandidat väljer arbetsgivare ofta att söka brett. Budskapet formuleras så att det fångar mångas intresse och annonserna sprids i många tidningar. Resultatet blir därefter. Svaren forsar in. Urvalsprocessen blir tung och tidsödande.

Här skulle väl drömkandidaten finnas! Men nej, trots alla ansträngningar var det fel väg, alldeles fel.

Lösningen är att vara betydligt mer specialiserad och smal i fokuseringen av de eftertraktade kandidaterna. Det kan göras enkelt. Ta kontakt med några högkvalitativa medarbetare som redan finns i organisationen och be dem beskriva vad i jobbet som gör att de stannar just hos er.

Titta också på hur övriga avdelningar hos er utvecklats omsättnings- och resultatmässigt. Undersök vad som gör att vissa går bättre än andra. Finns det faktorer som förenar dem som går bäst?

Samla sedan det du får fram och använd dessa fakta för att bygga upp ett budskap riktat exklusivt mot den typ av kandidater du söker.

Var talangscout

Vill man hitta toppbegåvningar får man aldrig lägga av. Talangscouter inom idrotts- och nöjesvärlden håller ständig utkik, överallt och alltid. Det är samma sak för den som är på jakt efter de bästa till sin organisation.

De kan finnas på de mest ovänta-de platser, till exempel bakom disken i ett varuhus, på en restaurang eller en kemtvätt om det nu är en servicekunnig människa du behöver.

Författaren berättar om ett textilföretag i usa som utrustade sina medarbetare med ett litet kort, i vilket man kunde sticka in sitt eget visitkort. På det större kortet fanns en positiv företagspresentation, men framför allt stod det att företaget alltid sökte folk som visade ett kundvänligt beteende. Så fort medarbetarna mötte någon som stämde med profilen, lämnade de över kortet med uppmaningen att kontakta textilföretaget.

Tänk på att formulera texten på kortet så att den passar den typ av toppkandidater du söker. Forskare kanske inte fångas av samma budskap som riktas till säljare.

Nätet är inte allt

I dag gäller bara nätet, brukar det heta. Rekrytering via internet är ett måste. Visst, om den målgrupp du siktar på verkligen använder nätet som du hoppas. Det är inte säkert.

Toppkandidater som trivs där de redan arbetar, är inte ute på nätet och söker jobb. De lägger inte sin energi på att jaga efter ny anställning, de är upptagna av det jobb de gillar.

Att slentrianmässigt bara förlita sig till nätet leder ofta till besvikelse.

Internet kan vara ett medium av flera. Tänk igenom och precisera; var finns toppkrafterna, vad gör de, var rör de sig och hur når man dem där?

Testa fler tidningar

Folk som söker jobb läser tidningar. Därför kan tidningsannonsering gärna finnas med på medielistan.

Men risken är stor att er annons försvinner i mängden av andra platsannonser på Lediga jobb-sidorna. Konkurrensen om uppmärksamheten är enorm på dessa sidor som dessutom sällan läses av de högpresterande som inte söker aktivt.

Däremot läser de kanske tidningens övriga delar.

Fundera på vilka sidor din målgrupp helst följer – mat, sport, kultur, business eller teknik? Placera annonsen där, om inte annat som en pluggannons för att bara visa att ni finns.

Välj mindre tidningar än de stora drakarna. Lokala och regionala dagstidningar har ofta höga läsvärden och översvämmas inte av platsannonser. Eller välj facktidskrifter inom teknik, hälsa och mat eller vad som stämmer med dem ni söker.

Annonsera inte för ofta i samma medium. Får ni inte de svar ni vill ha, fortsätt inte att annonsera om och om igen. Det ger trista signaler. Dels tenderar det att sänka värdet på det utannonserade jobbet och dels ger det intryck av att ni sitter illa till och har svårt att hitta folk som vill jobba hos er.

Hårda och mjuka data

Här är en kandidat som känner till er bransch, som har utmärkta examensbetyg och som jobbat med det ni är specialister på. Bingo, tänker du. Honom anställer vi genast.

Det låter bra, men vad vet du egentligen? Jo, du vet vad kandidaten kan göra, men inte hur han kommer att göra det. Det är inte samma sak.

För att bedöma vad behöver du veta vilka kunskaper, erfarenheter och vitsord din kandidat är utrustad med.

För att bedöma hur måste du veta vilka personens drivkrafter och ambitioner är. Hur presterar han? Är han motiverad och fokuserad?

Vad är alltså knutet till den faktiska kompetensen, medan hur mer handlar om inre egenskaper och värderingar.

Se hela människan

Du har just intervjuat Kalle och sätter honom högst på topplistan över kandidaterna du träffar för det lediga it-jobbet. Du inser att Kalle har just de ovanliga kvalifikationer som jobbet kräver. Du beslutar att rekrytera honom.

Men bara för att Kalle är tekniskt högkvalitativ innebär det inte per automatik att han också är en pålitlig och engagerad medarbetare.

Vilken sorts människa han är vet du bättre när du ställt de rätta frågorna, som till exempel de här:

• Beskriv när du senast hjälpte en arbetskamrat. Vad gjorde du och vad blev resultatet?

