”Building a second brain”, Tiago Forte

Hur ofta har du försökt komma ihåg något viktigt och känt det glida dig ur händerna? Du kanske har varit inne i en diskussion och inte fått tag i de fakta som kunde ha stärkt din synpunkt. Eller så får du en lysande idé medan du kör bil och kan för ditt liv inte minnas vad det var när du väl är framme.

I takt med att den tillgängliga informationsmängden växer, blir det vanligare och vanligare med sådana upplevelser. Du kommer till insikten att din hjärna inte kan hantera all information. Skämtsamt tänker du kanske att du skulle behöva en hjärna till – och det är fullt möjligt! En andra hjärna är en plats utanför din kropp, ett verktyg som du litar på där du sparar den information som du behöver återkomma till vid senare tillfällen. Information som du vill reflektera över, inte sällan personlig sådan. Den är ett arkiv över ditt lärande, dina upptäckter, din research – inte bara inför en styrelsedragning eller för att skriva en pm eller en projektbeskrivning, utan för en livstid av utveckling.

Människan har visserligen fört anteckningar över viktiga och intressanta saker sedan hon började skriva, men det är först i vår tidsålder vi har möjlighet att jobba digitalt, vilket ger antecknandet helt nya dimensioner. För det mesta fångar vi information på måfå – vi e-postar oss själva en snabb anteckning, brainstormar några idéer i ett worddokument eller skriver ner några anteckningar om böcker vi läser – men sedan gör vi ingenting med det.

Först när vi sparar all information på samma plats är vi fria att blanda den som vi vill. Detta hjälper oss att upptäcka oväntade samband och mönster i vårt tänkande. Det ger oss också ett ställe att leta på när vi behöver kreativt råmaterial, forskningsresultat eller inspiration.

Genom att jobba med en mjukvara i form av en antecknings-app i mobilen har du det redskap du behöver. Det är hur du jobbar med appen, som leder till en andra hjärna. Författaren rekommenderar här en app som laddas ner eller som redan finns i din mobil. Det kan vara Evernote, Google Keep, Apple Notes, Microsoft One Note, Bear, Notion eller någon annan. Författaren själv använder Evernote. Dessa appar är mer sofistikerade än många tror. Man kan enkelt kopiera över små textstycken och även lagra hyperlänkar, bilder, webbsidor, skärmdumpar, pdf-filer och andra bilagor, som alla sparas permanent och synkroniseras på alla dina enheter.

Med en andra hjärna som stöd kommer du att börja använda digital teknologi, inte som ett medium för att lagra information, utan som ett redskap för att tänka. Som en cykel för sinnet, som ett verktyg för att förbättra dina kognitiva förmågor och öka hastigheten mot dina mål. Tänk på din andra hjärna som världens bästa personliga assistent – pålitlig och konsekvent. Men du behöver såklart känna till allt den kan hjälpa dig med. En andra hjärna är ett strukturerat, digitaliserat system för att enkelt både samla in och organisera material för att därefter kombinera olika delar av detta innehåll. Som lego ungefär, där samma bit kan användas till att bygga många olika saker.

Hur det började

År 2007 var Tiago Forte 22 år gammal. Han studerade företagsekonomi vid San Diego State University i USA och var närmast besatt av datorer. På fritiden jobbade han extra på Apple Store. Detta var också året som Apple lanserade den första Iphonen. Livet var gott och författaren väntade sig inget annat än en ljus framtid. Men så började han känna av spänningar och smärtor i hals och nacke. Till slut var symtomen nästa outhärdliga. Tiago Forte fick svårt att både prata, sjunga och skratta – ja, att kommunicera med andra. 

Ingen läkare – Tiago Forte besökte tolv stycken – kunde hitta orsaken till hans besvär. Till slut gav en neurolog honom ett sista halmstrå, ett piller som vanligtvis används för att behandla schizofreni, för att få smärtan att försvinna. Tiago Forte bestämde sig för att testa. Pillret bedövade hela nervsystemet från hjässan till fotsulorna. Han blev av med smärtorna men till priset av sitt korttidsminne. 

