Kontoret – en viktig nyckel i ditt ledarskap

Annonssamarbete: Chef + Atrium Ljungberg Publicerat 2020-05-12

Allt fler satsar på sitt kontor – trots digitalisering och ökat distansarbete.
Anledningen? Nya möjligheter för kontoret som ledarskapsverktyg och må-bra-faktor.

Framgångsrika företag trumfar varandra med toppmoderna aktivitetsbaserade kontorsmiljöer som både ser ut och känns som en lyxig lounge på hotell eller ett trendigt café. Frukostbuffé, gym, massagerum, fredags-aw och anställd barista kan ingå.

Samtidigt har digitaliseringen gjort att allt fler av oss kan jobba hemifrån eller på distans. En möjlighet till flexibilitet som för väldigt många blev ett tvingande faktum, i och med vårens coronakris. Många medarbetare runt om i landet har fått en väldigt tydlig och personlig bild av vad frånvaron av ett kontor innebär.

Så hur kommer det sig att kontoret är en plats så många av oss längtar tillbaka till, och som trots digitaliseringens alla möjligheter fortfarande spelar en så viktig roll?

Till viss del handlar det om grundläggande mänskliga behov. Människor vill träffas.
”Vi får energi av andra människor och av samverkan. Vi är varelser som behöver se varandra fysiskt, ha roligt och trivas ihop. Det är då ett plus ett kan bli lika med tre, konstaterar Helena Martini, HR-chef på Atrium Ljungberg.

Atrium Ljungberg äger, utvecklar och förvaltar fastigheter. Vi utvecklar attraktiva stadsmiljöer med ett blandat innehåll av kontor, handel, boende, service, kultur och utbildning. Det är så vi skapar stadsdelar där människor väljer att vara, idag och i morgon. Vi finns där Sverige växer; Stockholm, Göteborg, Malmö och Uppsala.

Läs mer

Helena Martini ser hur gränserna mellan jobbet och hemmet luckras upp åt båda hållen.
”Vi tar hem kontoret – men vi tar också med hemmet till jobbet. För många har arbetsplatsen blivit den plats där vi äter frukost, tränar, umgås och återhämtar oss.”

Nya mönster syns extra tydligt hos unga. Rapporten ”Vår sfär” av Kairos Future och Atrium Ljungberg, visar att för Generation Z (födda 1995-2005) är en bra balans mellan arbete och privatliv viktigt. Likaså att kunna påverka när och var man gör sitt arbete. Ledarskap, lokaler, tekniska verktyg och policys som underlättar det, kommer att styra deras framtida val av arbetsgivare.

Kontorets nya roll

Kontor har gått från att vara en plats för arbete till att vara viktigt på så många fler sätt för arbetsgivare. Här är några exempel på områden där kontoret spelar en viktig roll.

  • Svetsa samman team
  • Locka talanger
  • Behålla duktiga medarbetare
  • Kommunicera företagets värderingar mot kunder
  • Underlätta samarbete
  • Öka kreativitet och innovation
  • Stärka varumärket
  • Öka välmående
  • Minska stress
  • Bära arbetsplatsens kultur
  • Visa gemensamma värderingar
  • Bygga stolthet

Trivsamma kontor som fungerar som en brygga mellan arbete och privatliv uppfattas som attraktiva. De ger också en fördel vid rekryteringar.
”För att attrahera och behålla bra personal behöver du först skapa rätt arbetsplats”, konstaterar Petter Klingofström, senior leasing advisor på Atrium Ljungberg.

Flera olika undersökningar visar att dagens unga är mer värderingsstyrda. Arbetsgivarens bidrag till samhället, påverkan på klimatet och etiska ställningstaganden har betydelse för dem. En kontorsmiljö som visar företagets medvetenhet om detta landar på plus.

Kontorslokaler går mot att bli ett skyltfönster för företagets varumärke och värderingar.
”Yngre människor tänker större kring vem arbetsgivaren är. Bolag måste jobba på sitt varumärke mer, och i hela kedjan. Också valet av fastighetsägare kan ha betydelse här”, konstaterar Petter Klingofström.