• Berätta om en situation när du ryckte in för att utföra något som normalt inte hör till ditt ansvarsområde.

• Beskriv en gång när du var oense med chefen, en kollega eller en kund om något. Vad gjorde du och vad hände?

Ge kandidaten tid att svara. Ställ följdfrågor om du behöver.

Tänk på de ovana

Trots att det är en toppresterande person du träffar går intervjun trögt. Alla låter sig faktiskt inte intervjuas. Många är ovana och känner sig trängda i situationen, de blir osäkra och tycker inte att de har kontroll.

Du kan hjälpa dem på traven. Ställ öppna frågor så att de fritt kan berätta, utan att uppleva sig styrda:

• Varför bryr du dig om att söka det här jobbet?

• Kan du jämföra ditt senaste jobb med det du söker här?

• Hur ser en typisk arbetsdag ut i ditt liv?

Öppna frågor inleds med ord som hur, varför, beskriv och jämför.

Ställ värderande frågor. Då ber du personen tala om hur den värderar och rankar olika aspekter på tidigare jobb.

Använd tystnaden. Det är mänskligt att vilja fylla ut pauser med ord, men försök dra nytta av ljudlösheten. Den sökande kan behöva en stunds tystnad för att fundera igenom sina svar.

Du är inte psykolog

I medias kändisintervjuer förekommer frågor av kvasipsykologisk karaktär. Det är inget att ta efter, varnar författaren. Frågor som »Vilken är din favoritfärg?« eller »Vilket djur i skogen skulle du vilja vara?« hör inte hemma i rekryteringssammanhang. De är inte jobbrelaterade och du är sannolikt ingen psykolog som skulle kunna få ut något relevant ur svaren, om det nu ens går.

Dessutom är det vanskligt att ge sig ut på egna tolkningar. Det kan leda till helt felaktiga slutsatser.

Var frågvis

Det är ändå genom att fråga som man får veta. Så snart du inte tycker dig få reda på tillräckligt så ställ följdfrågor. Om du inte har bakgrunden kan du inte avgöra om kandidaten agerade rätt eller fel i den beskrivna situationen. Ställ frågor av typen: »Vad låg bakom det du berättar?«

Be kandidaten ge så exakt information som möjligt, fråga efter detaljer, fråga vilket resultat det hela ledde till. Fråga om och om igen, på ett vänligt sätt. Det handlar inte om korsförhör, det handlar om ditt genuina intresse av att hitta rätt person till rätt tjänst.

Gå bakom cv:t

Det är vanligt att man följer kandidatens ansökningsbrev och cv för att ställa frågor under intervjun. Men många jobbsökare formulerar sig på samma sätt oavsett vilket jobb de söker. För att kunna få ut något måste du gå bakom raderna även om orden är väl valda och ger ett fördelaktigt intryck.

Skriv ned egna frågor i förväg. Utgå från ansökningtexten, men lägg den sedan åt sidan när du intervjuar. Pressa extra på otydligheter och luckor i cv:t.

Fundera på om den sökandes bakgrund verkligen matchar det ni letar efter.

Lyssna på hur den sökande talar om sin tidigare arbetsplats och cheferna där. Finns det till exempel något i svaren som tyder på att personen gärna lägger skuld och ansvar på andra eller verkar han självgående?

Lyssna också efter färdigproducerade svar. Ambitiösa jobbsökare kan skaffa sig en terminologi som de tror är den rätta eller till och med öva in svar i förväg.

Bryt om du måste

Det är fullt legitimt att avbryta under anställningssamtalet. Här gäller inte samma etikett som i salongerna. En kandidat som blivit ombedd att berätta om sig själv kanske flyter ut i alltför personliga eller irrelevanta haranger. Då gäller det att sätta stopp och återföra samtalet till det rätta spåret. Gör det i vänlig ton och poängtera att du vill fokusera på kandidatens professionella liv och prestationer som du behöver veta mer om.

Avslöja lirarna

Kandidaten du träffar verkar ha allting. Rätt bakgrund, rätta erfarenheterna, rätta praktiken. Dessutom karisma. Du faller som ett moget äpple.

Även om du tror att du har mött drömkandidaten drar du slutsatser på alldeles för lös grund. När du senare studerar ansökningen mer i detalj slås du av bristerna och slarvet. Det är luckor i jobb-
historien, ofullständig information i cv:t och förklaringar till jobb-
byten som gör dig misstänksam.

Det här är en sökande som försökt spela upp en roll som inte håller. Den typen finns här och där i arbetslivet och de är skickliga på att föra andra bakom ljuset. Se upp för dem. Håll dem på avstånd.

Klädseln inte allt

Visst spelar det roll hur människor klär sig och vilken stil de har. Men det säger inte allt. Killen som kommer i joggingkläder till rekryteringsintervjun är kanske inte oartig rakt igenom. Han har bara inte hunnit hem och byta mellan lunch och mötet med dig. Han älskar sitt jobb och han älskar sin löpning.

Döm honom inte efter klädseln. Bedöm honom efter hans kvalifikationer och jobberfarenheter som du snart inser är nästan oslagbara.