Böcker han läste, konversationer han hade, relationer han inledde – allt försvann ur minnet som om det aldrig hade inträffat. Tiago Forte ställdes inför valet att vara smärtfri eller få tillgång till sitt minne. Av detta fick han följande insikt:

Minnet är allt. Ditt förflutna, dina upplevelser, erfarenheter som formade dig, relationer, the story of your life. Utan dina minnen är du inte längre du, utan någon annan.

Tiago Forte blev uppslukad av att bevara minnena av vad som hänt i hans liv. Han insåg också att om han inte kunde lita på sitt biologiska minne för att få det liv han ville leva, var han tvungen att lära sig att lita till externa supportsystem.

Han upptäckte att det finns ett vetenskapligt område som kallas extended cognition, utvidgad kognition. Det är detta område han har vidareutvecklat till vår digitala tidsålder. Tiago Forte menar att hans erfarenheter under 2000-talet gav honom ett fönster till framtiden, den framtid vi nu lever i och där våra hjärnor inte förmår hålla takten. 

CODE – bygg en andra hjärna steg för steg

Hur ska du då balansera vilket material som är värt att behålla så att du inte sparar för mycket? 

Författaren har byggt ett arbetsflöde i fyra steg för detta. Arbetsflödet följer akronymen CODE och har en början, en mitt och ett slut.

C – Capture. Fånga in. Spara den information som ”resonerar ”med dig, som du känner att du kan ha nytta av längre fram. 

O – Organize. Organisera. Spara informationen på ett strukturerat sätt så att du hittar den när du behöver den. 

D – Distill. Destillera. Korta, markera och summera för att hitta essensen i de anteckningar du sparar. 

E – Express. Uttryck dig. Dela ditt arbete med andra. Själva poängen med en andra hjärna.

CODE uppmuntrar dig inte bara till att lagra information. Med systemet flyttar du dina idéer, projekt och dina mål framåt, från infångande och hela vägen fram till att dela dem, kurerade på ditt sätt. 

Tiago Forte hävdar att originalitet är en myt. Alla idéer kommer någonstans ifrån. Allt vi tänker är en remix av saker som redan kommit upp. Men, poängterar han, kom ihåg att alltid ange källa. Då stjäl du inte folks idéer. Du kommer heller inte att ha några problem att ange dessa källor, eftersom du sparat dem i din andra hjärna och lätt kan hitta dem genom att söka efter dem. Författaren menar att det ögonblick du går tillbaka och letar efter något med hjälp av sökfunktionen är avgörande. Det viktiga är du kommer ihåg ett eller ett par ord från en anteckning – då kan du söka efter den. Detta gör att du inte behöver oroa dig för att organisera på fel sätt. Sökfunktionen hjälper dig nio gånger av tio. Den tionde gången hittar du vad du söker med hjälp av dina mappar och mapphierarkin. 

Enda gången Tiago Forte själv går in och söker i sina anteckningar är när han startar ett projekt: När han fått grönt ljus på en ny hemsida eller när budgeten blivit godkänd. Det är det ideala ögonblicket, poängterar han. I den stunden har han inflytande över vad som ska hända senare eftersom det är då han går in i sin andra hjärna. På detta sätt är han halvklar med projektet redan från start. Han har ju redan sparat anteckningar om hur han vill att hemsidan ska se ut och hur den ska fungera.

Steg 1 – C: Capture. Samla in och spara information

Det första steget i att bygga en andra hjärna är att ”fånga” de idéer och insikter du tycker är värda att spara. Fråga dig själv:

Författaren rekommenderar att du tänker som en kurator, alltså som en person som skapar utställningar. Kuratorn använder sig av befintliga konstverk men presenterar dem i ett sammanhang där helheten blir större än delarna. En kurators tänkesätt är objektivt och reflekterande. På samma sätt behöver du fatta medvetna, strategiska beslut om vilken information du konsumerar. Annars kommer du alltid att vara utlämnad till vad andra vill att du ska se. Det är frestande att slå på mobilen och sjunka in i flödet av information. Mycket av den är användbar och intressant – artiklar skrivna av experter som kan göra oss mer produktiva, tips om träning eller kost eller fascinerande berättelser från hela världen. Men i stället för att låta flödet bestämma vad du ska läsa, tar du kommandot över flödet. När du stöter på uppdateringar av sociala medier, online-artiklar och podd-sändningar under dagens lopp, spara dem i stället för att dyka in i dem direkt. När du väl börjat samla på innehåll kommer du att kunna välja vilka källor du ska konsumera på ett medvetet sätt.