Ny trend: Aktivitetsbaserat 2.0

Petter Klingofström ser i mötet med Atrium Ljungbergs kunder en ny trend ta form – en vidareutveckling av det aktivitetsbaserade kontoret:
”På vissa större bolag går man mot att arbeta aktivitetsbaserat, men i mindre enheter.”
Istället för att skapa ett aktivitetsbaserat kontor för 1000 personer, med stora zoner och kanske ett helt våningsplan för mötesrum, så går man nu mot att skapa aktivitetsbaserade miljöer för mindre grupper inom företaget.
”Det kan handla om arbetsgrupper på 10-20 personer, som har en egen nerskalad version av en aktivitetsbaserad miljö. Ett eget dedikerat utrymme för att skapa en tätare samhörighet.”
Stordriftsfördelarna byts mot trivsel, närhet och tydlighet.
”Det blir små ekosystem i kluster, istället för jätteytor. Här ser fler ett värde nu, att man bygger hemvisten, för att få trygghet och en tydligare startpunkt.”

Hos Atrium Ljungberg ser man hur kontor fortsätter att förändras – av ökad digitalisering, distansjobb, fler externa samarbeten och krav på flexibilitet och trygghet. Det stöper inte bara om ledarskap, arbetssätt och organisation, utan också hur kontorsmiljöer utformas.

En anställd är inte längre lika med ett skrivbord på en kontorsskiss. Nya sätt att räkna på beläggning tas fram och kontor skräddarsys efter unika behov, ofta med delade arbetsytor och zoner för olika typer av aktivitet.

Utvecklingen av kontorsmiljöer är något som pågått sedan förra sekelskiftet.

Kontorshistoria

Tidigt 1900-tal
Trälhav
Vid förra sekelskiftet bestod kontorsarbete mest av skrivmaskinsskrivande i stora kontorssalar, så kallade trälhav. Chefer var de enda med egna rum. Övervakning och kontroll var de främsta ledarskapsmetoderna.
1930-talet
Cellkontor
Den tekniska utvecklingen av bland annat bokföringsmaskiner gjorde kontorsarbete mer kvalificerat för många, som nu fick egna rum. När kontorsarbetet uppgraderades ökade fokus på välmående på kontoren.
1950-talet
Kontorslandskap
Begreppet kontorslandskap lanserades och alla anställda, oavsett befattning, placerades i samma rum. Anledningen var bland annat att chefer skulle få bättre direktkommunikation med sina underställda.
1970-talet
Kombikontoret
Brister i akustik och klimatsystem gjorde kontorslandskapet svårarbetat. En kombination av kontorslandskap och cellkontor började användas. Glas som avskärmning på kontoret blev populärt för att skärma av, utan att stänga ute ljus.
1990-talet
Flexkontoret
Tekniken började göra oss rörligare. Tillgången till bärbara datorer i kombination med lågkonjunktur öppnade för flexkontoret, utan fasta arbetsplatser men med skåp för pärmar och papper.
2010-talet
Aktivitetsbaserat kontor
Digitaliseringen tar fart och nu kan vi jobba varifrån vi vill. Samtidigt ska kontoret vara attraktivt, för att locka talanger och ge möjlighet att arbeta i olika zoner. Tillit och transparens blir nyckelord för chefer.

Rätt utformade så får de nya arbetsmiljöerna människor att må och prestera bättre. De kan också användas som ett ledarskapsverktyg för chefer.

Men det gäller att chefer kan ställa om sin ledarstil till nya arbetssätt. I avsaknad av fasta skrivbordsplatser behövs istället tillit och tydliga strukturer, när medarbetare distansjobbar eller sitter utspridda i olika delar av lokalerna.

”Som chef kan man lätt känna att man tappar kontrollen när man inte ser sina medarbetare. Här är det viktigt att ha en tydlig plan och tydliga mål, göra täta uppföljningar med medarbetare, kunna hjälpa dem att prioritera. Chefer som lyckas har en tydlig process och nära dialog. Man måste ha en tydlighet i vad man förväntar sig och se det som att man ger någon ett uppdrag, snarare än att mäta någons tid”, säger Helena Martini.

