Från bromskloss till motor – så vänder chefen mötestrenden

Det finns få saker i en organisation som tar så mycket tid eller skapar så mycket frustration som möten. Otydliga presentationer, långa dragningar och möten utan riktning kostar energi och engagemang. Som chef behöver du skapa rätt förutsättningar för att frigöra både potential och drivkraft. Erik Dahlkvist är kommunikationskonsult och expert på presentationsteknik. Han har i mer än 20 år hjälpt och stöttat företag i att utveckla och göra möteskulturen mer engagerande och effektiv.  

– Det finns undersökningar som visar att bara 40 procent av mötestiden är produktiv. Det betyder att vi samlar människor och slösar bort 60 procent av tiden när vi bjuder in till möte. Det kan ju inte finnas någon chef som tycker att det känns som ett vinnande koncept, säger Erik Dahlkvist, grundare och vd på Hilmatell.

Problem: Ingen äger mötesfrågan
Titlarna blir fler och fler och längre och längre. Men en titel som Erik Dahlkvist efterfrågar är mötesansvarig. Vem ser egentligen till att mötena är produktiva för alla som deltar och att förutsättningarna finns för både personen som håller i mötet och för dem som lyssnar?

– Har du som chef inte tydligt fördelat det ansvaret är det ditt. Det är du som behöver sätta riktlinjer och skapa förutsättningar så att den som håller i mötet kan göra det på ett sätt som gör att lyssnarna förstår och går därifrån motiverade.

En vanlig fallgrop är att chefen tänker att möteskulturen är en HR-fråga, att alla ska komma till tals och att stämningen och tonen ska vara god. Men möteskulturen är ingen trivselfråga – det är en strategisk ledarskapsfråga som handlar om tid och resurser och i slutändan resultat.

Lösning: Ta ägandeskap eller fördela ansvar
Att som chef förstå behovet och värdet av att ta ansvar för möteskulturen, och att det faktiskt är en ledarskapsfråga, är ett första steg. Det handlar om att skapa meningsfull och produktiv tid, där varje individ känner sig sedd, hörd och förstådd. Att sätta riktlinjer och metoder som är tydliga och användbara för alla. 

– Målet ska vara att alla som deltar på mötet ska gå därifrån lite klokare, med känslan av att kunskapen som delats har landat och hjälpt gruppen framåt. Det är så drivkraft skapas, säger Erik Dahlkvist.

Problem: Möten saknar mål och mening
Kalendern fylls snabbt av mötesinbjudningar, oavsett vilken nivå eller avdelning man jobbar på. Hur många gånger har man inte hört att dagen har gått i ett och att man sprungit från möte till möte? Många möten kallas in på rutin och vana mer än av faktiskt behov.

– Personen som bjuder in till mötet ansvarar för att tiden blir meningsfull för dem som deltar. Det är något som inte alla förstår och här behöver chefen sätta riktlinjer och skapa förutsättningar för att det ska fungera.

När mötesinbjudningar skickas ut utan mål och mening slösar vi produktiv tid. Chefens uppgift är att säkerställa att möteskvaliteten höjs – många gånger hade det räckt att skicka ett mejl.

Lösning: Kräv tydligt syfte i varje kalenderinbjudan
För att undvika att tio personer sitter i ett rum där hälften inte vet sin roll behöver chefen ställa krav redan innan mötet äger rum. En grundprincip kan vara att ingen kallelse skickas ut utan att syfte och mål framgår.

– Vi behöver alltid ha det formulerat innan vi går in i mötesrummet. Då kan de som blir inbjudna tacka ja eller nej beroende på om de ser behov eller funktion av att delta. Det går inte att tacka ja för trevlighetens skull – vi måste värna om varandras arbetstid.

Som chef behöver du se över vilka program mötesinbjudningar skickas ut i. Genom att sätta tydliga riktlinjer och ha ett enkelt och enhetligt system skapar du förutsättningar för att mötena ska bli produktiva, för alla.

Problem: Kunskapen når inte ut i organisationen
Rekrytera rätt person med rätt kompetens och erfarenhet. Det läggs otroligt mycket tid på rekrytering men frågan är vad all kompetens tar vägen när personen väl är på plats.

– Människor är den viktigaste resursen företag har och det är en stor utmaning hos många chefer att säkerställa att kunskapen når ut och delas med resten av teamet på ett sätt där alla förstår.

Ett vanligt mönster är också att den som håller i mötet ”passar på” att informera om lite fler saker när alla ändå är samlade. Resultatet blir att budskapet spretar, ingen del får riktig tyngd och lyssnarna går därifrån utan att veta vad de ska göra av informationen.

Lösning: Ge rätt förutsättningar och underlag 
Genom att skapa rätt förutsättningar för kompetensdelning kan chefen bygga en möteskultur som är produktiv för alla inblandade. Det handlar om att hitta den röda tråden i berättandet. Engagemang skapas när budskapet förmedlas på ett sätt som väcker nyfikenhet och intresse, och där deltagarna känner sig delaktiga och sedda. 

– Det finns en mängd olika sätt att kommunicera på så att andra vill lyssna och förstå. Det behövs inte fler slides, bara rätt berättarstöd så att medarbetarna känner sig trygga i att dela sin kunskap på ett lättillgängligt sätt som väcker intresse.

När möten blir en plats där kunskap faktiskt når fram, frigörs både tid, drivkraft och resultat. Och det är då möteskulturen slutar vara en bromskloss – och i stället blir en motor för företagets framgång.

Vill du ha hjälp att komma i gång och skapa möten som engagerar och skapar drivkraft?
Hilmatell är en digital plattform som guidar dig steg för steg genom tydliga presentationer och möten med mål, mening och riktning.