Guide: Så utvecklar du organisationen för framtiden
Organisationsutveckling blir allt viktigare för att framtidssäkra sin verksamhet. Men hur gör man? Chefakademin ger dig verktygen som underlättar processen. Och tipsar om vad du absolut inte bör göra.
Organisationsutveckling är en systematisk och planerad process för att utveckla och förbättra organisationers effektivitet, välmående och förmåga att anpassa sig till de förändringar som sker i omvärlden. Inte minst viktigt i tider av snabbrörlig och föränderlig omvärld.
Organisationsutveckling används ofta vid fusioner och omorganiseringar, när en organisation vill bli mer snabbrörlig och kundorienterad, i arbetsmiljöarbete, när kommunikation behöver förbättras och för att stärka samarbetet mellan avdelningar.
Ytterst är det ledningsgruppen som ansvarar för att definiera organisationens övergripande mål och strategi. Ett sådant strategiskt ledarskap bör säkerställa att målen inte bara är tydliga och inspirerande, utan också realistiska och anpassade till en föränderlig omvärld.
Grundläggande i organisationsutveckling är ett kontinuerligt, långsiktigt och intimt samspel mellan människor, liksom ett överbryggande av organisationens olika kulturer och fackområden.
Organisationsutveckling hämtar sin näring från flera olika forskningsfält, bland annat sociologi, psykologi, pedagogik, motivationsteori, personlighetsteori och ledarskapsforskning.
Förebilderna kommer från amerikansk organisationspsykologi och organisationssociologi, och de teorier om gruppdynamik som fick stor spridning från 1950-talet och framåt.
Metoder som ofta används i organisationsutveckling är medarbetarundersökningar och analyser, workshops och teamutveckling, ledarskapsprogram, coachning och handledning.
Guide att ladda ner
PDF (64 kB)
5 vanliga problem inom organisationsutveckling – och lösningarna
1. Problem: Motstånd mot förändring
Förändringar kan skapa osäkerhet och oro hos medarbetare, särskilt om de inte förstår varför förändringen sker eller hur den påverkar deras arbete. Det kan leda till passivt eller aktivt motstånd, vilket bromsar utvecklingen.
Lösning: Förändringsledning och kommunikation
- Förklara varför förändringen behövs och vilka fördelar den ger.
- Involvera medarbetare tidigt och skapa delaktighet i processen.
- Utbilda och stödja chefer i att hantera förändringsprocesser.
- Kommunicera regelbundet och transparent om vad som händer.
2. Problem: Otydliga mål och strategier
När en verksamhet saknar tydlig riktning blir det svårt att prioritera insatser och få med alla på tåget. Otydliga eller ofta förändrade strategier kan leda till ineffektiva arbetsprocesser och brist på motivation.
Lösning: Tydliggörande av mål
- Formulera en tydlig vision och strategi som alla kan förstå.
- Bryt ner målen i konkreta och mätbara steg.
- Säkerställ att alla nivåer i organisationen vet hur deras arbete bidrar till helheten.
- Följ upp kontinuerligt och upp och justera strategin vid behov.
3. Problem: Begränsade resurser
Tid, pengar och kompetens är ofta begränsade, vilket gör det svårt att genomföra förändringar i den takt som krävs. Små verksamheter kan ha särskilt svårt att avsätta resurser till strategisk utveckling.
Lösning: Mer effektiv resursfördelning
- Identifiera de mest kritiska utvecklingsområdena och fokusera på dem.
- Automatisera och effektivisera processer där det är möjligt för att frigöra tid.
- Satsa på kompetensutveckling för att stärka den interna kapaciteten.
- Sök extern finansiering eller samarbeten vid behov.
4. Problem: Arbete i silos och bristande samarbete
Många organisationer är uppdelade i avdelningar som arbetar isolerat, vilket hindrar kunskapsutbyte och innovation. Det kan skapa dubbelarbete, ineffektivitet och brist på helhetsperspektiv i verksamheten.
Lösning: Tvärfunktionella samarbeten
- Skapa tvärfunktionella projektteam som arbetar över avdelningsgränser.