När Atrium Ljungberg började leda och arbeta på ett sätt som passade för de nya lokalerna märktes effekt snabbt. ”Folk här samverkar mer och kan jobba mer fokuserat. Sjuktalen har gått ner och vi ser att folk har ett bättre mående, också i medarbetarundersökningar”, säger Helena Martini, HR-chef.

Chefer som kan coacha medarbetare i självledarskap blir en tillgång.

”Utbilda medarbetare i personlig effektivitet och i hur ni använder samarbetsverktyg. Ge utbildning och träning i de nya arbetssätten. Alla är inte early adopters och alla trivs inte med förändring, men det är chefens uppgift att se till att få med också dem.”

Skapa trafikregler för nya arbetssätt

Helena Martini, hr-chef hos Atrium Ljungberg.

Helena Martini, HR-chef på Atrium Ljungberg, tipsar om att skapa interna trafikregler för att få nya arbetssätt i nya miljöer att fungera.
”Hur meddelar vi varandra var vi är någonstans? När kan jag förvänta mig ett svar på en fråga? Hur gör jag om det är bråttom med ett besked? Hur jobbar vi med möten när en eller flera medarbetare jobbar hemifrån?”

Tillit blir ännu viktigare i relationen mellan chef och medarbetare i de nya miljöerna.
”Idag ser jag inte mina medarbetare på samma sätt, men vi chattar och håller kontakt digitalt och jag känner att mina medarbetare upplever en frihet. Att de känner att jag litar på dem. Tillit blir ett nytt värde”, säger Helena Martini.

Trenderna som formar framtidens kontor och ledarskap

Flexibilitet – Bolag och verksamheter behöver kunna ställa om snabbt och behöver då också flexibla lokaler. Att bli fler, färre, delvis byta inriktning, jobba på nya sätt är något som både lokaler och chefer behöver anpassa sig efter.

Coworking – Delade kontorsytor, där företag kan köpa medlemskap, är ännu ett sätt att möta föränderliga behov. Lösningen kan också användas som ett komplement till ett ordinarie kontor för att lösa toppar i bemanning.

Värderingar – Allt fler företag vill att inte bara själva kontorslokalerna utan också läget och fastighetsägaren ska gå i linje med det egna varumärket och stämma med de egna värderingarna.

Nudging – Arbetsgivare ”puffar” medarbetare mot att göra bra och hållbara livsstilsval, till exempel genom att utrusta kontoret så att det blir enklare att välja att ta cykeln till jobbet, få in ett träningspass under arbetsdagen och välja ett nyttigt mellanmål.

Aktivitetsbaserade kluster – På större bolag går man mot att arbeta aktivitetsbaserat, men i mindre enheter. Jätteytor byts mot hemvisten, för att skapa en tätare samhörighet.

Det perfekta kontoret – när proffsen själva väljer

Atrium Ljungberg flyttade – och fick pris för Sveriges snyggaste kontor. Dessutom en nystart för arbetssätt och ledarskap.

”Det är så mycket enklare att jobba ihop nu”, säger Pehr Westman på Atrium Ljungberg och delar med sig av tankarna bakom succékontoret.

Är man expert på kontorslösningar så ska det synas och kännas. Men hos Atrium Ljungberg var man inte riktigt nöjda med sitt tidigare huvudkontor i Stockholm.
”Vi såg en utveckling där medarbetarna valde bort kontoret för andra platser – ett mer livfullt café, ett socialt lokalkontor eller hemma vid köksbordet för att där fanns chans till fokus”, berättar Pehr Westman, projektledare på Atrium Ljungberg, som är ett av Sveriges största fastighetsbolag.

Beläggningsgraden sjönk i det stora kontorslandskapet. Det representativa i kontoret saknades och mötesrummen var för få.
”Vi insåg att vi var tvungna att göra något.”

Lägligt nog behövde Atlas Copco, som man delade byggnad med, mer yta. Atrium Ljungberg blev tvungna att finna ny lokal.
”Den nya lokalen är till många delar unik, en fantastisk industrilokal med fem meters takhöjd och fönster runtom hela fasaden. Det finns inte så många sådana kvar i Stockholm.”
I det nya läget hamnade hela Atrium Ljungberg ännu mer centralt i Sickla, mitt bland butiker och restauranger.

