Så leder du projekt

Många chefer berörs förr eller senare av projekt. Därför är det bra att veta vilka egenskaper en god projektledare ska ha.

”Man bör ha en bra helhetssyn både på produkten och projektet. Vara en bra kommunikatör både uppåt och neråt. Vara ärlig, samt ha klara visioner och mål. Och ha respekt för historien i företaget, så att man inte gör samma misstag igen” , säger Mikael Klasson. Han har lång erfarenhet av att driva projekt, framför allt inom Ericsson. Han är också medförfattare till boken ”Projekt och helhet – om att leda projekt i praktiken” som kom ut 2002.

Enligt Mikael Klasson börjar de mest lyckade projekten med ett gediget förarbete. Här är hans plan för framgångsrik projektledning.

1. Gör en kravanalys
Börja alltid med en kravanalys. Sätt dig ner med uppdragsgivaren och spalta upp kraven. Vad ska ni uppnå, och vad ska målet bestå av?

Gör även en lista över vilka som påverkas av projektet. De som påverkas indirekt ska också finnas med i listan. Om andra intressenter påverkas, hur hanterar ni det?

I planeringen ingår också en riskanalys. Vilka risker finns i projektet? Låt personer med djup erfarenhet av verksamheten gå igenom riskerna. Se till att undanröja de största fallgroparna.

2. Bryt ner i mindre delar
Bryt ner projektet i mindre delar. Detta är projektets ”anatomi”. Var noga med att titta på hur de olika funktionerna i projektet är beroende av varandra.  Det är annars lätt att man arbetar med beståndsdelarna var för sig och inte ser helheten. Här utgår man ifrån hur kunden ska använda produkten eller processen.

3. Sätt mål 

Sätt SMARTa mål (Specifika, Mätbara, Accepterade, Realistiska och Tidsatta mål)

Kommunicera ut målen till projektdeltagarna.

Ju mer tid du lägger på att planlägga projektet, desto bättre blir det.
”Om problemen dyker upp i slutet, så gör de mycket ondare”, säger Mikael Klasson.

4. Välj projektmedlemmar
Kartlägg först när ni behöver respektive kompetens. Kom ihåg att ni inte alltid behöver den bästa personen för varje del, ibland räcker det med den nästbästa. De bästa personerna är nämligen ofta upptagna.

Gruppdynamiken är viktig. Det är bra för gruppen om man har en kritisk, en erfaren, en analytisk, en positiv och en ny medarbetare. Var inte rädd för de negativa deltagarna, de kan tillföra mycket.

5. Uppstart
I början av projektet är det bra att ha en teambuildingövning. Särskilt om medarbetarna inte känner varandra sedan tidigare. Med en samlad uppstart får du en positiv inledning.
Kom ihåg att förbereda dig på vad som händer om någon deltagare skulle hoppa av eller försvinna.

6. Under projektets gång
Ha tydliga  planer som är synliga för alla, exempelvis på en intern sajt.
Kommunicera snabbt ut förändringar i projektet, de ska inte bara spridas vid kaffeautomaten.

Ta bort alla osäkerhetsmoment. Börjar några avvikelser oroa dina projektdeltagare, ta itu med dem  direkt.

Skapa forum för återkoppling, exempelvis kan ni ha möte varje måndag klockan 8. Men det ska vara korta och effektiva möten.
Gärna muntliga möten, eftersom alla inte läser mejl.

Tänk också på att ha en bra relation med linjen, de tänker långsiktigt. Ni kanske inte alltid har samma åsikt, men det är bra med deras perspektiv.

7. Avsluta rätt
Ha ett tydligt slutmål och slutdatum.
Den dagen stänger ni ekonomiböckerna.
Om något inte är klart den dagen, så för man över resterande delar till ett nytt projekt.

Ha avslutningsfest, så att alla känner sig klara med projektet.

8. Dokumentera projektet 
Gör en erfarenhetsanalys. Nyckelpersonerna träffas i ett möte för att dokumentera projektet, vad som misslyckades eller avvek från mallen.
Den dokumentationen kan vara viktig för linjen, som ju ”äger” projektet.