Kickoffen – viktigare än någonsin

Efter pandemin har arbetssätten förändrats och kickoffen blivit viktigare än någonsin. Många chefer gör misstaget att släppa kontrollen när planeringen drar i gång. Men då riskerar glappet mellan chefen och arrangemangsgruppen bli för stort och resultatet av kickoffen blir något helt annat än planerat. Som chef behöver du vara en medveten beställare och inte bara den som delegerar ut ansvaret och godkänner fakturorna.

Anna Bauer är vd på Scandinavian XPO med lång erfarenhet av eventbranschen. Genom åren har hon arrangerat kickoffer för några av Sveriges största företag.

Här är hennes tre bästa tips till chefen som vill skapa en kickoff som stärker organisationen och blir mycket mer än bara en dyr upplevelse.

1. Tydligt syfte och mål

För att skapa en kickoff som medarbetarna uppskattar – och som du som chef ser värdet av – behöver ledningsgruppen tidigt enas om varför kickoffen genomförs och vilken effekt som ska uppnås. 

”När chefen inte sätter riktningen gör någon annan det. Ofta lämnas kickoffen helt över till en projektgrupp, och då finns en risk att utfallet blir en kväll med underhållning i stället för en kickoff som stärker gemenskapen”, säger Anna Bauer. 

En lyckad kickoff pågår inte bara under ett dygn.

Ledningsgruppen behöver tidigt fråga sig vilket avtryck kickoffen ska göra i organisationen, både före och efter det utsatta datumet. Genom att från början sätta tydliga mål och ett gemensamt syfte kan projektgruppen involveras, ansvar delegeras och medarbetarna engageras. Det blir även ett sätt att främja kulturen på kontoret tidigt i processen. 

”Chefen måste fundera över drömscenariot och delegera ansvar utifrån det. Se kickoffen som en del av företagets employer branding. Genom att involvera medarbetarna tidigt skapas förväntningar och engagemang. Det kan vara en så enkel sak som att varje enhet får lägga in fem låtar i en gemensam Spotifylista.”

2. Budget och planering visar riktning  

Ett steg som kan kännas självklart, men där många chefer ändå slarvar, handlar om pengar. Anna Bauer förklarar att det inte räcker att bestämma en totalsumma som ska läggas på kickoffen. Det behöver vara mer genomarbetat.

”En totalbudget i sig räcker inte. Utan en tydlig projektplan är det lätt att fokusera fel och till exempel boka en stor artist för att det ’bara’ kostar 300 kronor per deltagare, samtidigt som budgeten för boende och mat inte håller”, säger Anna Bauer.

Lokalhyra, teknik, underhållning, mat, dryck och säkerhet – listan är lång. För en ovan beställare är det lätt att börja i fel ände. Genom att vara tydlig i budgetarbetet får chefen maximal effekt per investerad krona. Det visar också vad du som chef prioriterar och vad som är viktigt med kickoffen. Som medveten beställare gäller det att se till helheten, både det som syns och det arbete som sker bakom kulisserna.

”Det handlar om att vara realistisk. Det går inte att boka en känd föreläsare om budgeten är för stram. Gå tillbaka till steg ett, mål och syfte, och fundera över vad som faktiskt ska prioriteras. Jag har varit med om företag som har gått över budget så mycket att det påverkat företaget i flera år.”

3. Säkerhet är också kultur 

Alla medarbetare på samma plats, vid samma tidpunkt. Att gå igenom yttre risker inför kickoffen är ett ledningsansvar som alltför många chefer förbiser. Säkerhet är inget som löser sig på plats.

”Många tänker inte på säkerheten förrän något faktiskt går snett. Gör en riskanalys tidigt i processen och ta hjälp om det behövs. Hyrs en lokal in ska du som chef alltid fråga hur säkerhetsrutinerna ser ut”, säger Anna Bauer.

Men säkerhet handlar inte bara om vad som sker på plats, utan också hur kickoffen kommuniceras i förväg och vilka förväntningar som sätts. Man ska inte behöva gå på kickoff med magont för att det kommer att serveras för mycket alkohol eller för att förväntningarna är otydliga. Finns det exempelvis ett tema och vad signalerar det i så fall? En kickoff med festivaltema signalerar något helt annat än en kickoff med galatema. 

”Alla företag ser olika ut. Som chef behöver man ta hänsyn till vilka som arbetar i organisationen. Är det många unga medarbetare som gärna festar, eller ett mer blandat team där sammanhållningen inte är självklar? Fundera över vilket beteende kickoffen riskerar att trigga och vad du i stället vill dämpa eller förstärka.” 

Hur en kickoff planeras och vilka risker som tas sänder ut signaler till medarbetarna. Otydliga ansvarsområden och hög alkoholkonsumtion kan skada tilliten till dig som chef och i det långa loppet skada företaget mer än göra nytta.