Pehr Westman blev projektledare under drygt ett år. Projektgruppen fick fullt förtroende att jobba mot ett tydligt mål.
”Beställningen var att göra ett kontor som är modernt, framåtlutat, transparent, representativt och trevligt. Jag satte målet att det skulle bli award winning!”

De hämtade inspiration från hotell och restauranger. Ledord som ”icke-kontorigt”, service, premium, inspirerande, personlighet och ”a place to be” satte riktningen. Kostnaderna hölls nere genom att ha full kontroll hela vägen i projektet.
”Visst hade man kunnat lägga dubbelt så mycket för samma resultat. Det fina är att inte ha gjort det. Pengar rinner lätt iväg. Se till att ha en spetsig beställning och veta vad du vill själv. Närvaron är särskilt viktig. Jag var i projektet till 110 procent under hela processen.”

”Det här är det absolut bästa projekt jag haft”, säger Pehr Westman om uppdraget att skapa Atrium Ljungbergs nya huvudkontor.

Kontorsytan i de nya lokalerna blev mindre, från 2200 kvadratmeter till 1640, eftersom man också ändrade arbetssättet till aktivitetsbaserat.
”Det fanns möjlighet att börja från noll. Att göra det nya kontoret till en mötesplats och ett arbetsverktyg – inte bara för som tidigare de anställda på huvudkontoret utan för alla Atrium Ljungbergs omkring 200 medarbetare.”

”Nu är huvudkontoret ett arbetsverktyg för alla inom bolaget. Flexibiliteten är stor och bolaget kan växa i lokalerna framöver utan att behöva göra anpassningar.”

Planerna för de nya lokalerna skulle matchas med förändringar i arbetssättet och ledarskapet. Organisationen förberedde sig för det nya arbetssättet tidigt, bland annat med hjälp av en förändringskonsult.
”Det kanske allra viktigaste är att få med förändringen av medarbetaren. Att flytta en person fysiskt från A till B är enkelt och går lätt. Men att flytta en person mentalt till ett nytt arbetssätt, det jobbade vi med i ett år. Det är så viktigt att ta hjälp med den delen”, säger Pehr Westman.

”Din to do-list avgör vilken plats du väljer för uppgiften.”

I det nya kontoret finns mer möjlighet att själv kunna styra sitt jobb. Här finns inga privata skrivbord och mycket plats för samarbete och möten.  Dessutom bättre möjlighet till att kunna välja att jobba fokuserat och ostört.

Idag, precis två år efter flytten, så kan Pehr Westman konstatera att det blev som det var tänkt. Medarbetarna har kommit tillbaka till kontoret.
”Vi fick tillbaka medarbetarna genom att ta in miljöerna: pulsen på cafeét, tryggheten i köket hemma, fokusrummen och det sociala vardagsrummet.”

”Mest nöjd är jag med att vi har fått ökad samverkan. Det är så mycket enklare nu att jobba ihop avdelningslöst. Vi rör oss i samma miljöer, sitter tillsammans, äter tillsammans. Här finns 300 platser att sätta rumpan på. Var och en väljer om man vill samverka, högfokusera eller socialisera.”

”Trivseln visar sig i happy faces och en vilja att vara på HK, för de flesta är det till och med svårt att gå hem.”

Idag tvekar man aldrig över att ta hit kunder och gäster.
”Nu kan vi göra det med stolthet och visa vad Atrium Ljungberg står för. Vi har tagit hem flera aktiviteter hit som vi tidigare lade utanför våra lokaler, som företagsevenemang och utbildningar. Vi är superstolta över vårt kontor.”

”Man ska lämna vårt kontor med en god känsla. Hur mycket man än försöker förklara, så är det ändå i magen det landar.”

Välkommen till Atrium Ljungbergs prisvinnande kontor!

En publik och offentlig del med mötesrum och konferens. Längre ut i periferin finns platser för fokus och tyst arbete. Så här skapades Atrium Ljungbergs hyllade huvudkontor.

