2010-01-cb-your-brain-at-work

David Rock: Your Brain at Work

Din hjärna är en maskin. Den behöver bränsle, omsorg och vila. Rätt använd kan den göra dig effektivare och smartare under hela arbetsdagen. Varsågod, här är manualen.

Nyhet! Lyssna eller läs i Chefboken-appen

Du har väl inte missat Chefboken-appen? Appen gör det enklare att läsa och lyssna, oavsett var du är. Du som Chefboken-prenumerant kan ladda ned ljudfiler för offline-lyssning och spara de summerade böckerna i ditt personliga bibliotek. Det är enkelt att komma igång: Ladda ned appen ”Chefboken” i App Store eller Google Play – du loggar in precis som på Chef.se.
Läs mer om Chefboken-appen här.

Fakta om boken

Titel: Your Brain at Work – Strategies for overcoming distraction, regaining focus and working smarter all day long

Författare: David Rock.

Förlag: Harper Collins.

Utgivningsår: 2009.

Antal sidor: 288.

Om David Rock: David Rock är konsult och ledarskapscoach med världen som arbetsfält. Han är vd för företaget Result Coaching Systems och har tidigare skrivit böckerna ”Coaching with the brain in mind”, ”Quiet leadership” och ”Personal best”. David bor i Sydney, Australien, och New York, USA. Han är gift och har två döttrar.Läs mer om David Rock på hans hemsida: www.davidrock.net

Därför valde vi boken: Information överallt, hela tiden. Ett mötesschema som gör oss utmattade. Ständig förändring och osäkerhet. Det är klart att vi bryter ihop ibland. Men vi behöver inte lära oss leva med att hjärnan kokar. Det går att lära sig att använda den på ett sätt som gör oss mer effektiva, mer fokuserade och lite smartare. David Rock har skrivit chefens egen Hjärnan – Så funkar det!

Tre saker du lär dig av att läsa boken:

1. Att prioritera prioritering.

2. Att hantera tids- och energikrävande distraktion.

3. Att tänka kreativt på beställning.

Emily och Paul är strax över 40, bor i en medelstor stad, och har två tonåriga barn. Emily är chef på ett företag som organiserar större konferenser, Paul är it-konsult i egen verksamhet.

Your Brain at Work följer dem under en måndag, som råkar vara en av Emilys första dagar på sitt nya jobb, en tjänst som betyder större budget, större ansvar och mycket nytt att lära sig.

Strax efter klockan åtta denna måndagsmorgon sitter Emily i bilen på väg till jobbet. Hon planerar sin vecka och hur hon ska göra för att kunna ge ett bra intryck. Halvvägs får hon en idé till en ny konferens och det första hon tänker göra när hon kommer fram till arbetet är att skriva ner idén.

120 mejl

Men när hon väl är framme och slår på datorn möts hon av hundra mejl som väntar på henne. Entusiasmen över den nya idén falnar och hon börjar svara på mejlen.

Det tar tid. Och när hon försöker snabba på tappar hon koncentrationen och råkar av misstag radera ett meddelande från sin chef.

Det får henne att rycka till och börja fokusera på det hon har att göra under dagen. Hon ska göra en offert, ta fram en marknadsföringstext och besluta vilken assistent hon ska anställa.

Och så är det alla dessa mejl.

Hon fortsätter att svara på dem. När klockan är nio har hon svarat på fyrtio stycken. Men under timmen som har gått har inkorgen fyllts på och nu har hon totalt 120 mejl att besvara. Men de, liksom hennes idé, får tyvärr vänta, för nu ska hon in på ett möte.

Knappast någon bra början på dagen, veckan eller den nya tjänsten.

Hjärna som en åttaåring

För att bli effektiv på sitt nya jobb måste Emily ändra sitt sätt att använda hjärnan.

Problemet är att hjärnan har några överraskande begränsningar när det gäller beslutsfattande och problemlösning. Samtidigt som den kan vara extremt kraftfull så kan den få en Harvardstudent att agera som en åttaåring om den tvingas göra två saker samtidigt.

