Så gör chefen kontoret till en motor för framgång

I dag möts fem generationer, med olika vanor och förväntningar, på en och samma arbetsplats – dessutom i kombination med hybridarbete. En utmaning som får många chefer att svettas.

”Kontoret ska vara attraktivt, effektivt och hållbart. Det kräver mer än snygg inredning och bekväma möbler. Det är avgörande att tänka till från början och utforma miljöer som stödjer verksamhetens behov och arbetssätt”, säger Henrik Axell, Head of Workplace Strategy på Kinnarps, en av Europas största helhetsleverantörer av inredningslösningar och arbetsplatsdesign. 

Henrik Axell arbetar med förändringsledning och behovsanalyser och har tillsammans med sitt team genomfört över 500 arbetsplatsanalyser. Han beskriver fyra vanliga fallgropar chefer ofta hamnar i. Men med en grundlig analys kan de undvikas och kontoret bli en konkurrensfördel.

Fallgrop 1: Du är ivrig och går på känsla
Inredning är kul – man vill bli klar och går direkt på lösningen. Mer färg, öppet kontorslandskap och fler stora mötesrum – och så var renoveringen i gång innan medarbetarna hann blinka.

”En vanlig fallgrop är att man gissar sig fram utan att kartlägga de verkliga behoven. Man tror att det behövs fler stora mötesrum, men när allt är klart kanske det visar sig att det var fler skrivbordsplatser i rum för enskilt högfokusarbete och större sociala ytor som faktiskt behövdes”, säger Henrik Axell.

Lösning: Designa utifrån fakta
Gör en noggrann behovsanalys och engagera medarbetarna. Börja med ledningen: konkretisera målbild och vision och sätt tydliga ramverk, kring exempelvis budget, arbetssätt och tillgänglig yta. Involvera sedan medarbetarna på ett strukturerat sätt.

”Analysen blir som en kompass för förändringen. Den lägger grunden för vilken lösning som bäst kommer att stötta verksamhetens behov och arbetssätt. Ibland finns en oro för att det tar tid och resurser, men en grundlig analys gynnar sig alltid i längden.”

Fallgrop 2: Du glömmer helhetsergonomin
En bra stol och ett höj- och sänkbart bord är viktiga, men de räcker inte för att skapa välmående och resultat. Allt för ofta stannar fokus vid sittergonomi, när faktorer som exempelvis arbetsflöden, ljus, ljudmiljö och minskade distraktioner också spelar stor roll för hur vi mår och fungerar varje dag.

”Stillasittande är en av våra största hälsoutmaningar, och därför behöver kontoret utformas för att uppmuntra till rörelse, samtidigt som man har tillgång till olika miljöer beroende på arbetsuppgift och fokusgrad. Det är samspelet mellan alla delar som gör skillnaden – helheten är avgörande för både trivsel och prestation.”

Lösning: Designa för välmående
Utforma ett kontor som främjar hälsa och minskar stress. Se till att det finns rätt typ och antal av de miljöer som stöttar verksamhetens arbetssätt. Tänk igenom layouten och inredningslösningen så att den uppmuntrar till rörelse, minimerar negativa distraktioner och främjar social interaktion. Rätt balans kan bidra till minskad sjukfrånvaro och högre engagemang.

”I grunden är det enkelt, när människor mår bra presterar de också bra. Det är samspelet mellan alla delar – fysiskt, organisatoriskt och socialt – i en arbetsmiljö som gör skillnaden”, säger Henrik Axell.

Fallgrop 3: Du underskattar behovet av högfokus
En vanlig fallgrop är att chefen fokuserar på stämning och gemenskap men glömmer bort ytor för högfokus. Hybridarbetet förstärker problemet, en av de vanligaste orsakerna till att medarbetare jobbar hemifrån är att få arbetsro.  

”Kontoret måste utformas för att stötta alla typer av arbetsuppgifter, så att det tillför ett tydligt värde för medarbetarna. Det får aldrig bli en plats som varken gör från eller till, och heller aldrig står i vägen för produktivitet, gemenskap eller välmående.”

Lösning: Designa för produktivitet
Skapa miljöer som stödjer verksamhetens arbetssätt och de arbetsuppgifter som sker på kontoret. Dela in kontoret i zoner för olika fokusgrad, använd ytan flexibelt med modulära inredningslösningar och planera för hybridmöten.

”Gå tillbaka till analysen. Se vad resultatrapporten visar i form av typ och antal av miljöer som verksamheten behöver för att uppnå sin vision och sina mål”, säger Henrik Axell.

Fallgrop 4: Du saknar en strategi för hybridarbete
Ett nytt och fräscht kontor med alla förutsättningar. Men två av fem dagar är bara enstaka personer på plats, resten jobbar hemifrån. Vilka dagar det är fullt och vilka som ekar tomt varierar – det finns ingen tydlig struktur.

”Det kan skada gemenskapen. Anledningen till att många åker till kontoret är för att träffa kollegor. Att då mötas av ett tomt kontor där man får leta efter dem som är på plats blir inte bra.”

Lösning: Designa för gemenskap
Låt kontoret bli en arena för kultur, tillhörighet och samarbete. Skapa förutsättningar för en arbetsmiljö där människor trivs och vill vara – och koordinera medarbetarnas kontorsdagar. Då säkerställer man att de träffar sina kollegor de dagar de är inne och att det inte blir trångt på arbetsplatsen. Att mötas fysiskt främjar innovation, problemlösning och gemenskap, viktiga faktorer för att driva resultat och framgång.

”Trenden är tydlig – allt fler chefer inser vikten av att ha sin personal på plats. Kontoret behöver vara en attraktiv mötesplats som lockar och engagerar. Och allt börjar med entrén. Den är det första som möter både medarbetare och besökare, och den sätter tonen för hela upplevelsen. En genomtänkt entré kan signalera öppenhet, professionalism och välkomnande – och bidra till stolthet och tillhörighet hos personalen.”