Ljuset har fått en huvudroll i de gamla industrilokalerna här i Sickla i södra Stockholm.
”Kontoret förändrar sig med dagsljuset över dagen och med årstiderna i form av skuggspel av växterna, förmiddag och eftermiddagssol, dagsljus kontra belysning genom glaspartierna. Människan mår bra av förhållandet till dagen och av kontrastrikedom”, förklarar projektledare Pehr Westman, utbildad inom ljusgestaltning på Ljushögskolan i Jönköping.

”Vi har jobbat mycket med transparens, att få in dagsljus i hela lokalen, bland annat med betongglasväggar och väggar med glaspartier av olika slag.”

Flera mötesrum är byggda fritt i lokalen.
”Genom att lyfta ut rum från ytterväggarna får vi större rymd, dagsljus i hela lokalen och inte bara i respektive rum. En tydlig kontakt mellan insida och utsida rum tack var glasen och långa siktlinjer.”

Hållbarhet har varit viktigt i projektet. Lokala hantverkare har anlitats för att göra omfattande snickerier och stålarbeten, textilsömnad och konst är närproducerat. En del av inredningen är återvunnen från det tidigare kontoret och vissa saker köpta begagnat. Mattorna är tillverkade av ett kvinnoprojekt i Ukraina.
”Vi har inga möbler för offentlig miljö som är typiska för traditionella kontor. I våra miljöer finns långlivade kvalitetsmöbler, där du sitter skönt och länge.”

Lobby

Besökare möts inte av en reception utan av en miljö som mer liknar en hotellobby med en lång cafédisk och servicepersonal som tar emot och erbjuder en kaffe från menyn.
”Lobbyn är en pulszon, med besökare och folk i rörelse hela dagen. Det blir tystare och lugnare ju längre bort från den du kommer.”

Lounge

I loungen, som är en del av lobbyn, kan du slå dig ner i soffor med ditt kaffe, för att småprata, jobba eller invänta ditt möte. Miljön är ljudsatt, ofta med lugn jazz av Chet Baker eller Stacey Kent.
”Allt hänger ihop och när alla delarna gifter sig så blir det magi!”

Öppet kök

Köket har plats för 40 personer. Tidigare försvann folk iväg på lunch, men nu äter de flesta här av sociala skäl.
”Det blir härligt stimmig bistrostämning här på lunchen. Precis som hemma är köket hjärtat i huset. Det är kul att se att så många väljer att ta möten i köket.”

Samlingsutrymme

I anslutning till det stora köket finns en stor yta med soffor. Här finns mikrofonsystem, webbkamera och storskärm.
”Vi kan hålla informationsmöte för 100 personer här i en väldigt trygg och avväpnande miljö. Här kan du starta eller avsluta dagen, ta kaffet efter lunch eller ta ett avdelningsmöte.”
Ytan är multifunktionell, med draperier som kan skärma av om det behövs för ett avdelningsmöte eller en extern dragning.

Samverkansbord

Att arbeta tillsammans i fasta eller tillfälliga team blir enklare när alla kan slå sig ner vid ett stort långbord.
”Här är vi mitt i mitten, lite som en rondell. Här har du lätt till kontakt och bra koll på vad som händer, som touch down för dig själv eller för arbete i team.”

Mötesmöjligheter

Ståbord uppmuntrar till snabba och spontana möten. Ett möte behöver ju varken ett bokat rum eller vara något som pågår i en timme. Trycket på mötesrummen minskar. Korta avstämningar och spontana idéer kan klaras av här, istället för på mejl.

Hotellkänsla

Kapprum och toaletter har inspirerats av hotellmiljöer.
”Det ska kännas bjussigt. Det är ju här man börjar när man kommer hit på besök.”
Mörkare kulörer ger ett sobert intryck och nedtonad ljusnivå.
”Det kostar inte mer att måla grått än att måla vitt. Våga ta ner ljuset och våga gå på kulör. Det gör mycket med upplevelsen.”
Massagerum och omklädningsrum för personalen finns, med en känsla av walk in closet. Hårtork och steamer, liksom skovårdsgrejer, finns att låna.

Mötesrum

Alla mötesrum har liknande utformning och samma grundutrustning, oavsett om de är dimensionerade för 2 eller 20 personer.
”Färgval och inredning håller ihop från vänster till höger och från golv till tak i hela lokalen, vi rör oss i en miljö, det ger en lugn känsla och enkel navigation.”