En stor del av vårt beslutsfattande och problemlösning styrs av hjärnans främre del, den prefrontala barken. Utan den skulle du inte kunna sätta upp några som helst mål. Att tänka ”gå till affären och köpa mjölk” skulle vara en omöjlighet. Liksom att göra en plan, som ”gå uppför backen, gå in i affären, köpa mjölken och sedan gå tillbaka”.

Inte heller skulle du kunna styra några impulser eller visualisera en situation som du inte har varit med om förut.

Det är också den prefrontala barken som gör att du kan tänka kreativt och som utgör det biologiska fästet för ditt medvetna samspel med omvärlden.

Men den prefrontala barken har också begränsningar. Allt måste vara på rätt plats vid rätt tidpunkt, annars funkar ingenting alls.

Hjärnan som teaterscen

Den prefrontala barken kan liknas vid en scen på en mindre teater där skådespelarna framför ett stycke.

Skådespelarna är detsamma som den information som du stöter på i ditt arbete. För det mesta agerar skådespelarna som skådespelare förväntas göra.

När Emily laddar ner sina hundratals mejl är det en skådespelare som kliver in på scenen.

Men det här är ingen vanlig teaterscen. För ibland kliver personer från publiken upp på scenen för att agera. De representerar information från ditt inre liv, dina tankar och minnen och bilder.

Fler rutiner – mindre tänk

När du ägnar dig åt en repetitiv uppgift, förpassar du rutinerna till den del av hjärnan som kallas basala ganglierna.

De har en stor aptit på mönster, vanor. Om du upprepar en process tillräckligt många gånger kan basala ganglierna till slut ta hand om den, vilket frigör plats på scenen. Utveckla därför nya rutiner för till exempel hur du ringer människor, hur du öppnar ett dokument, hur du raderar mejl, hur du planerar din tid.

Ju mer mönster du skapat, desto mindre uppmärksamhet behöver du ägna uppgiften. Och desto mer kommer du kunna göra samtidigt.

Skådespelare möter publik

För att kunna förstå en ny idé måste du hålla nya skådespelare på scenen tillräckligt länge för att de ska börja interagera med publiken; för att ny information ska möta gammal information, som redan finns i ditt huvud.

Ett sådant möte uppstår när Emily öppnar ett nytt mejl och försöker förstå dess innehåll.

För att kunna fatta ett beslut krävs att du håller skådespelarna på scenen och jämför dem med varandra. För att minnas information drar du upp skådespelare från publiken. Ibland får du leta långt bak i de mörkare delarna av salongen. För att memorera information måste du få ner skådespelarna från scenen för att sätta sig bland publiken.

Emily försöker memorera idén hon fick i bilen, men finner försöken tröttande.

Ingen lastbilschaufför

Scenen är energikrävande, mer krävande än man kan tro. Och vi har en begränsad mängd energi för att fatta beslut och kontrollera impulser. Det är därför det är så svårt att fatta beslut när man är hungrig eller trött.

När ett svårt beslut är fattat blir nästa svårare, av samma anledning.

Att göra energikrävande aktiviteter med din scen, som att planera möten, kan trötta ut dig efter bara en timme. En lastbilschaufför kan däremot köra hela dagen och hela natten, enbart begränsad av sitt sömnbehov.

Att köra lastbil kräver inte mycket användning av den prefrontala barken, utan av en grupp kärnor i hjärnan som kallas för de basala ganglierna. Där hålls aktiviteter som inte kräver någon större koncentration igång. Det är de basala ganglierna som gör att Emily kan köra bil och fundera över den nya konferensen på samma gång.

När du använder din mentala scen, se till att använda den till något viktigt. Det är en begränsad resurs som inte ska slösas bort. Hur mycket du än anstränger dig så kan du inte sitta och fatta briljanta beslut hela dagen, på samma sätt som en lastbilschaufför kan hålla sig på vägen.

Prioritera prioritering

Hade Emily vetat om allt det här hade hon börjat sin dag annorlunda. Då hade hon prioriterat prioritering.

Prioritering är en av hjärnans allra mest energislukande aktiviteter. Och om du börjar använda energin till andra saker så kommer du sedan inte orka prioritera. Tio minuters läsande av e-post kan äta upp den energi som du skulle behöva för att prioritera.

