Hjälp hjärnan jobba smartare i 3 steg

Optimera, prestera och vara tillgänglig helst hela tiden. Kraven är höga och som chef är det lätt att känna att man inte räcker till. En hållbar arbetsmiljö handlar inte bara om stöd från sin chef, bra samverkan med kollegor och en säker arbetsplats. Det finns också en kognitiv arbetsmiljö – hjärnans miljö. Rebecca Barahona är legitimerad psykolog och stöttar dagligen hur man som chef och företag kan skapa optimala förutsättningar för att hjärnan ska orka. Hon beskriver att hjärnan har en budget – där energin är valutan. Om du gör av med allt på en gång står du snart där utan något kvar, varken för jobbet eller privatlivet.

”Det handlar om att förstå hur hjärnan fungerar och hur man minskar onödig belastning. Ett vanligt missförstånd är att det är svåra uppgifter som tröttar ut oss, men så är det inte nödvändigtvis,” säger Rebecca Barahona.

För att som chef lyckas skapa en hjärnvänlig arbetsmiljö delar hon upp arbetet i tre steg. 

1. Städa i hjärnans arbetsmiljö   

Ett sms, en snabb fråga och en ny mötesinbjudan. Vi människor är skapade för att reagera på plötsliga ljud, rörelser och signaler, det är ren överlevnadsbiologi. En arbetsdag kan vara full av onödiga intryck och första steget mot en hjärnvänlig miljö är att städa bort det som stör.

”Man kan tänka att en notis inte skadar, men varje notis kostar. Även om du inte aktivt klickar på den så stör den koncentrationen och hjärnan måste sortera, byta fokus och sedan hitta tillbaka.”

Sätt tydliga riktlinjer för hur och var ni kommunicerar, vad som är okej och inte. Behöver man alltid vara grön och tillgänglig på exempelvis Teams för att visa att man jobbar eller kan trygghet skapas i att fokus också är arbete?

”Stäm av med medarbetarna kring när man förväntas vara tillgänglig och i vilket forum. Ett exempel kan vara att akuta ärenden kan gå via sms, allt annat i chattforumet eller på mejl. Enkla saker som minskar stressen markant.”

Och det gäller även dig som chef – att vara tillgänglig dygnet runt är omöjligt. Fundera på vilka förväntningar du har på dig själv och skapa en gemensam struktur för tillgänglighet.

2. Tydlighet – hjärnans bästa vän

Överblickbara och förutsägbara uppgifter är hjärnans stora favorit. Nästa steg handlar om att minska antalet beslut, så att energin, din hjärn-budget, används smart och till rätt saker. Ju mer information och nya intryck hjärnan måste hantera desto dyrare blir det. Tydlighet hjälper till att sålla och fokusera på rätt saker. Tänk att hjärnan är ett skrivbord – fullt av saker. För att kunna börja med uppgiften behöver du hitta rätt saker. 

”Hjärnan älskar tydlighet. Som chef har du ansvar att skapa struktur och anpassa efter varje individs erfarenhet och förmåga. Hjälp till att prioritera, definiera deadlines och förklara varför uppgiften är viktig.”

Tydlighet är särskilt viktigt för nya medarbetare och juniora personer. En erfaren person kan snabbt sortera bort det som inte är relevant, men för en ny person krävs det betydligt mer tid och energi att sålla och plocka ut det som är viktigt på skrivbordet. 

”Saknas struktur ökar risken för misstag och stress, både för chefer och medarbetare. Det är att slösa med hjärnans energi,” säger Rebecca.

3. Pausa och variera 

Hjärnan är en begränsad resurs. Det sista steget handlar om återhämtning. De funktioner som används på jobbet; fokus, minne och beslutsförmåga, är också de mest energikrävande.

”Det är dyrt för hjärnan att koncentrera sig. Om vi kör slut på hjärnan börjar den tänka kortsiktigt, det blir svårare att sortera information och det är lätt att ta impulsiva beslut.”

Att pausa behöver inte bara betyda att ta en kaffe eller promenad, det handlar också mycket om variation. Växla mellan tunga analysuppgifter, möten och enklare rutinjobb.

”Jag brukar säga till chefer som har kalendern fullbokad att det är bra att boka in lite ”gå-åt-helvete-tid”. Med det menar jag att man lägger en lucka mellan mötena så att det finns luft om något inte går som planerat. Det skapar förutsättningar för att agera på intention i stället för impulsivt.”

En hjärnvänlig arbetsmiljö är en miljö som är ”billig” för hjärnan – med tid för fokus, få störningsmoment och tydliga ramar. En balans mellan nytt och mer utmanande, tråkigt och roligt. När den kognitiva arbetsmiljön fungerar och hjärnan får rätt förutsättningar blir både du som chef och medarbetarna mer effektiva och hållbara över tid.