”Dansa på deadline”, Rozental och Wennersten

Det skulle aldrig hända mer. Men nu sitter du ändå här. Igen. Du har skjutit upp och skjutit upp. Nu finns det ingen återvändo. Deadline kommer rusande mot dig som ett skenande tåg.

Bara en enda sak återstår. Att sätta i gång. Så du lägger allt fokus på att bli klar. Omvärlden stängs ute, alla sinnen skärps, kreativiteten flödar, det känns som att du svävar fram.

Det är just den känslan som givit namn åt Alexander Rozentals och Lina Wennerstens bok ”Dansa på deadline”.

”Priset, veckorna av vånda och tvångsmässig flykt, glöms bort i euforin över att lyckas mot alla odds”, skriver de.

Den som dansar på deadline är prokrastinerare, alltså någon som hänger sig åt att skjuta upp saker. Ordet prokrastinering är hämtat från engelskans procrastination som i sin tur härstammar från latinets pro crastinus (till morgondagen).

Det här uppskjutandet är inte bara något som råkar hända. Prokrastineraren låter med flit en uppgift vänta till senare, trots vetskapen om att det kan få negativa konsekvenser, från psykiskt lidande till dålig ekonomi.

För vi tycker ju så mycket om att dansa på deadline.

Ja, vi kan våga oss på att säga ”vi”. För prokrastinerarna utgör nästan en folkrörelse. Under 1970-talet ansåg sig ungefär 5 procent av deltagarna i en amerikansk studie ha betydande problem med prokrastinering. I dag är motsvarande siffra mellan 15 och 20 procent.

Mycket tyder på att det ser ungefär likadant ut i Sverige.

Därför prokrastinerar vi

Varför gör vi det då? Varför prokrastinerar så många? Det finns flera orsaker, menar författarna.

Kraven är högre, både hos utbildningar och arbetsgivare, på att vi ska kunna strukturera vårt arbete, jobba mot långsiktiga mål och försöka sluta lyssna på våra impulser. Att ta ansvar och jobba självständigt är nästan självklara egenskaper som för det mesta efterfrågas. Å ena sidan.

Å andra sidan har förutsättningarna för att kunna arbeta fokuserat förändrats radikalt i takt med att vårt teknikberoende har ökat. Den digitala kommunikationen – mejl, sms, sociala medier – gör att vi ofta blir avbrutna när vi försöker koncentrera oss på något viktigt. Det blir svårt att ostört påbörja och slutföra sådant som är angeläget.

Arbetstiden äts upp av inkommande information, vilket inte minst besvärar dem som redan har svårigheter att behålla sin uppmärksamhet på en sak i taget.

”Ju fler distraktioner vi omger oss med, desto större är sannolikheten att vi skjuter upp vårt arbete”, skriver författarna.

Vad får prokrastineringen för konsekvenser? Tja, några av de negativa följderna kan vara psykiska problem, sämre hälsa, dålig ekonomi, begränsade karriärmöjligheter och försummade relationer.

Det är ganska uppenbart att den där dead-linedansen inte är en hållbar lösning.

Hjärnan och uppskjutande 

Vad är det egentligen som händer när vi prokrastinerar? Vi får titta in i våra hjärnor för att söka svaret. Närmare bestämt till den del som brukar kallas för det limbiska systemet, som huvudsakligen har som uppgift att undvika fara, ge upphov till känslor av rädsla och välbe-hag samt få oss att sträva efter omedelbar belöning.

Det limbiska systemet är oerhört snabbt och effektivt och väldigt inriktat på vad som sker just nu. Det är med andra ord inget vidare system att styras av när vi ska jobba mot långsiktiga mål.

Det är allmänt känt att hjärnan gärna uppmuntrar till kortsiktiga beslut och söker de mest lättillgängliga belöningarna, vilket gör att prokrastinering ligger nära till hands.

Vi styrs i större utsträckning av sådant som inträffar på kort sikt än av det som äger rum längre fram. Ju närmare vi kommer vår deadline, desto mer motiverade är vi att jobba eftersom avståndet till belöningen krymper.

