Mötesförberedelser: Leverera i fyra steg

Att inte ha tid att förbereda sig på mötet är att säga att du inte har tid att lyckas. Här är fyra förberedelser inför ett lyckat möte.

Foto: Ivan Zhukevich/Unsplash

1. Rätt person på rätt möte. 

Det handlar om att ha rätt deltagare, rätt frågor, rätt förberedelser och rätt tajming på mötet. Alla mötesdeltagarna ska ha fått klart för sig vad mötet ska handla om men också att de fått möjlighet att påverka det som ska avhandlas på mötet.

2. Ta diskussionen innan. 

Välj ut personerna som ska medverka och ta en snabb diskussion via telefon, över mejl eller i ett personligt möte med respektive deltagare.

3. Informera och ta emot synpunkter. 

Gör ett utskick i god tid där deltagarna får en möjlighet att kommentera och/eller justera agendan innan mötet.

4. Våga vägra möten. 

Vägra gå på möten om du inte har fullständigt klart för dig vad mötet ska handla om och vad som förväntas av dig.

Fördelar med att arbeta genom materialet innan mötet:

– Materialansvariga får på ett enkelt sätt en hand att förbättra sitt material innan mötet och ta bort/förändra innehållet så att det minimerar förvirring och maximerar tydlighet.

– Materialansvariga genomför på detta sätt en slags förändring av sitt material vilket reducerar tiden ärendet tar och öka kvaliteten i diskussionen.

– Alla mötesdeltagare får en chans att förbereda sina inlägg och ståndpunkter kring respektive material.

– Att leda arbetet med att iterera mötesmaterialet är en mycket bra och effektiv träning för den som innehar ansvaret. Det ger individuell utveckling bara efter att skött detta inför ett enda möte.

Tipsen kommer från ledarskapsutvecklaren Stefan Falk. 

1 år med Chef för bara

1695:-

  • Expertråd och stöd i chefsfrågor
  • Djupdykande reportage och personliga intervjuer med chefer från olika branscher.
  • Inspiration och motivation till ditt ledarskap.
  • Chef Premium med smarta digitala verktyg som förenklar ditt chefsjobb.
  • Tips och råd för att ta nästa kliv i karriären.
  • Mallar och avtal ingår
  • Tidningen Chef hem i brevlådan

Skaffa Chef nu

Se alla våra erbjudanden