Samtidigt som experterna råder jobbsökare att klä sig propert, finns de som inte ser klädstilen som det avgörande för yrkeslivet.

Vad som passar sig i just det jobb du erbjuder kan ni säkerligen komma överens om. Säljare förväntas var välklädda. En forskare behöver inte komma till jobbet i vit skjorta. Inte en läkare heller. Det handlar om att veta vad som passar sig och när. Som chef kan du hjälpa de villrådiga att välja rätt ur garderoben.

Anteckna alltid

Du har just intervjuat den femte kandidaten för dagen. Du är tom i huvudet. Vem var det du tyckte var så bra? Och vad berättade den där kvinnan från konkurrentföretaget nu igen?

Det är bara att konstatera: Ingen klarar att hålla allt detta i minnet. Du behöver anteckna. Skaffa en stadig anteckningsbok, notera vad du tänker om kandidaten och hur du reagerar. Korta fraser, några ord. Skriv ned både det som är positivt och negativt. Du kan ha ditt eget kodsystem om du inte vill dokumentera känslig information.

Läs av beteendet

Ett högst informellt personlighets-test är att studera hur en jobbsö-kande beter sig i mötet med ser-vicepersonalen på företaget. Hur hälsar personen ifråga på folk i receptionen och på andra anställda?

Hur den sökande beter sig i loka-lerna säger en del om personen är lämplig och passar in i kulturen hos er.

Detsamma gäller om du bjuder en kandidat på lunch på restaurang. Har han mobilen på? Väljer han det dyraste på menyn? Är han nedlåtande mot personalen?

Ta gärna med en medarbetare så att ni är två som gör er en uppfattning av personens beteende.

Testa eller inte testa

För att verkligen bedöma om en kandidat är rätt för jobbet behöver ni gå steget längre och låta personen göra ett rekryteringstest. Det finns ett antal tester på marknaden och det gäller att välja det som bäst svarar mot sökprofilen. Oavsett typ av test är det vissa saker du måste vara uppmärksam på först:

• Har testet hög validitet och reliabilitet? Validitet innebär att det man mäter verkligen är det man ska mäta. Reliabilitet betyder att man mäter på ett tillförlitligt sätt.

• Hur mycket kostar testet? Motsvarar kostnaden vad ni får ut av det?

• Hur mycket tid tar det att administrera testet och att få resultaten? Kommer det att fördröja rekryteringsprocessen?

Minnet är kort

I dagar har du intervjuat sökande till er lediga tjänst. Tänk så många bra kandidater, säger du till HR-chefen. Men den du träffade sist var ändå strået vassare än de andra. Du är övertygad om att ha hittat den rätta.

Men det är inte säkert. Förklaringen är det som på psykologspråk kallas recency-minnet. Det innebär att det man hört eller upplevt sist är det som bäst stannar kvar i minnet.

Kanske spelar ditt minne dig ett spratt och kanske är den sist intervjuade inte alls den toppkandidat du tror. Det är viktigt att inte dra förhastade slutsatser utan gå tillbaka i ansökningarna och anteckningarna och omsorgsfullt ställa kandidaterna mot varandra, om och om igen.

Våga tala lön

Du är nära att komma överens med din drömkandidat. Här är en person med exakt den spetskompetens ditt företag – och många andra – eftertraktar. Bara det att du inte kan svara upp mot denna stjärnas löneanspråk. Det tar bara en dag så har en konkurrent bjudit över dig och därmed är spelet över. Du missade en supermedarbetare. Suck …

Kunde du agerat annorlunda? Ja, du kunde på ett tidigt stadium tagit reda på vad toppkandidaten tjänade och hade som förmåner på sitt gamla jobb. Du kunde tidigt ha frågat om löneanspråken för att börja hos er. Du kunde ha tryckt mer på vad ni erbjuder som inte direkt syns i lönekuvertet, alltså den ekonomiska stabiliteten, renomméet, de förstklassiga produkterna, tryggheten och den marknadsledande positionen.

Du kunde ha frågat din kandidat vad du behövt göra, lägga till eller ändra på, för att få honom att acceptera ditt erbjudande.

Ibland lönar det sig att satsa stort för att få in talangerna som kan föra verksamheten mot nya framgångar.

Ett ärligt svar?

Allra sist ger författaren råd om vad man säger – eller inte säger – till de sökande som inte fick jobbet. Hur uppriktig ska du vara när någon vill veta varför han blev bortvald? Ska du svara att du inte gillade hans personlighet eller den där vitlökslukten han spred omkring sig?

Naturligtvis inte. Svara inte ens att ni tog den som var bäst. Säg i stället att det blev den person som ni bedömde som bättre för just det er organisation behöver just nu.

Ratade kandidater ska bemötas på ett diplomatiskt sätt långt ifrån förolämpningar och råa sanningar. Man vet aldrig, de kan dyka upp igen och vara perfekta för något annat jobb hos er.

Håll rent och odla goda relationer åt alla håll. Det är ett grundtips till chefen som rätteligen placerar rekryteringsfrågan högt på agendan.