Då är den så kallade prefrontala cortex, som ligger strax innanför pannloben, betydligt mer nogräknad och disciplinerad. Den är framförallt involverad i situationer då vi behöver fatta mer komplexa beslut, som när vi ska sätta oss in i och bearbeta större mängder information. Den ser dessutom till att vi kan föreställa oss händelser längre fram i tiden, så att vi kan bedöma fördelar och nackdelar med olika sätt att agera, hämma våra omedelbara impulser och följa sociala eller kulturella normer.

Prefrontala cortex är livsviktig i vår strävan efter att undvika prokrastinering. Den är nämligen inblandad i allt som kräver självkontroll.

Här finns den struktur vi behöver förlita oss på när vi vill få saker och ting gjorda i tid.

Självkontroll och självförtroende

Självkontroll är ett av de viktigaste personlighetsdragen när det gäller att motverka uppskjutandet. Inte minst för att kunna kväva våra impulser, som i varierande grad gör det svårt för oss att vänta med en belöning, bibehålla fokus, vara disciplinerade och motstå distraktioner.

Självkontrollen gör att vi förmår fatta beslut som gynnar oss på lång sikt och att vi kan jobba målinriktat med en uppgift trots att den inte är tillfredsställande för stunden.

Ett annat viktigt personlighetsdrag som påverkar prokrastinerandet är självförtroendet.

Undersökningar visar att 8 procent anser sig tvivla på sin egen förmåga att göra ett bra arbete, vilket orsakar deras uppskjutande.

Vi slingrar in oss i tankemönster kring oss själva, andra eller våra uppgifter. Vi föreställer oss vad en uppgift innebär i form av ansträngning och svårighetsgrad och vår egen förmåga att klara av den.

När självkontrollen och självförtroendet tryter är det lätt att hamna i en nedåtgående spiral, som försvårar möjligheterna att ta sig an arbetet på ett bra sätt. Vi undviker en uppgift därför att den uppfattas som alltför svår, vilket i sin tur uppfattas som ett bevis för att vi faktiskt inte klarar av den.

Att ägna sig åt prokrastinering blir alltså ett sätt att hantera rädslan för att inte leva upp till sina egna eller omgivningens förväntningar. Men det kommer alltid att finnas uppgifter som vi inte kommer att uppleva som angenäma att utföra, menar författarna.

”För att lättare kunna ta sig an sådant som väcker olust och obehag kan man behöva öva upp sin acceptans och vara villig att uppleva alla de känslor som uppstår när man jobbar mot ett mål”, skriver de.

Prokrastineringsekvationen

Forskarna Cornelius König och Piers Steel har utgått från en stor mängd vetenskapliga studier inom flera forskningsområden för att skapa en mer överskådlig förklaringsmodell för prokrastinering.

De har kommit fram till en teori som de kallar prokrastineringsekvationen, som är uppbyggd som en matematisk formel där varje beståndsdel påverkar människans benägenhet att skjuta saker på framtiden:

Motivation = FÖRVÄNTAN x Värde

Impulsivitet x Tid

Motivation är detsamma som viljan eller intresset för att genomföra en viss uppgift. Motivationen är själva motorn: ju högre motivation, desto större drivkraft att påbörja eller fullfölja det som vi har satt upp som mål att hinna klart.

Förväntan motsvarar vår föreställning om hur ansträngande uppgiften är, liksom en förhoppning om att utförandet faktiskt kommer att ge oss något vi vill ha.

Värdet utgör själva lönen som hägrar efter mödan. Det behöver inte bestå av något ekonomiskt eller materiellt, utan kan lika gärna handla om beröm, uteblivet obehag, uppmärksamhet – eller den inre tillfredsställelsen av att bli klar.

Impulsivitet betecknar hur mycket tålamod vi har när vi väntar på belöning. Vår förmåga att behålla fokus på en uppgift sätts ständigt på prov eftersom vi lever i en värld där distraktionerna enbart är ett klick bort på datorn.

