Brickbudget: Öka kostnadsmedvetenheten

Brickbudget-metoden går ut på att skapa förståelse för hur förändringar av intäkts- och utgiftsposter i budgeten påverkar verksamheten, hur budgeten fungerar som strategiskt instrument och för att öka kostnadsmedvetandet.

Antal deltagare: Max åtta per grupp.
Tidsåtgång: Cirka två timmar.
Lokal: Grupprum med bord där varje grupp får plats att bygga med brickor.
Detta behöver ni: Brickor i olika färger.

Ta fram senaste budgetprognosen. Ni kan välja att arbeta med hela företagets budget eller en budgetenhet, till exempel en avdelning.

Dela in budgetens konton i högst tio olika grupper så att det blir lättöverskådligt och enkelt att arbeta med.

Gör manualen. Bestäm hur stor summa varje bricka motsvarar. Bestäm vilken färg som motsvarar olika intäkts- respektive utgiftsslag.

Lägg ut grupper av brickor på varje bord som till färg och antal motsvarar den senaste budgetprognosen, en grupp för intäkter, en för utgifter.

Varje bricka motsvarar 200  000 kr. Budgetprognosen för ett utbildningsföretag med elva anställda kan se ut så här:

Intäkter:
3 Mkr = 65 vita brickor.

Utgifter:
Löner 5 Mkr = 25 ljusblå brickor.
Lönebikostnader och skatt 2,2 Mkr = 11 mörkblå brickor.
Utbildning, övriga personalkostnader 0,8 Mkr = 4 ljusgröna brickor.
Marknadsföring och representation 0,6 Mkr = 3 mörkgröna brickor.
Hyror och övriga lokalkostnader 1 Mkr = 5 röda brickor.
Inventarier, datorer, avskrivningar 0,6 Mkr = 3 orange brickor.

Vinst 2,8 Mkr = 14 svarta brickor.

Dela ut manualen.

Se till att det finns extra brickor i alla färger tillgängliga.

Ge grupperna i uppgift att göra nya budgetförslag utifrån några olika kostnadsökningar, men med oförändrade intäkter.

Ta tid på övningen. Efter en timme ska de ha enats om ett förslag och gjort de omprioriteringar som krävs för att få en budget i balans.

Be varje grupp presentera sina budgetförslag.

Be varje grupp motivera vad de valt och valt bort.

Diskutera de olika förslagen och vilka konsekvenser de olika alternativen skulle få för verksamheten.

Metoden kan också användas för att öka kostnadsmedvetandet, särskilt på en mind­re budgetenhet eller avdelning. Då kan kontoslagen brytas ned så att man tydliggör höga kostnader för till exempel representation, taxiresor eller konsultarvoden.

Inspiration: Lisa Lindström, vd Doberman