Så lyckades Atrium Ljungberg med sitt drömkontor

Gör en WPA-analys
Undersök behoven hos medarbetarna med en WPA-analys (Work Place Analysis). Hur ofta jobbar man ihop med kollegor? Hur många möten är med fler än 6 personer? Hur många behöver arbeta tyst och fokuserat större delen av arbetsdagen? Används funktionen med höj- och sänkbart skrivbord? Hur stort är behovet av telefonrum? Vilka jobbar tillsammans och i vilken omfattning?
”Kartlägg och få med alla funktioner som behövs i er arbetsvardag. Analysera sen resultatet och justera från fakta mot framtida scenarion”, säger Pehr Westman på Atrium Ljungberg.

Utgå från funktion
Använd WPA-analysen och utgå från de funktioner ni behöver. Det ska styra utformningen av kontoret, sen kan man bestämma hur det ska se ut. Inte tvärtom.
”Tänk inte först och främst att ni ska göra ett snyggt kontor, då riskerar ni att tappa funktionerna. Programmera kontoret rätt först. Sedan väljer ni hur det ska se ut.”

Ta hjälp av en förändringskonsult
Om arbetssättet ska förändras i samband med flytten, så kan en erfaren förändringskonsult ge stöd.
”Det var bra med en utomstående person som har kunskap om vad som brukar ske vid sådana här förändringar, hur medarbetare kan reagera, de olika skedena. Hon förberedde oss och hjälpte oss hitta formerna för hur vi jobbade med medarbetarna.”
”Det behövs också positivism och energi vid förändringar. Hon bidrog med det, tog oss i handen och ledde oss igenom det”, säger Pehr Westman.

Gör ledningen till ambassadörer
Ledningsgruppen på Atrium Ljungberg var först ut med att börja jobba enligt det nya arbetssättet och använde ett coworkingbord redan i det gamla kontorslandskapet för att föregå med gott exempel.
”Nya arbetssätt måste komma uppifrån, och inte genom vad ledningen säger att andra ska göra, utan vad de själva gör.”

Se fler kontor

Är du nyfiken på hur Atrium Ljungberg har skapat skräddarsydda kontorsmiljöer för andra?Här möter du några av hyresgästerna.

Se fler kontor

Kom igång med ”management by kontor”

Ta hjälp av kontoret för att bli en bättre chef.
Låt lokalerna hjälpa ditt team att bli mer effektiva, samarbeta bättre och bli mer kreativa.

Får du hjälp att bli en bättre chef av lokalerna ni sitter i? Eller blir du tvärtemot motarbetad?
Lokalen är ett ledarskapsverktyg som det kan vara mycket värt att förbättra. Här finns möjlighet att både öka trivseln, förändra arbetsplatskulturen, förbättra samarbete och kommunikation mellan kollegor, minska stress och öka effektiviteten.

Att se över möblering, färgsättning, mattor, tyger och växter är de enklaste åtgärderna för att öka trivseln i befintliga lokaler, menar Camilla Waxin, office leasing manager på Atrium Ljungberg.
Textilier dämpar ljud, något som kan hjälpa till i störande ljudmiljöer och därmed minska stress.
”Det är viktigt att man mår bra på kontoret.”

”Kök och entréer är nyckelzoner som många vill koppla till en måbra-känsla”

Är det bättre kommunikation mellan team eller avdelningar som behövs, så se över de spontana mötesmöjligheterna i lokalerna. Här har Camilla Waxin ett hett tips:
”Folk älskar kök! Köket är en nyckel för att kommunicera bättre.”

Egentligen är det uppenbart: var står alla och trängs på hemmafester? Just det – i köket.
”Många företag ändrar om så att de kan ha samlingar och stormöten i köket. Det kan bli en ny samlingspunkt som kan lyfta en hel arbetsplats.”