Tid är den viktigaste beståndsdelen i prokrastineringsekvationen. Den markerar avståndet till dess att belöningen kan utkvitteras. Ju längre fram en belöning inträffar, desto sämre inverkan har den på vår motivation i nuläget.

Prokrastinering på jobbet

Psykologisk forskning visar att människor brukar utföra ungefär hälften av sitt arbete under 80 procent av arbetstiden.

Den resterande delen av arbetet ska alltså utföras under de återstående 20 procenten.

Att bli klar innebär med andra ord stress.

Att skjuta upp sina åtaganden på jobbet borde egentligen vara omöjligt eftersom det vanligtvis finns chefer eller kolleger som kan säkerställa att saker och ting blir gjorda i tid. De flesta arbetsplatser är i dag flexibla, de tillåter ett stort mått av frihet, vilket kan vara både positivt och negativt för våra möjligheter att komma till skott.

Här kan vi hämta förståelse i prokrastinerings-ekvationen.

För personer som tidigare har varit vana vid att sköta allt i sista stund uppstår det snabbt bekymmer när det inte längre går att arbeta som man tidigare har gjort (förväntan).

Jobbar du med flera parallellt pågående projekt och långa tidsramar (tid), ställer det höga krav på dig att kunna använda din tid på ett smart sätt.

Ett vanligt förekommande problem på många arbetsplatser är även att medarbetare sällan får återkoppling på det de gör (värde), vilket lätt leder till bristande motivation och dåliga förutsättningar att växa i sin yrkesroll. I takt med att en allt större del av vårt arbete blir flexibelt och utförs elektroniskt krävs det även att vi kan hantera ett konstant informationsflöde på ett effektivt sätt.

Överfyllda mejlkorgar, plingande telefoner och tillgänglighet dygnet runt försvårar ett fokuserat arbete och gör att man lätt utvecklar dåliga vanor (impulsivitet).

Just det där sista, att vi blir distraherade av det stora informationsflödet som omger oss, är en vanlig anledning till att vi prokrastinerar. Vi ägnar en stor del av vår arbetstid åt annat än vi borde, vilket väldigt lätt leder till en upplevelse av bristande kontroll över tillvaron.

Många gånger är det inte arbetsbördan i sig som ställer till svårigheter för oss när vi jobbar, utan snarare det faktum att vi inte känner att vi har koll på läget.

Undersökningar visar att vi i genomsnitt klarar av att arbeta med en uppgift i elva minuter innan vi blir störda av något annat.

Genom att identifiera vilka saker som återkommande gör att du tappar uppmärksamheten när du jobbar kan du minska risken att fastna i aktiviteter som konkurrerar om tiden med det som du behöver slutföra. Detta gäller framförallt om du upplever att du har svårt att vänta med en belöning och ofta väljer att sysselsätta dig med sådant som ger en mer omgående tillfredsställelse.

Under en vanlig arbetsdag kollar vi exempelvis mejlkorgen i genomsnitt 50 gånger, vilket förmodligen är längre än nödvändigt och kan betraktas som en form av belöning.

Myten om multitasking

Uppfattningen om att vi är bra på att hålla många bollar i luften samtidigt stämmer i regel inte. Ofta baserar vi den på erfarenheter som vi gjort kring enkla och automatiserade uppgifter. Vi kan till exempel stryka en skjorta och samtidigt prata i telefon. Men det är ju inte samma sak som att ägna sig åt två mer komplicerade saker samtidigt, som att lyssna på en kollega på samma gång som vi skriver ett mejl.

Båda uppgifterna tar stora mentala resurser i anspråk, vilket för med sig att båda uppgifterna blir lidande.

Psykologisk forskning pekar i dag på att multitasking gör att vi arbetar mindre effektivt än när vi delar upp aktiviteterna. Vi har en begränsad förmåga att bearbeta stora mängder information vid ett och samma tillfälle.

