Fyra öron: En samtalsmodell som får folk att växa

En samtalssabotör dödar samtal och plattar till folk. En samtalsbefrämjare får folk att växa – och får egen information på köpet. Här ger Ylva Ellneby och Barbro von Hilgers, författare till boken Hör du vad jag säger? Fyra öron – en samtalsmodell som fungerar, kommunikationstips för fyra vanliga scenarion.

När en medarbetare ber om råd:

Säg inte: ”Om jag vore som du skulle jag göra så här för att hinna klart.” ”Om jag vore du”-meningar är inte utvecklande. Du får aldrig igång en dialog där ni kan vrida och vända på saken för att hitta lösningen.

Säg i stället: ”Förstår jag dig rätt – det är svårigheter med att få klart allt före deadline?” Att upprepa det din medarbetare just sagt, fast med dina egna ord, är en strategi som ger lugn åt situationen. Den du pratar med får då en chans att reflektera. Du tvingar inte fram en snabb lösning utan ger medarbetaren en chans att välja sina ord omsorgsfullt för att beskriva situationen.

När en medarbetare tackar nej till uppdrag:

Säg inte: ”Det är synd att du inte vill ta på dig fler arbetsuppgifter.” Här har du satt dig till doms över medarbetaren. Det är ett effektivt sätt att döda ett samtal. Väljer du meningar som börjar med ”Det är synd att du…” eller liknande har du stängt dörren till en konstruktiv dialog.

Säg i stället: ”Å ena sidan vill du ta på dig uppgiften, å andra sidan är du tveksam.” Hjälp din medarbetare att sammanfatta motstridiga känslor som kan komma vid exempelvis förändringar av arbetsuppgifterna. Det hjälper hen att fokusera. Att följa upp med ”Vad är det som får dig att tveka?” är ett bra sätt att ringa in problemet.

När en medarbetare har kört fast:

Säg inte: ”Du får problem därför att du löser uppgiften si eller så.” Att ta sig tolkningsrätt och tala om för folk varför de får problem främjar ingen. Din medarbetare kommer att värja sig och ni hamnar i ett dödläge där båda vill ha rätt.

Säg i stället: ”Du säger att det är problem med det här. Hur menar du då?” Att ställa följdfrågor är ett sätt att lättare förstå situationen. Här hjälper du både din medarbetare och dig själv att förstå problemet. Du hjälper hen att strukturera tankarna – och kanske komma på lösningen själv. Din öppna fråga kan bli förlösande.

När en medarbetare tar upp något som hen finner problematiskt:

Säg inte: ”Jaså, var det inget allvarligare än så du ville prata om.” Du har ingen aning om hur allvarligt din medarbetare tagit saken. Hen kan känna sig åsidosatt om du dämpar och slätar över. Att bagatellisera är ett säkert sätt att få slut på ett samtal.

Säg i stället: ”Du verkar bekymrad över det här.” Genom att öppna samtalet visar du att det är tillåtet att prata, men du pressar inte medarbetaren på svar. Du visar att du är observant och villig att lyssna och lämnar bollen till din medarbetare.