Är det viktigt att göra ett gott intryck på kunder, samarbetspartners och personer som kommer och söker jobb hos er, så behöver receptionen ses över.
”Skapa stämning, gärna genom att addera hotellkänsla. Heltäckningsmattor, stoppade möbler att sitta skönt och slappna av i. Många börjar också lägga till dämpad bakgrundsmusik. Det handlar i många och mycket om att aktivera alla sinnen, syn, hörsel, lukt och känsel för att på så sätt skapa rätt atmosfär.”

Var vaksam på kommentarer som tyder på att era lokaler sätter krokben för ditt ledarskap och försvårar för dina medarbetare att jobba effektivt och trivas på jobbet.
”Upplevelsefaktorn är viktig. Särskilt inomhusklimatet, som temperatur och luftkvalitet. Om det inte går att få ordning på det så kommer folk sluta trivas, vilja flytta, eller kanske till och med byta arbetsgivare”, varnar Camilla Waxin.

”Har du en huvudvärkstablett?”

6 kommentarer som är tecken på att era lokaler inte fungerar:

”Det är så varmt.” eller ”Brrr, vad det är kallt här inne.”
Inomhusklimatet är mycket viktigt för vår trivsel.

”Har du en huvudvärkstablett?”
Kan handla om dålig ljud-, ljus eller klimatmiljö.

”Det är så bökigt att parkera cykeln.”
Vardagskrångel med kommunikationerna till och från jobbet blir lätt ett problem.

”Vad skönt det vore om vi hade en dusch.”
Många vill kunna cykla till jobbet, träna på lunchen eller förbereda sig för att träffa vänner direkt efter jobbet på fredagen.

”Suck, vad ska vi äta idag då….?”
Finns det inget trivsamt ställe att äta medhavd lunch eller bra ställe nära att äta ute? Då kan det bli gnissel i maskineriet.

”Jag satt hemma och jobbade igår, jäklar vad mycket jag fick gjort!”
Om det saknas möjlighet att fokusera på krävande arbetsuppgifter på jobbet blir vi mer stressade och missnöjda.

Som chef behöver du ta negativ feedback om lokalerna på allvar. Visa att du lyssnar och ta problemen vidare med er hyresvärd. Det kan i värsta fall bli en arbetsmiljöfråga, men också långt innan dess ställa till med problem. Duktiga medarbetare som inte har arbetsmöjligheter där de kan prestera sitt bästa, och som slutar trivas, kan söka sig någon annanstans om det vill sig illa.

Välj rätt hyresvärd

Camilla Waxin, Atrium Ljungberg

”Bra förvaltning är en nyckelfaktor”, säger Camilla Waxin på Atrium Ljungberg.
”Vi är en långsiktig ägare och vår bästa affär är när våra kontorshyresgäster sitter kvar länge i sina lokaler. På så sätt få vi en nära relation.”
Hos Atrium Ljungberg har hyresgäster alltid samma kontaktperson och kan få hjälp både med att leta ny lokal och under projekteringstid och flytt.

För att skapa en ny typ av arbetsplats där medarbetare samarbetar och trivs bättre, så behövs mer än nya kuddar och en lyxig kaffemaskin.
Är det hela arbetssätt som ledningen vill förändra med hjälp av lokalerna, så räcker det inte med att måla om.
”Då är det ofta stora grepp som behövs. I det läget passar många av våra kunder på att se över sin lokalstrategi.”
Många bestämmer sig då för en flytt.

Påskrivet och klart! Nja...

Låt inte en kommande flytt ta för mycket tid och energi.
”Många överraskas av allt jobb mellan kontraktsskrivning och inflyttning i det nya kontoret”, säger Camilla Waxin.
Med konceptet Xtra² får nya hyresgäster hos Atrium Ljungberg stöd, så att de kan genomföra sitt flyttprojekt så smidigt som möjligt.

Läs mer om Xtra²

Många som flyttar in i nytt kontor idag väljer ett aktivitetsbaserat arbetssätt, i lokaler utan fasta arbetsplatser men med zoner för olika typer av aktiviteter.

Om flytten går till ett kontor ordnat på ett nytt sätt, till exempel från ett cellkontor till ett aktivitetsbaserat kontor, så behövs förändringar både i arbetssätt och ledarskap.

