Så skapar du kontoret alla vill gå till
Annonssamarbete: humlegården
Under pandemin vande sig medarbetare vid hemmakontorets smidiga vardagsliv, trygga kaffedoft från favoritkoppen och kanske en hund som låg och värmde vid benen. Upplevelsen gav mersmak för många och vred upp kravbilden på våra kontorsmiljöer. Idag förväntar sig medarbetare och kandidater mer.
”För 15 år sen skulle kontoret bara vara kontoret. Pandemin blev en katalysator för en utveckling som växt fram de senaste åren, som handlar om att vi fått en ökad förståelse för hur viktigt välmående, trivsel och harmoni är även på kontoret, säger Fredrik Lantz, fastighets- och uthyrningschef på Humlegården Fastigheter.
Fredrik Lantz tror att nyckeln till ett populärt kontor är att tänka holistiskt.
Hur kan du som chef lyckas med att skapa en kontorsmiljö som möter de högre kraven på dynamiskt arbetsliv med ett trivsamt, flexibelt och inbjudande kontor?
”Kontoret är högt på agendan i alla verksamheter numera och det är viktigt att man sätter en tydlig strategi. Det är mycket som behöver samspela och där man som chef verkligen behöver ställa sig frågan ”vad ska vi ha kontoret till” och ”vilka uppgifter löser vi här och vad löser vi hemma?”, säger Fredrik Lantz.
Flexibilitet och funktion efterfrågas
Estetik i all ära, men när det kommer till trivsamma kontor som på riktigt attraherar kandidater och får medarbetare att blomstra – är flexibilitet och funktion centralt. I mötet med företag och organisationer som letar efter nya lokaler berättar Fredrik att högst upp på önskelistan står möjligheten att snabbt kunna byta miljö. Kontoret måste erbjuda en varierad arbetsmiljö med alla de funktioner man behöver, som stöttar både arbetssätt och kultur.
”Att ha bra zoner för socialisering önskas givetvis, kontoret är en viktig mötesplats, men det medarbetare verkligen vill är att kunna röra sig sömlöst mellan att utföra sina egna individuella uppgifter som kräver fokus och miljöer för kreativt tillsammansarbete. De vill kunna röra sig snabbt mellan digitala och fysiska möten eller social samvaro och enskilt fokusarbete, säger Fredrik Lantz.”
I strävan efter att skapa ett kontor som tilltalar även kommande generationer är Fredrik Lantz tips att öka kontrastvärdet – med både sociala miljöer som verkligen ”bjuder upp till dans” och mer tysta ”bibliotekszoner”.
När allt kommer till kritan letar många bolag efter den där x-faktorn som gör att miljön rimmar med företagets identitet.
”Alla vill ha rätt atmosfär där man känner innovationskraften och framåtandan. Dessutom känner många ledare att det är svårt att leda på distans, då finns det mycket att vinna på att skapa ett kontor som medarbetarna gärna går till”, säger Fredrik Lantz.
5 steg på vägen mot ert nya kontor
1. Analysera era behov. Hur interagerar medarbetare med varandra? Hur många kommer att vara på kontoret samtidigt? Har ni tillräckligt med ytor för fokuserat individuellt arbete, för arbete i grupp och sociala ytor? Fundera över den sociala miljön (kultur och arbetssätt), den digitala miljön (IT och teknik) som integreras i den fysiska miljön.
2. Sätt upp visionen. Vad är det vi vill ha för effekt i framtiden? Sätt upp en vision som rimmar med er affärsplan, med lokaler som har rätt dimensioner för det ni vill utföra. Våga utmana normer och arbetssätt.Intervjua medarbetarna om vad som skaver i nuläget och vad som funkar bra.
3. Fatta ett beslut om exakt vad ni ska göra. Nu tar ni beslut om en väg framåt. Presenterar beslutet på till exempel ett frukostmöte. Här är det viktigt att ni förklarar grunden till varför ni fattat besluten, då har den individuella medarbetaren en förståelse för valen även om personen inte håller med om allt.
4 Genomförandefasen. Nu skrider ni till verket. Research av lokaler, skapa en referensgrupp och ta med medarbetare för att inspektera. Ha en nära dialog med fastighetsägaren som kan guida er i de viktigaste frågorna och gör slutligen ett val.
5. Se till framtiden. Omvärlden förändras ständigt, med teknikutveckling, trender och ledarskapsfilosofier. Så se till att ert val innebär en flexibilitet och att ni inte har låst er för mycket. Att titta på kontorslösningar med delade utrymmen kan bidra till en mer dynamisk kontorsmiljö.
