Fast i toleransfällan? Så tar du dig ur den

Många gånger har du som intention att göra rätt men tvekar inför att agera när en medarbetare har hård ton eller är dålig på att samarbeta och skjuter i stället på problemet. Det där svåra samtalet får vänta en vecka till. Charlotte Valleskog, chefspsykolog på Feelgood, ser ett växande behov av stöd till chefer som hamnar i den så kallade toleransfällan.

– Det är svårt och komplext att jobba med människor och många chefer stoppar huvudet i sanden för länge på grund av osäkerhet. Känner du dig osäker, sök stöd och hjälp direkt, säger hon.

Charlotte Valleskog ger tre exempel på vanligt förekommande situationer där du som chef hamnat i toleransfällan, och ger sina experttips på hur situationen kan lösas.

SITUATION 1: Oenighet i teamet
Maria har ett beteende som skapar irritation hos medarbetarna i teamet och ingen vill samarbeta med henne. Du som chef har tagit upp problemet med Maria men hon håller inte med om kritiken och beskriver situationerna helt annorlunda.

Toleransfällan:
Det är svårt att komma vidare i dialogen med Maria eftersom diskussionerna fastnar i vad som har hänt och inte. Ni kommer inte överens om någon konkret åtgärd och beteendet fortsätter.

– Här är det lätt att man fastnar i diskussionen om Maria har sagt A eller B, du som chef känner inte att du har tillräckligt med bevis och resultatet blir att du fastnar och tolererar beteendet.

Expertens lösning:
I stället för att fokusera på vad som har hänt, lägg fokus på hur du som chef vill att Maria ska agera. Blicka framåt i stället för bakåt.

– Även här, ge tydliga exempel på aktuella situationer. Följ upp och ge löpande feedback kring om beteendet matchar de förväntningar ni satt upp tillsammans.

Ytterligare ett tips från Charlotte Valleskog är att i grupp skapa normer kring hur medarbetarna förväntas bemöta varandra. Ett tydligt ramverk att luta sig tillbaka på.

– Det skapar både trygghet och tydlighet på arbetsplatsen. Alla vet vad som gäller och det blir enklare att påtala om någon upplevs gå utanför normerna.

SITUATION 2: Anpassning vid NPF

Jasmine har autism och svårt för sociala koder. Medarbetare och kunder har klagat på hennes ton och sätt att bemöta människor.

Toleransfällan:
Du som chef vill visa förståelse för Jasmines diagnos, är mån om att hon ska trivas och att arbetsplatsen ska vara inkluderande. Det finns en osäkerhet kring vilka krav du kan ställa på en medarbetare med NPF och var gränsen för anpassning går.

– När du blundar för ett sådant här problem signalerar du till de medarbetare och kunder som har tagit upp det att du accepterar beteendet, säger Charlotte Valleskog.

Expertens lösning:
Ge Jasmine feedback på ett respektfullt sätt och med förståelse för att diagnosen kan vara en förklaring till varför det ibland blir fel. I samtalet är det viktigt att ställa frågor till Jasmine för att förstå hur hon tolkar situationerna.

– Målet med samtalet är att tillsammans identifiera vilket stöd Jasmine behöver för att bättre förstå och leva upp till de normer som finns på arbetsplatsen. Att göra en tydlig plan framåt och var noggrann med att följa upp.

Viktigt att komma ihåg är att en person med en NPF-diagnos som autism ofta vill ha tydlig feedback. Ge exempel, både på situationer där Jasmine har haft en hård ton, men också tydliga exempel på hur hon skulle kunna agera på ett annat sätt.

SITUATION 3: Kränkande beteende

I förtroende för chefen berättar Henrik att han upplever kränkande beteenden från en kollega. Henrik vill inte att det ska framgå att det är han som tagit upp problemet av rädsla för kollegans reaktion.

Toleransfällan:
Du som chef blir osäker på hur du ska agera eftersom du inte vill svika eller blotta Henrik, som har öppnat upp sig i förtroende. Du hamnar i ett dilemma, blir bakbunden i ditt agerande och låter därför situationen passera.

– Det här är en mycket allvarlig situation, som tyvärr är alltför vanlig. Som chef ska du aldrig lova att hålla allvarliga uppgifter om enskilda medarbetares beteende anonyma – det är jätteviktigt.

Expertens lösning:
Första steget är att förklara för Henrik att allvarliga frågor som kränkande särbehandling inte kan hanteras i förtroende. Undersök i stället vad Henrik behöver för stöd för att känna sig trygg så att problemet kan lyftas med kollegan.

– Fråga vad det är som oroar mest och ge förslag på åtgärder som kan lugna Henrik. Det kan vara att jobba hemma den dag problemet ska tas upp eller att se till att Henrik inte hamnar i samma arbetsgrupp som kollegan den närmaste tiden tills situationen är utredd.

Som chef behöver du sedan sätta dig ner med Henriks kollega i lugn och ro för ett samtal.

– Här handlar det om att vara väldigt tydlig och konkret kring situationen och hur den upplevs. Lägg lika stor vikt vid att göra den andra kollegan trygg i att berätta om sitt perspektiv.

Genom att agera tidigt sparar du både tid och energi. Känns det övermäktigt – ta stöd av hr eller extern hjälp, exempelvis en psykolog eller organisationskonsult hos din företagshälsa. Att ignorera problematiken riskerar annars att skapa större problem än nödvändigt.