Sätt mål

Att hantera prokrastinering handlar till stor del om att sätta sunda mål. Målsättning är det verktyg som har bevisat bäst effekt mot prokrastinering. Att sätta upp egna mål ökar såväl motivationen som arbetsglädjen – vilket är två viktiga ingredienser för att få saker gjorda.

Det har dessutom visat sig att de som är duktiga på att formulera sina mål också är bra på att hålla sig på fötterna, även i stunder då de stöter på motgångar eller är hårt ansträngda.

Det svåra med att sätta mål för sig själv är inte att formulera dem, utan att formulera dem på ett sådant sätt att de uppmanar till handling. Många mål handlar om saker och ting vi vill bli av med eller minska: sluta röka, gå ned i vikt och så vidare. Men om målen inte är tillräckligt tydliga, konkreta eller lättbegripliga är risken stor att vi hittar på en bra ursäkt för att slippa jobba mot dem.

Ju färre valmöjligheter, desto mindre oklarheter kring vilka beslut du behöver fatta för att nå dina mål. Och desto mindre undanflykter.

Samma sak är det med mål som inte känns meningsfulla. Känns de påtvingade av andra skjuts de lätt på framtiden.

Det vanligaste sättet att skapa realistiska mål är att utgå från våra egna tidigare erfarenheter. Tyvärr är det en ganska opålitlig informationskälla, menar författarna. För vi glömmer gärna bort de svårigheter vi stötte på när vi senast arbetade mot ett mål och har därför en tendens att underskatta tiden som krävs för att genomföra en uppgift. Detta fenomen kallas planning -fallacy, alltså planeringsvillfarelsen.

Vi glömmer bort den stress och frustration som vi upplevde förra gången, vilket gör att vi inte riktigt räknar med de motgångar som skulle kunna dyka upp den här gången.

”Grundregeln är att ju längre fram i tiden något kommer att äga rum, desto mer abstrakt upplever vi det”, skriver författarna.

Vi ska alltså inte riktigt lita på oss själva när vi sätter upp mål. Den person som sätter upp mina långsiktiga mål är inte samma som sedan måste jobba för att uppnå dem. Alltför ambitiösa mål kan ofta upplevas som inspirerande i skrivande stund, men om det inte finns några praktiska förutsättningar att uppnå dem är sannolikheten stor att vi kommer att misslyckas och klandra oss själva för att vi inte kom till skott.

Minimål underlättar

Att bara ha ett stort mål att sträva mot kräver stor viljestyrka för att vi ska kunna hitta koncentrationen. Om vi däremot delar upp det stora målet i mindre minimål blir vi inte så distraherade. Känslan av uppoffring för att motstå belöningar blir inte lika stor. Dragningskraften från omgivningens distraktioner minskas då uppgiften vi har framför oss ger oss utdelning snabbare än om den bestod av ett enda långsiktigt mål.

Ett bra knep för att ta sig över den initiala tröskeln är därmed att göra den första ansträngningen så liten som möjligt – med hjälp av ett minimål. Syftet med minimålet är att sänka kraven så pass mycket att ditt behov av motivation för att påbörja arbetet inte är så stort. Det är bra när det känns tråkigt eller obehagligt att börja.

Vikten av belöning

Belöningen är viktig för att övervinna prokrastinering. Saknas belöningen tappar vi sugen och skjuter upp uppgiften.

Men motivation är inget vi behöver vänta på, utan något vi kan påverka genom att själva ta ett första steg mot att bli klar med uppgiften. Därigenom får vi återkoppling på att vi faktiskt är på väg åt rätt håll, vilket i sin tur ökar motivationen.

Vanligtvis belönar vi oss själva när vi har uppnått våra mål, men för att behålla motivation är det lika viktigt att samtidigt belöna oss för våra prestationer.

En del av prokrastineringsekvationen är värde. För att undvika att skjuta upp saker behöver vi känna att det vi gör är betydelsefullt. Det handlar inte enbart om att få materiella belöningar, att jobba mot mål som ligger i linje med ens värderingar är belönande i sig.

