Se upp med störande småmöten

Hur ofta dyker dina medarbetare på dig med frågor som de egentligen borde klara av själva? Antagligen oftare än du tror, visar en ny studie från Högskolan i Halmstad.

Ett forskarteam skuggade chefer under en typisk arbetsvecka och dokumenterade varje steg de tog. Kartläggningen jämfördes sedan med hur cheferna själva uppfattat veckan. Ingen av cheferna var exempelvis medveten om att en så stor del av deras tid – nästan 20 procent – gick åt till korta oplanerade möten med medarbetarna. Mötena uppstod vid kopiatorn, i korridorerna eller vid kaffemaskinen när någon spontant ville ha hjälp med en fråga. Oftast gällde det saker som inte var chefens bord. Varje möte tog mellan en och två minuter.

Cheferna som deltog i studien gjorde ofta ”att göra-listor” och många kände stor frustration över att de bara hade hunnit med hälften eller i värsta fall bara någon enstaka punkt när dagen var slut.

Forskaren Henrik Barth, som står bakom studien, ser just de störande småmötena har en stor del i att det är så svårt för chefer att hinna med sina egentliga arbetsuppgifter. Han poängterar också att korta möten vid kaffemaskinen kan vara kreativa.

”Men här är det frågan om något helt annat. Man kan kalla det korta brandkårsutryckningar där problem måste lösas för stunden eller senast imorgon. Här finns det inget utrymme för kreativitet.”

Lösningen är, säger han, att bli bättre på att delegera och att få medarbetarna att även försöka presentera lösningar, inte bara problem.

Ingela Winstrand

Ur Chef nr 1/2007.