Validering och metakommunikation: 2 metoder för att undvika missförstånd

Detta är de vanligaste anledningarna till att det uppstår missförstånd mellan chef och medarbetare:

– Medarbetaren är i chock, exempelvis om det är ett uppsägningssamtal, och kan inte ta in vad chefen säger.

– Chefen är inte tillräckligt tydlig, utan använder omskrivningar.

– Det finns en maktkamp mellan chefen och medarbetaren. Att höra eller förstå fel är en omedveten försvarsmekanism hos medarbetaren.

– Okunnighet. Chefen eller medarbetaren vet inte hur man kommunicerar. Detta är vanligt bland naturvetenskapligt orienterade chefer, till exempel inom verkstadsindustrin. De är experter på sitt specialområde, men har inte fått någon träning i kommunikation.

– Medarbetare och chef tar för givet att man har samma uppfattning.

– Det finns chefer, ofta med bra självkänsla, som har en naturlig fallenhet för att samtala. De drabbas sällan av missförstånd.

En rekommendation är att använda sig av validering för att inte bli missförstådd. Det fungerar så här:

– När samtalet lider mot sitt slut, be medarbetaren att göra en sammanfattning av vad som sagts. Fråga till exempel: ”Kan du berätta för mig vad vi kommit överens om?” Då förvissar du dig om att det som sagts har uppfattats lika av er båda.

– Om medarbetarens version skiljer sig från din, fortsätt diskussionen tills ni är överens.

En annan metod är metakommunikation, ett samtal om samtalet. Ett exempel kan se ut så här:

Du har bett medarbetaren att ta sig an större utmaningar. Han eller hon kan uppfatta det antingen som kritik (du tycker att personen är lat) eller beröm (du tycker att personen har stor förmåga).

– För att vara säker på att ni har samma syn, fråga: ”Hur uppfattar du det jag har sagt just nu?” eller ”Hur reagerar du på det här?”