På samma sätt som vi skapar delmål av det stora, övergripande målet kan vi försöka skapa en orsakskedja mellan uppgifterna vi har framför oss och de värderingar som styr oss i livet.

Värderingarna pekar ut kompassriktningen och förtydligar vad som är värdet med den enskilda uppgiften.

Få mer energi

För att kunna vara fokuserade under en hel arbetsdag och nå de mål vi har satt upp behöver vi hushålla med våra resurser. Annars blir de uppgifter som vi uppfattar som ointressanta ännu svårare att ta sig an och det krävs ännu mer viljestyrka för att komma till skott.

Precis som våra muskler kan hjärnans reserver ta slut, vilket leder till att vi får allt svårare att koncentrera oss på det vi ska genomföra. Undersökningar av studenter visar att så många som 28 procent prokrastinerar på grund av bristande energi.

För att vi ska kunna agera målinriktat gäller det därför att vi har tillräckligt med resurser för att kunna stå emot distraktioner, som till exempel den där cigaretten eller att börja smygkolla mobilen under ett möte.

Fyll på tomma förråd

Vad händer när vi jobbar som om våra resurser aldrig kan ta slut, när vi hoppar över tillfällen för återhämtning eller sitter alldeles för länge med en uppgift?

Förmågan att reglera tankar, känslor och beteenden begränsas.

Inom psykologin kallas det ego depletion, eller förbrukning av vår förmåga till självkontroll. För precis som musklerna och hjärnan kan tröttas ut genom användning kan även vår förmåga att fatta rätt beslut minska om vi har förbrukat vårt energiförråd alltför fort.

Psykologen Jim Loehr, som har studerat hur människor kan förbättra sin prestations-förmåga, menar att vi äter för sällan. De fyra till åtta timmar som går mellan våra matintag räcker inte. Den energi vi får i oss vid måltider eller mellanmål räcker bara ett par timmar. Vi bör, menar Jim Loehr, äta något ungefär varannan timme, vilket utöver frukost, lunch och middag innebär någon form av mellanmål som frukt eller nötter, för att hålla energinivån uppe.

Men lika negativt för vår förmåga till självkontroll som att gå på tomgång är det att äta för mycket och för ofta och att försöka fylla på vårt energiförråd med hjälp av godis och fikabröd.

Jobba när du är på topp

Att vi bör ägna oss åt mer komplexa saker när vi är som piggast och koppla av när vi är som tröttast är en logik som ingen kan motsätta sig. Men hur hittar vi dit?

Något enkelt svar finns inte, eftersom vår dygnsrytm skiftar från person till person.

Men i regel är vi som mest alerta runt klockan 10, medan vi är som tröttast när klockan närmar sig 16. Därför är det smartast att ägna förmiddagen åt de uppgifter som kräver mest uppmärksamhet och analytiskt tänkande.

Och eftermiddagen åt mer rutinartade uppgifter som inte kräver lika stor mental ansträngning, till exempel enkel administration.

Pauser och träningspass

Undersökningar visar att vi klarar av att jobba fokuserat med något i genomsnitt 100 minuter. Sedan minskar koncentrationen och produktiviteten.

Det finns alltså anledning att se över hur långa arbetspass du ägnar dig åt. Det är inte ovanligt att lunchrasten är det enda tillfället för återhämtning du har mitt på dagen.

”Det är på tok för lite för att orka jobba effektivt”, konstaterar författarna, som anser att det bästa är att ta en paus efter 45 minuters arbete.

På samma sätt är fysisk träning bra mot prokrastinering. Forskning visar att regelbunden träning förbättrar vår självkontroll och vår förmåga att reglera de tankar och känslor som uppstår när vi är stressade och har svårt att stå emot impulserna. Egentligen spelar det inte så stor roll vilken form av aktivitet du ägnar dig åt när du motionerar, så länge du gör det tillräckligt ofta för att skapa en rutin.

Det är regelbundenheten som är viktig. Det är genom den som du bygger upp din självkontroll. Och det är den som leder dig bort från deadlinedansens virvlar.