Eftersom du antagligen har mobilen tillgänglig dygnet runt kan du också spara innehåll närhelst du vill. Ta anteckningar/spara innehåll ”on the go” – när du kliver ur duschen, mitt i ett möte, tala in ett röstmemo när du promenerar.

Författaren tar artisten Taylor Swift som exempel på en person som har en kreativ process som bygger på en teknik liknande den med en andra hjärna. Under sin karriär har hon producerat inte mindre än fem dokumentärfilmer om sin kreativa låtskrivar-process. I samtliga dessa filmer syns hon med huvudet begravt i mobilen. Som hon själv säger: ”Jag försvinner in i min mobil för det är där jag har mina anteckningar och det är där jag redigerar dem.” Hon antecknar, läser om och redigerar textsekvenser samt spelar in melodislingor som passerar genom hennes huvud. Hon gör sina anteckningar och kan få tillgång till dem var hon än befinner sig. Hon kan också skicka dem till sitt nätverk av producenter och medarbetare när helst hon vill. För Swift är låtskrivande inte någon diskret syssla som hon enbart kan utföra på särskilda tider eller platser. Hennes antecknande är en spinoff-effekt av det sätt hennes hjärna fungerar, där hon kan hitta nya metaforer och ordföljder vid de mest oväntade tillfällen. Genom att integrera antecknandet med sitt dagliga liv kan hon använda berättelser från sina vardagliga upplevelser och känslor.

Historien om Taylor Swift visar hur även en av världens mest framgångsrika och profilerade kreatörer behöver ett supportsystem för att utvinna det bästa av sin kreativitet.

Steg 2 – O: Organize. Organisera ditt innehåll

Anteckningar ska sparas på ett strukturerat, digitaliserat sätt eftersom vår första hjärna är dålig på att komma ihåg detaljer.

Tiago Forte sparar det infångade materialet i det mappsystem som ingår i hans antecknings-app: Han skapar en mapp, namnger den och fyller den sedan med innehåll – en kombination av texter, bilder, länkar bilagor, filer.

Tiago Forte har 7 000 anteckningar sparade. Sammanlagt har han tagit ungefär två anteckningar om dagen i tio år. De flesta anteckningar är bara 30–50 ord, några få punkter, en mening, en sparad textsekvens, ett citat, några idéer som han fått under ett möte. Det handlar om korta stycken.

Han använder en tjänst som kallas Readwise, och med hjälp av den räcker det med att markera en text i en e-bok för att det markerade avsnittet ska dyka upp i hans anteckningar. Han behöver alltså inte exportera eller synka eftersom det sker automatiskt.

Men en samling mappar eller anteckningsblad blir i längden svåra att ha koll på. Författaren organiserar därför sina anteckningar enligt PARA – en enkel metod som han skapat och som besvarar frågan: Hur organiserar jag mina anteckningar och mappar? Jo, efter viktighetsgrad, som en informationshierarki i fyra steg:

Tiago Forte delar alltså inte in sina anteckningar i ämnen som historia, psykologi, marknadsföring utan i någon av ovan nämnda fyra kategorier.

Steg 3 – D: Distill. Destillera och lyft fram det viktiga

När du har samlat in och organiserat innehållet är det dags att filtrera och destillera ner den stora kvantiteten anteckningar till en liten överblickbar mängd. En mängd som du kan interagera med och enkelt komma tillbaka till.

De flesta som upptäcker digitalt antecknande blir lite ”crazy” och börjar samla och spara allt. Ja, de börjar bunkra information. Men det gäller att ta sig förbi bunkringsstadiet. Hela idén med att bygga en andra hjärna är att du ska bli mer kortfattad, kräsen och selektiv med vad du sparar. När du väl har gjort dina anteckningar i form av sparat material och sådant du skrivit själv är det dags att markera det viktigaste.

