Våga vägra minnas allt: Fem tips för att delegera bort ditt minne

Här följer några exempel på hur du kan delegera bort rutinuppgifter och låta hjärnan vila.

När det gäller vad som ska göras

Delegera så här:

– Försök vara tydlig. Kräv att medarbetarna tar sig i kragen – till exempel genom att de själva får föra minnesanteckningar.

– Bygg in en belöning. Metoden att låta dem glömma och skylla sig själva fungerar inte lika bra på jobbet som i privatlivet, eftersom det tenderar att falla tillbaka på dig som har ansvaret.

– Följ upp. Har du varit tydlig utan att de ändrar sitt beteende kan det bli en fråga för utvecklingssamtalet och något som påverkar lönesättningen.

– Överväg om dina medarbetare behöver en kurs i minnesteknik eller informationssökning.

När det gäller information till dig

Delegera så här:

– Kräv att medarbetarna själva sållar i den information de ger till dig. Tala om vad som  är viktigt för dig och hur och när du vill få veta det.

– Belasta inte minnet med att Lisa är kompledig på torsdag, om hon berättar det muntligt. Be henne i stället att mejla. I praktiken innebär det att hon skriver en minnes­lapp åt dig.

När det gäller påminnelser om rutiner

Delegera så här:

– Utse en person till ”spindel i nätet” som skickar ut påminnelsemejl. Gäller det tid och plats för ett möte kan denna person vara en av de medarbetare som ska vara med. Eller lägg in en automatiserat påminnelsemejl i mejl– och kalenderprogrammet.

När det gäller era diskussioner

Delegera så här:

– Bilda ett slags minnesutskott på ett par tre personer. Dessa blir dina extra öron och hjärnor, ett slags utvidgade protokollförare som inte bara skriver ner referat utan även sorterar och arbetar med informationen i efterhand. Utskottet träffas regelbundet och delger dig minnesuppgifter. Uppgiften kan rotera årsvis. Med deras hjälp kan du koncentrera dig på att vara närvarande, kreativ och fördela ordet under diskussioner och möten. Du behöver också bara ta in sådant som är värt att komma ihåg för din egen del.

När det gäller förberedelser inför möten

Delegera så här:

– Ge en av de medarbetare som ska vara med på mötet i uppgift att förbereda dagordningen. Du kan själv tala om vilka punkter du önskar ha med.

– Samma person kan också bevaka att ingenting glöms bort under mötet. Det enda som du då själv behöver hålla i minnet är det som du själv ska bidra med.