Medarbetarsamtal: Grunderna i 13 steg

Inför mötet

1. Ta initiativet, boka tid. Sätt av åtminstone en och en halv timme.

2. Samla in information om medarbetaren från flera personer. Be honom eller henne att själv skicka in synpunkter.

3. Förbered vad som ska diskuteras. Stora koncerner har ofta två linjer i diskussionen: Feedback och coachning kring hur arbetet utförs samt diskussion kring personens utveckling (nästa steg).

4. Tänk igenom din egen ledarstil. Undersökningar visar att hög nivå av stöttande och hög nivå på utmaningar ger störst effekt. Det bör märkas även i ett utvecklingssamtal.

5. Tänk igenom mötets struktur. Förslagsvis innehåller mötet dessa fem steg: Öppna, lyssna, diskutera, planera och stäng.

I mötet

6. Håll en positiv ton och var tydlig med medarbetarens styrkor. Börja med beröm och håll den positiva tonen även när utmaningarna diskuteras.

7. Säg vad du tänker, upp med problemen på bordet. Fastna inte i lyssnarrollen, ta en aktiv lyssnarroll och var generös med feedback. Använd öppna frågor. Var inte rädd att ta upp svåra saker även om du inte har all bakgrundsinformation.

8. När det kommer till medarbetarens utveckling, lyssna och låt lösningarna komma från honom eller henne. Om det är farligt att fastna i lyssnarrollen är det ännu farligare att fastna i föreläsarfällan. Förstå när du ska backa tillbaka och när du kan ställa lite tuffare krav.

9. Arbeta med personligheten. Försök se var personen kommer ifrån, vad som driver och motiverar dem. För in diskussionen på vilka effekter som medarbetarens beteenden har och få honom eller henne att inse och acceptera när det krävs en förändring .

10. Var flexibel. Beroende på var samtalet tar vägen måste du vara beredd på att förändra dig och din egen syn och ledarstil för att få ut mesta möjliga resultat. Ett utvecklingssamtal är tvåvägs.

11. Stäng mötet i en positiv anda, även om det varit ett svårt och påfrestande möte. Summera vad medarbetaren ska tänka på framåt.

Efter mötet

12. Skriv ned de viktigaste punkterna och slutsatserna som du och medarbetaren kom fram till. Vissa delar dessa med medarbetaren en kort tid efter mötet.

13. Följ upp samtalet, kanske med ett nytt kortare möte för att fråga hur det går.