Tiago Forte rekommenderar att du maximalt markerar tio procent av den text du sparat. Själv ägnar han den största delen av anteckningstiden åt urval, att välja bort information.

Din tumregel ska vara att spara det som ”resonerar” med dig på en intuitiv nivå. Det handlar om sådant som ansluter till något du bryr dig om, undrar över eller tycker är spännande. Genom att träna dig i att märka när något resonerar med dig på en djupare nivå förbättrar du inte bara din förmåga att se möjligheter, utan också din förståelse för dig själv och hur du arbetar.

När du börjar samla och destillera värdefull kunskap på en bestämd plats, kommer du att börja märka mönster och samband. En artikel du läser om trädgårdsskötsel ger dig en inblick i marknadsföring på nätet. En kommentar från en kund ger dig idén om att skapa en webbsida med kundrekommendationer. Ett visitkort som du sparat från en konferens påminner dig om att följa upp och föreslå ett samarbete.

Du kan avsevärt underlätta och påskynda den här processen genom att koka ner dina anteckningar till praktiska, små sammanfattningar. Det skulle vara nästan omöjligt att granska dina tio sidor med anteckningar om en bok du läste förra året mitt under en kaotisk arbetsdag, till exempel. Men om du bara hade huvudpunkterna i den boken i en trepunktssammanfattning, skulle du snabbt kunna påminna dig själv om vad den innehåller och eventuellt tillämpa den på något du arbetar med.

Steg 4 – E: Express. Uttryck och dela ditt arbete med andra (och dig själv) i framtiden

E:et i CODE står för expression, uttryck, för att kommunicera effektivare. Det viktigaste med detta steg är att du gör någon form av uttryck som blir en lösning på problemet/utmaningen. I Taylor Swifts fall kan detta vara en låttext.

Det finns många fördelar under hela processen med att bygga en andra hjärna: mindre stress, bättre fokus, fler insikter och ökad produktivitet. Men den verkliga vinsten kommer i slutet, när du skapar något av den kunskap du har samlat in och delar den med världen.

Det kan vara frestande att vänta tills allt är ”klart”, tills du har all information du tror att du behöver, och alla källor har dubbelkollats och granskats. Men när du ständigt sammanställer och sparar delar av innehåll, granskar och sammanfattar detta och återvinner informationen till din andra hjärna, kommer du att börja inse att det inte finns något som heter en färdig produkt.

Allt är i förändring, allt är ett pågående arbete, och allt du uttrycker har en ”version 1.0” kopplad till sig. Detta kan vara oerhört stärkande – eftersom ingenting någonsin är slutgiltigt, finns det ingen anledning att vänta med att komma i gång. Du kan publicera en enkel webbplats nu och sakta lägga till ytterligare sidor när du har tid. Du kan publicera ett utkast till blogginlägg nu och göra ändringar senare efter att du har fått feedback. Du kan till och med självpublicera en e-bok i Kindle-butiken, i vetskapen om att alla framtida uppdateringar av manuskriptet synkroniseras trådlöst till alla som köpt boken! Genom att konsekvent dela ditt arbete med andra – oavsett om det är dina medarbetare, kolleger, familjemedlemmar, vänner eller externt på sociala medier – kommer alla möjliga fördelar att börja förverkligas. Du kommer att få kontakt med nya människor som du aldrig hade kunnat föreställa dig skulle bry sig om ditt arbete. Du hittar nya kunder, i vissa fall även när du inte letade efter dem. Andra kommer att reagera på det du uttrycker, kommentera och visa uppskattning (och ibland kritisera). Du kommer att upptäcka att du är en del av en gemenskap som delar dina intressen och värderingar. Att åstadkomma något meningsfullt eller viktigt kräver att man arbetar med andra, och internets otroliga kraft gör att vi nu kan hitta varandra oavsett hur våra intressen ser ut. Du kan skapa magi av ditt material. Det handlar om att överkomma självtvivel och börja tro på dig själv.