Att föreställa dig något som du ännu inte har sett eller upplevt tar en massa energi. Det är därför människor ägnar mer tid åt att tänka på problem (sådant de har sett) än lösningar (sådant de ännu inte har sett). Det förklarar också varför det kräver sådan energi att sätta mål.

Och varför prioritering är så svårt. Det innebär att du måste föreställa dig och flytta runt saker som du inte har någon erfarenhet av. Hur kan Emily bestämma sig för om hon ska börja med att anställa en assistent eller skriva en offert? Hon har ingen erfarenhet av någon av upplevelserna, så ingen av dem är hennes publik.

Därför är det bra att försöka få ut tankarna ur huvudet och in i den riktiga världen. På så sätt besparar man scenen de viktigaste uppgifterna. Hade Emily skrivit ner sakerna skulle hon kunnat spara mycket energi.

Muskler och hjärna

Den prefrontala barken har mycket gemensamt med andra energihungriga kroppsdelar, som till exempel musklerna. Hjärnan blir trött av ansträngning, men kan prestera ännu bättre efter en stunds vila.

Det kan underlätta att vara medveten om den mentala energin och kanske schemalägga den. Om du till exempel har en arbetsuppgift av det mer kreativa slaget som kräver ett skarpt sinne, att skriva en projektbeskrivning exempelvis, kan du se till att planera allt sådant arbete till måndagen.

Att prioritera handlar om att fokusera på vissa saker, men absolut inte tänka på andra. Att lära sig att säga nej till saker som inte hör till dina prioriteringar är svårt, men väldigt nyttigt.

Dela in din dag i olika tidsblock. Ett när du ägnar dig åt tankearbete eller kreativa sysslor, ett annat när du sitter i möten och ett tredje för rutinuppgifter, som att svara på e-post. Genom att skifta mellan de olika blocken på ett strukturerat sätt kan du låta din hjärna vila. Om det vore fysisk träning skulle det innebära att du gör tunga lyft, sedan konditionsträning och sist stretchning.

Hur hade det sett ut om Emily hade varit medveten om det här från början? 

Ungefär så här:

Emily sitter i bilen på väg till jobbet när hon börjar planera sin vecka och hur hon ska göra för att kunna ge ett bra intryck på jobbet. När hon kommit halvvägs får hon en idé till en ny konferens och hon spelar in sina tankar på ett fickminne som hon har i bilen för just sådana tillfällen. Hon vet att hon tröttar ut sin hjärna genom att försöka komma ihåg saker. Hon slår på radion och lyssnar på lite musik och tillåter sig själv att koppla av en stund.

Strax efter åtta är hon på jobbet. Hon slår på sin dator, redo att börja arbeta med den nya konferensen.

För många bollar i luften

Emilys make Paul, it-konsulten, har fått en offertförfrågan gällande ett betalsystem för en detaljhandelskedja. Han har genomfört liknande projekt tidigare, men inte i sådan här omfattning. Det här kan bli hans största affär någonsin.

Han har haft projektbeskrivningen liggande länge, men varje gång han har tagit upp den har han slagits av hur komplext projektet är och blivit distraherad av något annat.

Nu har han plötsligt bara en halvtimme på sig att göra färdigt offerten och då inser han att han i själva verket skulle behöva flera timmar, eftersom underlaget innehåller så många punkter och kräver så mycket information. I det läget gör Paul misstaget att försöka dra upp för många skådespelare – för mycket information – på scenen.

Han blir panikslagen över att inte veta vart han ska börja.

En sak i huvudet

Scenen är liten, mycket mindre än man kan föreställa sig. Ställer man för många skådespelare på den kommer några därför att trilla av. Det är då misstag begås.

Studier från 1950-talet visar att en person kan hålla sju saker i huvudet samtidigt. Ett halvt sekel senare visade nya studier att det bara vara fyra saker. Och nu senast visar en studie gjord på New York University att det bara är – en.

Oavsett vilket som stämmer så är det uppenbart att vi har svårt att hålla många bollar i luften.

Det blir för mycket för hjärnan att klara av.

Distraktion finns överallt. I genomsnitt tar det 11 minuter av ett arbetspass innan vi blir distraherade. Sedan tar det tjugofem minuter innan vi kan hitta tillbaka till koncentrationen igen. Om vi över huvud taget hittar den.

