5 vanliga effektivitetsproblem: Så löser du dem
Genväg
Mobilterror, full inkorg, sega möten, stökigt skrivbord… Nina Norén, organisationskonsult på Workways, ger tips på hur du botar några vanliga surdegar.
Så får du bukt med vanliga effektivitetsproblem:
Mobilterror
- Skyll inte på mobilen, analysera din vardag i stället. Kommer du ofta ut från möten och har massvis med mobilsvar att täcka upp för? Då bör du undvika att ha ett nytt möte bokat direkt inpå. Ta för vana att avsätta tid för eget arbete direkt efter mötet, då blir det inte samma panik.
- Medarbetare som ställer frågor via sms är ofta osäkra. Istället för att bli irriterad över att någon söker dig på mobilen och frågar om vilken färg det ska vara på stolarna, tänk att du kan vara mer tydlig med delegeringen från början.
Full inkorg
- Behandla inte inkorgen som en förvaringsplats för referensmaterial. Dels blir du stressad av alla signaler som breven sänder till din hjärna varje gång du ser dem, dels riskerar verkligen viktiga brev att försvinna och glömmas bort i massan.
- I samma stund som du har öppnat ett mejl ska det bort ur inboxen. Du kan skapa mappar för att sortera bort brev du inte vill åtgärda med en gång. Mapparna kan ha rubriker som ”att spara”, ”att agera på i dag”, ”att besvara”, ”att läsa” och så vidare. Gör ett system så att du inte behöver öppna ett brev och fundera över vad du ska göra med det mer än en gång.
Sega möten
- Mötets syfte ska vara välformulerat och tydligt. Det kan vara att fatta beslut, informera, diskutera eller brainstorma fram något. Efter syftet kommer målet som ska vara specifikt uttryckt, vad är det som ska uppnås?
- Var kritisk när du tänker igenom antalet deltagare. Bryt mönster av typen ”han måste vara med annars blir han ledsen”. Det handlar om respekt för allas tid. De som blir kallade ska också kritiskt tänka över om de behövs på mötet, kanske räcker det om de är med på en del av mötet.
- Se till att alltid vara i tid. Som chef är du ett föredöme och folk tenderar att göra som du gör.
Stökigt skrivbord
- Är du typen som säger ”jag vet precis vad som finns i högarna, mitt system fungerar fint”? Gott så. Men att vara välorganiserad handlar egentligen inte om hur rörigt det är på skrivbordet – det handlar om hur röran påverkar din produktivitet.
- Om du håller rent på skrivbordet undviker du att få störande signaler. Du blir fokuserad och kan arbeta mer effektivt. Idealet är att tömma skrivbordet vid slutet av varje dag. Nästa dag bör det vara tomt när du sätter dig igen, möjligen kan det viktigaste dokumenten som du ska arbeta med på morgonen ligga kvar.
- Alla andra papper ska sorteras bort i plastmappar, pärmar, hängarkiv eller vilket system som nu passar dig och din verksamhet bäst. Du har säkert något område som verkligen fungerar för dig, kanske din adressbok eller din datorstruktur. Kopiera den.
- Det är också en fördel om dina medarbetare kan hitta bland dina papper med enkla instruktioner.
Ingen planeringstid
- Det fungerar dåligt att försöka hålla saker i huvudet hela tiden eftersom de poppar upp och stör dig när du minst anar det. Det har många upptäckt och använder sig därför av att göra-listor så att alla kom ihåg sätts på pränt i stället för att skvalpa runt i minnet.
- Men den stora skillnaden mellan att jobba mot att göra-listor och verkligen planera är att prioritera och tidsbestämma de olika aktiviteterna. Prioritera måste du göra eftersom att göra-listan ändå mest liknar en önskelista. Tidsbestämma aktiviteterna måste du göra för att saker och ting verkligen ska bli gjorda.
- Uppföljning är en viktig beståndsdel i planeringen. Kontrollera vid veckans slut vad tiden i den gångna veckan egentligen gick åt till. Var det till hälften oförutsedda händelser? Om det är så din arbetsvardag ser ut måste du också planera in tid för att hantera det oförutsedda.
- När veckoplaneringen börjar flyta på märker du att du automatiskt får utrymme att tänka mer långsiktigt. Då kan du börja ställa dig själv frågan ”vad ska ha hänt fram till jul för att jag ska känna att det här har varit en bra höst”.
Logga in för att fortsätta läsa!
1 år med Chef för bara
1695:-
- Expertråd och stöd i chefsfrågor
- Djupdykande reportage och personliga intervjuer med chefer från olika branscher.
- Inspiration och motivation till ditt ledarskap.
- Chef Premium med smarta digitala verktyg som förenklar ditt chefsjobb.
- Tips och råd för att ta nästa kliv i karriären.
- Mallar och avtal ingår
- Tidningen Chef hem i brevlådan