Möjligheterna minskar för direkt kontroll, men öppnar för samarbeten över avdelningsgränser och individuella initiativ. Här passar en coachande ledarstil för team och medarbetare bättre.
”I ett landskap hör man som medarbetare lite av allt och blir mer insatt. Det kan ge ökat engagemang”, säger Camilla Waxin.

Samverkansbord, där flera arbetsplatser ställs ihop till en större arbetsgrupp, kan minska mejlandet och öka direktkontakten.
”Jobbar man vid ett samverkansbord så blir det lättare att samarbeta och engagera sig. Med kollegorna direkt intill slipper ni trassla in er i långa mejltrådar och kan istället stämma av med varandra direkt.”

Arbetsdagen består ofta också av fokus och behov av att få arbeta koncentrerat. Då är den pigga kollegan intill inte alltid en tillgång.
”Vi behöver kunna skärma av också, individuellt eller i grupp.”
Hörlurar är ett sätt att stänga ute störningar, men det behövs också tysta zoner.
”Hör du kollegor säga: ’Jag satt hemma och jobbade i förmiddags, jäklar vad jag fick mycket gjort’ så är det en varningssignal. Då har man misslyckats med utformningen av arbetsplatsen. Då finns det inte tillräckligt med zoner.”

Just här gör många som börjar arbeta i aktivitetsbaserade lokaler samma misstag.
”De har för få eller för små tysta zoner eller fokuszoner. Just den delen underskattas ofta när man planerar de nya lokalerna”, säger Camilla Waxin.

3 tips för att lyckas i flexkontor

  • Gör gemensamt upp regler för hur lokalerna ska användas. Hur undviker ni att folk ”paxar” platser, blir störda i tysta zoner, etc?
  • Boka fasta möten i gruppen. Till exempel veckomöten, eller gemensam arbetstid i samma zon några fasta tillfällen i veckan.
  • Utse en kontaktperson för kontoret som medarbetare kan vända sig till om de har förbättringsförslag.

En chef som vill få ett nytt aktivitetsbaserat arbetssätt att fungera måste själv vara en självklar del av det. Det duger inte att förvänta sig av andra att arbeta zonbaserat och sedan gå in i ett eget arbetsrum och stänga dörren om sig.
”Ledningsgruppen måste tycka att flytten eller ombyggnaden är 150 procent rätt, och sedan leva som de lär. Annars kommer det aldrig att funka. Chefen kan inte gå runt med inställningen att det inte går att jobba ’på riktigt’ med laptop i knät från en saccosäck.”

Ökad användning av digitala verktyg för arbete och feedback behövs som fast punkt i ett mer flexibelt arbetssätt. Verktyg som också chefer behöver lära sig att använda på ett bra sätt.
”Det är superviktigt att ha en levande plattform och en samlingspunkt för medarbetare där man ser vad som händer. Ett intranät eller en egen app som alla behöver gå in på för att inte missa något.”

Chefer som vill kunna rekrytera duktig personal får en stor fördel med ett bra beläget, fint och effektivt kontor.
”Lokalen är väldigt viktig i en rekryteringsprocess, den kommunicerar vilka ni är. Och det du vill att den ska säga är: Här har man det bra. Här vill du vara”, säger Camilla Waxin.

Arbetsgivare med bra och trivsamma kontor i attraktiva lägen gör klokt i att se till att jobbkandidater kommer dit för intervjuer och tester, även om rekryteringen har lagts ut på en extern part.

Guide till dig som ska byta kontor

Har era kontorslokaler blivit för trånga? Ska ni slå ihop verksamheter? Eller behöver ni börja arbeta på ett nytt sätt? Anledningarna till varför det finns behov av att förändra sin kontorslösning kan vara många.

Atrium Ljungberg har tagit fram en kostnadsfri guide med allt du behöver tänka på i flyttprocessen:
Ska vi ta hjälp av konsulter eller göra allt själva?
Vad ska vi tänka på under en visning?
Vilka saker är viktiga att få med i hyresavtalet?
Hur förbereder vi våra medarbetare bäst?

Till guiden
Dina medarbetare behöver dig!
Dina medarbetare behöver dig!

Med Chef tänder du gnistan. Beställ 6 nr till specialpris nu – du sparar 461 kr.