Några råd innan du sätter i gång
När din andra hjärna tar fart under de kommande veckorna och månaderna kommer du att börja agera annorlunda. Du kommer inte längre att tänka på saker isolerat, utan som en del av ett nätverk av idéer som alla påverkar varandra. Du kommer att inse att något du lärt dig på jobbet om effektiv kommunikation också gäller din familjesemester. Ett slumpmässigt faktum du läser i en flygplanstidning kommer på något sätt att bli användbart i ett blogginlägg du skriver. En lektion från antikens grekiska historia som du hämtade från en podcast när du satt på bussen hjälper dig att hantera en kris på kontoret. Du kommer att börja tänka i termer av de system och principer som du har samlat på dig genom din sammanfattning och granskning, och se dem överallt.

Ditt sinne kommer att börja arbeta annorlunda och lära sig att lita på din andra hjärna för att samla referenser och material långt utöver vad den första hjärnan kan komma ihåg på egen hand. Du kommer att börja se ditt antecknande som en integrerad helhet som du faktiskt kan forma och navigera efter i en riktning som du själv väljer. Du kommer att vara mer objektiv och obunden, för om någon enskild idé inte fungerar vet du att du har en enorm mängd andra idéer som är redo att sättas i verket.

Med tiden kommer du att inse att du har nytta av allt du lär dig och upplever. Du kan, tack vare din andra hjärna, se den underliggande strukturen i ditt liv: Varför du gör saker, vad du verkligen vill, vad som verkligen är viktigt och vad som inte är det. Din andra hjärna blir som en spegel som reflekterar den person du tror att du är, den du vill vara och den du skulle kunna bli. Eftersom du vet hur man fångar in och använder vad som helst, blir varje upplevelse du har en möjlighet att lära dig ännu mer och en möjlighet att växa.

När denna självförståelse börjar gry kommer du att inse att du redan har allt du behöver för att komma i gång. Du kommer att kombinera idéer, forma nya perspektiv, nya teorier och nya strategier. Reflektioner om samhället, om konst, om psykologi, om andlighet, om teknik blandas och genererar idéer som du aldrig medvetet har tänkt tidigare. Du kommer att bli överrumplad av skönheten och styrkan i det som dyker upp ur dina anteckningar.

Det bästa är att detta inte stannar i ditt huvud. Andra börjar märka att du sitter på en ovanligt stor mängd kunskap som du plockar fram med ett ögonblicks varsel. De kommer att beundra ditt fantastiska minne, men vad de inte vet är att du aldrig försöker komma ihåg något. De hänförs också av din otroliga självdisciplin och ditt engagemang för att utveckla idéer över tid, utan att veta att du har skapat ett system där insikter och kopplingar uppstår organiskt. De kommer att bli imponerade av din förmåga att producera så mycket kreativt material, men de anar inte att du aldrig låser in dig själv i ett rum för att arbeta fram idéerna. Du låter bara dina projekt puttra tills de är klara.

Svaren finns redan – och väntar på dig
Hur gick det då med Tiago Fortes hälsoproblem? Jo, han nådde till slut en punkt när han insåg att han behövde ta kommandot över sitt medicinska tillstånd. Fram till dess hade han trott att någon annan, till exempel en läkare, skulle kunna rädda honom.

Han begärde ut sina journaler och insåg att problemen var funktionella, snarare än medicinska. Han behövde helt enkelt ta hand om sig bättre. Det ledde till att han skapade en uppsättning goda vanor för att sköta sin hälsa. Pillren som raderade hans korttidsminne slutade han med. Genom att han tog bättre hand om sin kropp försvann så småningom symtomen. Han menar att alla svar fanns i journalen. Det som krävdes var att han själv tog ägarskapet över dem enligt principen: ta in, förändra, organisera, prioritera och skrid till verket.

Till dig som läsare säger Tiago Forte att svaren på dina egna mål, utmaningar, problem, situationer kanske redan finns i din journal eller i ditt huvud, eller i din familj, bland dina kolleger eller medarbetare eller din egen chef eller på nätet. Dessa svar bara väntar på dig att vilja ta in dem. Fånga dem, organisera dem, destillera dem och uttryck dem. Det är så du använder din andra hjärna.