Reagera på missbruk: Checklista

Om du upptäcker att en anställd missbrukar är det viktigaste du kan göra att reagera och reagera snabbt. Nyckeln till framgång stavas dokumentation. Med rätt papper på bordet kan du åstadkomma förändring och visa att du har gjort din del om det blir skarpt läge.

Steg 1: Signalerna

• Det första du ska göra om du anar att en medarbetare har missbruksproblem är att dokumentera beteenden. Då ser du om beteendet upprepas och om det finns flera faktorer som pekar på att något inte står rätt till. Var noga med sekretessen.
• Fokusera på din chefsroll. Det är förändringar som påverkar medarbetarens arbetsförmåga på ett negativt sätt som du ska koncentrera dig på.
• Det finns många signaler som kan tyda på missbruk, till exempel att arbetsprestationen blir märkbart sämre eller ojämn. Ökad frånvaro och upprepade sjukskrivningar kan vara ett tecken. Plötsliga humörsvängningar, aggressivitet, tendenser att isolera sig och andra personlighetsförändringar likaså.
• Se upp om medarbetaren börjar missa viktiga möten, får klagomål från kunder, samarbetspartners eller kolleger. En tydlig varningssignal är att medarbetaren har svårt att få privatekonomin att gå ihop.
• En alkohol- och drogpolicy är ett stöd. Se till att ni har en sådan.

Steg 2: Förbered samtalet

• Om du lagt märke till den här typen av förändringar i din medarbetares beteende bör du ta ett undersökande samtal.
• Avsikten är att medarbetaren ska få klart för sig att du lagt märke till förändringar i hans eller hennes beteende som inte är okej. Samtalet hjälper dig att avgöra hur allvarliga problemen är och vilka åtgärder som blir nödvändiga.
• När du förbereder samtalet behöver du tänka igenom vad du bygger dina misstankar på. Fokusera på de förändringar eller händelser som har påverkat medarbetarens arbetsinsats.
• Det kan till exempel handla om en sammanställning av den senaste tidens frånvaro. Var konkret och håll dig till fakta. Personalavdelningen eller företagshälsovården kan vara ett stöd.
• Kalla till samtalet med kort varsel. Förnekelse och försvar hör till bilden vid missbruk. Därför ska du inte ge medarbetaren tid att komma med bortförklaringar.

Steg 3: Håll samtalet

• Inled samtalet med att tala om att du sett en förändring i medarbetarens sätt att sköta sitt jobb. Visa att du bryr dig om hur medarbetaren mår. Berätta vad du lagt märke till, håll dig till det du skrivit ner.
• Var tydlig med att du har ett ansvar för medarbetarnas hälsa och arbetsförmåga. Tala om vilka problem du ser och vilket beteende som inte är acceptabelt.
• Anklaga inte men ställ krav på förändring och erbjud samtidigt stöd. Låt dig inte styras av känslor och fördomar och sortera bort information du fått från andra.
• Var tydlig med att du kommer att följa upp samtalet och boka en tid för uppföljningssamtal.
• Kom ihåg att det inte är din uppgift att ställa diagnos eller agera läkare och terapeut. Men det är din uppgift som chef att initiera och ta del i en rehabiliteringsprocess om det visar sig nödvändigt.
• Poängtera att du i din chefsroll är beredd att ge din medarbetare stöd. Ta kommandot och håll fokus på ämnet.
• Personer som missbrukar alkohol eller droger är ofta experter på att manipulera. Håll samtalet kort. Dokumentera vad ni kommit överens om och be medarbetaren skriva under.

Steg 4: Fortsättningen

• Om medarbetarens alkoholkonsumtion tillfälligt ökat kan samtalet vara den markering som behövs för att han eller hon ska ändra sina vanor.
• Kom ihåg att ditt ansvar som chef är att agera när en medarbetare inte fungerar i sin yrkesroll eller bryter mot företagets drog- och alkoholpolicy. Det är inte din uppgift att bevisa att medarbetaren missbrukar eller bryta förnekelsen.
• Efter det första undersökande samtalet är det viktigt att följa upp. Var noga med att ha regelbunden kontakt med medarbetaren och fortsätt dokumentera.
• Om problemen som du har påtalat fortsätter måste du göra klart för medarbetaren att du är skyldig att gå vidare.
• Blir det ingen förändring trots upprepade samtal och överenskommelser kan det vara nödvändigt att göra en rehabiliteringsutredning, där du tillsammans med medarbetaren och externa specialister gör en rehabiliteringsplan.
• Det är viktigt att du tar del i processen så att du kan planera för medarbetaren att komma tillbaka till jobbet.
• Fortsätter missbruket trots dina insatser kan det bli aktuellt med uppsägning eller avsked. Men för att det överhuvudtaget ska gå att säga upp en person med alkoholproblem krävs att din dokumentation är glasklar. Den ska visa vilka insatser du och företaget har gjort från dag ett.