Distraktion är inte bara frustrerande, den är utmattande. När du väl kommer tillbaka till ditt utgångsläge, har din förmåga att fokusera sjunkit, eftersom din hjärna har förbrukat energi.

Om du ändrar fokus tio gånger på en timme så kommer din förmåga att tänka produktiva tankar minska till bara en bråkdel av din ursprungliga skicklighet. Mindre energi innebär mindre förmåga att förstå, besluta, dra till minnes, memorera och hindra.

När Paul förbereder sig för sitt möte ringer en telefonförsäljare, som han inte vill vara otrevlig mot. Samtalet slukar dyrbar tid och energi och Paul kommer av sig med sitt arbete. När han ska ta upp arbetet igen dyker det upp några mejl på skärmen, som han svarar på, i en onödigt brysk ton. Totalt har det gått en kvart sedan han påbörjade tankearbetet, utan att han tänkt en enda färdig tanke kring projektet.

Hans tankar finns överallt utom på projektet.

För att kunna bli mer effektiv på arbetet måste han lära sig att hantera distraktion bättre. Han behöver förändra sitt tänkesätt så att han fokuserar på det som är viktigt för honom.

Stäng av!

En av de allra mest effektiva teknikerna när det gäller att undvika distraktion är att helt enkelt stänga av alla kommunikationsverktyg i samband med tankearbete. Din hjärna föredrar att enbart tänka på det du har framför dig. Det kräver mindre ansträngning.

Det finns olika typer av distraktion: det finns extern distraktion, som telefonsamtal eller e-post. Sedan finns det inre distraktion, till exempel tankar på saker som ska hända inom den närmsta framtiden eller sådant som har varit.

Att hålla fokus handlar inte så mycket om att tänka på rätt saker som att utestänga saker från ditt fokus.

Att inte tänka på en irriterande, inkräktande tanke kan vara väldigt svårt. Att vara fokuserad kan vara en omöjlighet.

Vetorätt

För att förhindra distraktioner måste du vara medveten om din inre mentala process och förstå de felaktiga impulserna innan de äger rum.

Det går inte att göra något åt de impulser som hjärnan skickar ut. Men däremot har vi ”vetorätt”, förmågan att välja om vi ska agera på en impuls eller inte. Det går snabbt, det handlar om en bråkdel av en sekund.

Det kräver en medvetenhet.

För att undvika distraktioner är det nyttigt att skaffa sig vanan att använda veto tidigt, snabbt och ofta, innan distraktionerna får ta över.

Kemikalierna i dig

Ett annat sätt att motverka distraktion är att hålla koll på hjärnans kemikalier. Noradrenalin är hjärnans motsvarighet till det adrenalin de flesta känner innan de till exempel ska hålla ett föredrag.

När du är rädd är du fokuserad; du blir alert. Noradrenalinet binder samman kretsar i den prefrontala barken.

Det finns sätt att locka fram denna kemikalie. Du kan till exempel visualisera något som kan komma att gå fel i framtiden, en otäck händelse. En professionell boxare har sagt att han brukade föreställa sig hur han blir dödad i ringen, vilket får honom att träna som en galning.

Medan noradrenalinet är vakenhetens kemikalie är dopaminet intressets. Det är en av de viktigaste signalsubstanserna, som reglerar bland annat entusiasm och kreativitet.

Dopaminet frigörs när något nytt upplevs och kan få ett intresse att övergå till en önskan på ett ögonblick. Forskare har sett att allt som kan liknas vid en belöning genererar dopamin. Enbart att höja stolen vid ditt skrivbord kan innebära ett nytt perspektiv och därmed frigöra dopamin.

Dödläge i hjärnan

Emily försöker hitta på ett bra namn på sin konferens, den som hon kom på i bilen. Eftersom konferensens tema ska vara ”sustainable business” vill hon använda sig av ordet ”sustain”. Det ordet har placerat sig på första raden framför hennes mentala scen och hon ägnar en lång stund åt att utifrån det försöka hitta ett passande namn, men blir aldrig nöjd.

Ju mer hon försöker, desto svårare blir det att tänka. Och i takt med att det blir svårare att hålla distraktionen på avstånd så minskar hennes dopaminnivå.

