David Allen: Skapa ordning i kaoset på en kvart

Inspireras av David Allens klassiker om vardagseffektivitet ”Getting things done” – och få just mer gjort. Du är inte ensam om att uppleva vardagen som ostrukturerad och kaosartad.

De vanligaste strukturmissarna chefer gör:

Har din egen situation blivit olidlig?

…en kvart

Satsa på en projektöversikt. Lista eller gör en mindmap över de projekt eller satsningar du driver just nu. Det kan både vara långsiktiga projekt som löper över flera år, eller ett inköp som kräver flera steg. På varje projekt skriver du ner vad som är ditt nästa steg. Är det att ringa någon, skicka ett mejl, eller väntar du på besked? David Allen: ”De som gör en projektöversikt känner ofta att de har bättre överblick och att de rör sig framåt.”

…en timme

Satsa på en komplett ”att göra”-lista. Töm huvudet på allt du har att göra. Samla ihop alla lappar, alla mötesanteckningar och alla andra påminnelser som ligger och skräpar. Formulera listan i punkter som är konkreta uppgifter. Exempelvis ”Ring x”, ”mejla y”, ”köp gem”.

När du har fått ner allt, kategorisera uppgifterna. Antingen efter:

…en dag

Satsa på en röjardag. Målet är att få struktur på högarna. Redan innan du börjar, gör en projektöversikt och en att göra-lista, så du vet hur du ska kategorisera det som finns i högarna. Gå igenom hög för hög, se om det finns något i dem som är en att göra-uppgift. När du skrivit ner den, släng materialet. Om du måste spara, kategorisera i olika högar. Köp sedan in hängmappar, pärmar, brevkorgar eller plastfickor för förvaring.

Försök att hålla dig till så få system som möjligt. Om du förvarar material i både pärmar, mappar, korgar och tidskriftssamlare är risken stor att du tappar strukturen.