- Använd digitala verktyg för att dela kunskap och information.
- Uppmuntra en kultur där olika delar av organisationen samarbetar och lär av varandra.
- Genomför regelbundna workshops och nätverksträffar internt.
5. Problem: Tekniska utmaningar
Föråldrade it-system, brist på digital kompetens och komplexa systemövergångar kan göra det svårt att implementera nya lösningar. Många företag fastnar i gamla arbetssätt på grund av tekniska hinder.
Lösning: Modernisering och kompetensutveckling
- Kartlägg och uppgradera befintliga system för att skapa bättre stöd för verksamheten.
- Erbjud kontinuerlig utbildning i digitala verktyg och nya arbetsmetoder.
- Satsa på innovation genom att testa nya teknologier i liten skala före full implementering.
- Samarbeta med externa experter vid komplexa it-projekt.
Tre frågor om organisationsutveckling – Chefakademins Öjvind Sterner svarar
Hur börjar man?
”Med att definiera mening och syfte. Med att hitta ett nuläge. Hur ser organiseringen ut i dag? Vad är avsikten med den organiseringen? Var skulle vi vilja vara? Hur bör organiseringen förändras för att vi ska kunna nå det önskade läget? I grund och botten behöver ledningen ha riktningen klar för sig innan den sätter sina mål. Definiera de långa linjerna.”
”Låt oss säga att verksamheten behöver gå från en stuprörsorienterad organisation, till ett mer horisontellt samarbete. Då behövs en omritning av kartan, så att säga, för att förändringen ska bli genomförbar. Men också träning, lärande och andra former av sammankomster för att säkerställa att alla ska förstå den nya planen, och röra sig i den fastställda riktningen. Det räcker alltså inte att enbart lägga fram en ny karta, och hoppas att alla ska kunna navigera efter den.”
Vad bör man absolut inte göra i organisationsutveckling?
”Att ständigt fylla på med av nya uppgifter, utan att identifiera vilka som behöver tas bort i stället. Det här är faktiskt något som många organisationer missar. AI är ett exempel. Företag och organisationer köper in AI-system i syfte att effektivisera, med en tanke om att maskinerna ska ta över uppgifter som ter sig tråkiga. Men det är långt ifrån alltid som organisationerna definierar vad AI-systemen konkret ska göra, och vilka funktioner de är tänkta att ersätta. Risken är då att medarbetarna både fortsätter som de alltid har gjort, och samtidigt blir överhopade med nya men otydliga uppgifter. Något som knappast är till gagn för organisationen.”
Hur viktigt är det med kommunikation?
”Det är det allra viktigaste. Ledningens vision kring den framtida organiseringen, den måste det ju finnas ett samförstånd kring. Och det är bara genom regelbunden och transparent kommunikation som ledningen kan skapa ett samförstånd kring den nya strategin. Det är ett sätt att tidigt involvera medarbetarna, säkerställa att alla är med på tåget och få hela organisationen att bilda sig en förståelse kring varför förändringarna behövs.”
Redan PLUSkund — Logga in
Bygg vidare med fler tjänster
Nå nästa nivå med
Chefakademin+Få de viktigaste insikterna, handplockade nyheter, smarta verktyg och ledarskapsutveckling – på ett sätt som fungerar i din vardag.
- Omvärldsbevakning – senaste ledarskapsnyheterna och -forskningen, samt andra ämnen som direkt rör chefsrollen.
- Tidningen Chef och Chef GPT – tidningen hem i brevlådan 11 gånger per år, tillgång till hela tidningsarkivet och AI-tjänsten Chef GPT.
- Digitala masterclasses – upskill med tillhörande workshopsmaterial som du kan använda på din arbetsplats.
- Ljudboksbibliotek – ett digitalt bibliotek där du kan lyssna på sammanfattningar av de viktigaste ledarskapstitlarna!
- Verktyg i vardagen – mallar, guider och metoder som underlättar ditt arbete.
*Faktureras halvårsvis eller årsvis. Tjänsten förnyas automatiskt om den inte sägs upp före sista giltighetsdatum.
Läs villkoren
Läs om Chefakademin+