Hon har hamnat i ett dödläge.

Emily behöver förstå sin hjärna bättre så att hon vet när och hur hon ska ställa om sitt medvetande, så att hon kan bli mer kreativ på beställning.

Länge var insikt något mystiskt som verkade komma av sig själv. I dag vet vi bättre hur vi fungerar biologiskt.

Att få insikt innebär att man lyssnar till subtila signaler och låter lösa förbindelser göras. Men det kräver ett tyst sinne med låg tankeverksamhet.

Så är det också vanligare med insikt hos avslappnade och glada människor.

Insikten föregås ofta av ett dödläge.

Forskning visar att vi måste sluta tänka i en viss bana innan vi kan hitta en ny lösning.

Förmågan att hindra sig själv från att tänka är viktigt för kreativiteten.

Hur ska då Emily göra för att göra rätt?

Jo, så här skulle det kunna gå till: När hon tar fram ett papper och skriver ner tio ord på temat ”sustain” inser hon snart att hon måste byta inriktning. Hon hittar ett nytt ord – ”future” – och försöker hitta tio ord som passar för den inriktningen. När hon inte känner sig nöjd testar hon ett nytt ord på samma sätt.

När hon inser att hon befinner sig i ett dödläge så bestämmer hon sig för att stänga av den pågående tankeprocessen ett ögonblick. Hon ringer till Paul och får höra lite om hans dag. Hans lugn får henne att tänka på ordet ”relax” och när de har lagt på leker hon med det ett tag. ”A relaxed future” skriver hon, innan hon inser att hon befinner sig i en ny återvändsgränd och hon ägnar en liten stund åt att titta på ett porträtt på sina barn i stället.

Då plötsligt dyker en idé upp, ”Framtidssäkra dina affärer”. Hon kollar om det har använts, skriver namnet över sitt utkast till konferensen och känner dopaminet flöda.

Regissören i dramat

Om man ska likna den prefrontala barken med en scen representerar skådespelarna, som tidigare nämnts, medvetandets information. Publiken symboliserar våra minnen och vanor.

Men vem regisserar?

Jo, regissören utgörs av den medvetenhet som vi har och som gör att vi kan ställa oss utanför en upplevelse och fatta beslut om hur hjärnan ska reagera. Den som gör att vi kan vara medvetna om en händelse i samma ögonblick som den inträffar.

Begreppet ”mindfulness” brukar användas i detta syfte.

För neuroforskare har mindfulness väldigt lite med andlighet, religion eller meditation att göra. Det är, menar de, ett karaktärsdrag som alla människor har och som kan utvecklas på många sätt.

Inte minst har mindfulness stor betydelse för effektiviteten på arbetsplatsen.

För när du slutar ägna dig åt e-post och funderar över hur du skulle kunna planera din dag bättre har du uppfattat inre signaler.

Du har sinnesnärvaro nog att stänga av.

Tänka på tankar

Men det krävs stora resurser för att tänka på sitt tänkande. Ställ frågan ”Varför tänker du så här?” till någon under ett möte och personen kommer att få stanna upp och tänka efter ordentligt för att hitta ett svar.

För att gå tillbaka till teaterliknelsen: det är ungefär som att ha fyra skådespelare på scenen, plus ytterligare fyra skådespelare som kommenterar vad de första fyra gör.

Utan en regissör är det nästan omöjligt att hålla oönskade tankar borta, till exempel om tidigare misslyckanden eller tillkortakommande i liknande jobbsituationer.

Det är då lätt att i större utsträckning börja tänka att ”det här kommer inte att fungera”.

Omgiven av hot är det limbiska systemet, känslohjärnan, väldigt medveten om farorna i livet. Då är det lätt att enbart se till de negativa sidorna och bli mindre riskbenägen. Lite mer försiktig.

I det läget är det lätt att göra olyckliga kopplingar, en feltolkning av inkommande information. Hjärnan generaliserar och med hjälp av negativa minnen skapas negativa bilder. Har du till exempel nyligen sett en orm, blir det lättare för dig att uppfatta ett diffust föremål som just en orm.

Framgång = samarbete

Neuroforskare anser att hjärnan har ett socialt nätverk, som är likvärdigt med de nätverk som gör att vi kan se, röra oss och höra. Somliga anser också att de sociala behoven är lika stora för överlevnad som behovet av vatten och mat.

Framgång på jobbet kräver en förmåga att kunna samarbeta med andra.

Under en telefonkonferens med sin projektgrupp inser Emily hur svårt det är att plötsligt ha blivit chef över sina arbetskamrater.

Samtalet går snett och gruppmedlemmarna häver ur sig anklagelser mot varandra.

Anledningen till att det gick så snett var att människorna missförstod varandras sinnestämning. Människorna kommunicerade inte på det sätt som hjärnan föredrar; att kopiera varandras sinnestämningar.

I hjärnan finns så kallade spegelneuroner som är avgörande för hur människor kommunicerar med varandra.

Spegelneuronerna är hjärnans mekanism som gör att vi kan förstå andra människors avsikter – deras mål och deras argument – och på så sätt känna oss förbundna med dem.

När vi avläser en annan persons ansiktsuttryck aktiveras samma uttryck i den del av hjärnan som styr vårt kroppsspråk.

Om någon ler så ler du tillbaka. Om någon tar fram ett glas vill din hjärna göra samma sak.

Men denna information sprids även till den del som styr våra känslor. Ett leende föder ett leende.

Men genom leendet förmedlas också en känsla.

Under konferenssamtalet kunde inte deltagarna se varandras ansiktsuttryck och inte heller varandras känslor.

Om inte människor har sociala signaler att uppmärksamma kan de inte kommunicera på det emotionella planet.

Om du vill samarbeta med andra måste du alltså förstå i vilket tillstånd de befinner sig. Och du måste veta hur deras hjärnor fungerar.

En viktig sak att upptäcka när du utforskar hjärnan är hur mycket den liknar en maskin. En så stor del av din mentala aktivitet är automatisk, driven av krafter vi inte har kontroll över. Det kan vara skrämmande för vissa.

Visst är hjärnan en maskin, men den är inte bara en maskin. Och det enda sättet att vara mer än bara en maskin är att på allvar förstå våra hjärnors maskinlika natur. Och när du gör det, då är det du som är regissören.

Det ger dig fler valmöjligheter när det gäller beteende på din arbetsplats.

Och det gör att du kan säga ”det är bara min hjärna”.

Då blir hon varse om de hundra mejl som väntar henne och hon känner stressen komma krypande. Det kommer att ta hela dagen att läsa allt detta, men hon har flera timmar av möten inbokade och åtminstone tre viktiga uppgifter som måste genomföras innan dagen är slut.

Emily bestämmer sig för att börja prioritera. Hon vet att det kommer kräva mycket energi, så hon stänger av sin dator och telefon och går fram till sin whiteboard. Även om hon är nyfiken på sin e-post så vet hon att den inte innehåller något som hon inte kan vänta med. Medvetet slutar hon att tänka på sin e-post.

I stället ritar hon upp tre rutor på tavlan: ”Offert”, ”anställ assistent”, ”projektplan”. Sedan ritar hon ytterligare en ruta som hon skriver ”kolla mejl” i. Sedan kommer hon att tänka på sin nya idé och gör ytterligare en ruta, som hon döper till ”konferensen”. Hon jämför dem och bestämmer sig för vilka projekt som ska finnas på scenen. Att anlita en assistent kommer att ta mest energi, så hon bestämmer sig för att börja med det.

När arbetsdagens första timme är slut har hon bokat in en intervju med hennes favoritkandidat och börjat gå igenom mejlen.


Dags att logga in för fortsatt läsning!

Artikeln du vill läsa är låst. Logga in som Chefboken-prenumerant (eller bli prenumerant idag!) för att fortsätta läsa.

Chefboken appen
Lyssna eller läs till över 150 sammanfattade böcker
De främsta böckerna, noga utvalda och översatta
Ny sammanfattning varje månad
Rabatt på Adlibris
Rabatt på månadens bok i sin helhet
Chefboken appen
Lyssna eller läs till över 150 sammanfattade böcker
De främsta böckerna, noga utvalda och översatta
Ny sammanfattning varje månad
Rabatt på Adlibris
Rabatt på månadens bok i sin helhet