mejla-3

3 misstag du vill undvika när du mejlar

E-posten är långt ifrån död. Kommunikationsverktyget är fortfarande viktigt för svenska arbetsplatser. Men trots det hanterar många sina mejl på ett slarvigt sätt.

Nyligen släpptes rapporten ”Svenskarna och internet” där det framkom att hela 97 procent av svenskarna fortfarande mejlar. 68 procent gör det dessutom dagligen. Därför kommer det dröja tills vi lämnar e-postprogrammen för att helt gå över till chatprogram som Slack.

Men hur bra är vi egentligen på att mejla? Många av oss har en mångårig erfarenhet, men går ändå i en rad fallgropar dagligen. Här är 3 misstag som många gör – och hur du kan göra för att bli en mer kommunikativ chef.

1) Du skickar iväg mejlet direkt

Det kan vara frestande att klicka på ”skicka”-knappen och gå vidare till nästa arbetsuppgift. Men det leder troligen till mer jobb längre fram då ett hopkrafsat mejl ofta saknar fullständig information och snarare skapar missförstånd. Tipset är att vänta i minst 60 sekunder. Då hinner du gå tillbaka, läsa igenom mejlet och säkerställa att du fick med allt.

2) Du skriver för korta mejl

Du har säkert hört att ingen vill ha långa, oläsliga mejl. Det stämmer! Men och andra sidan kan ett allt för kort mejl sakna viktigt innehåll och snarare skapa missförstånd än reda ut frågetecken. Ett tips är att inleda mejlet med information som alla är överens om sedan tidigare. Det bekräftar ytterligare det ni pratat om.

Längre ner i mejlet kan du sedan placera ny information. Ett mejl som enbart innehåller ny kunskap kan bli svårbearbetad för mottagaren.

talaeng

Läs också: 3 tips: Lyckas med din presentation på engelska

3) Du reflekterar inte över tonen i mejlet

Det är skillnad på att leverera ett besked öga-mot-öga och i ett mejl. I verkligheten kan du ta ditt kroppsspråk till hjälp medan du i ett mejl är helt utelämnad till dina ord. Det ställer högre krav på att tonen också speglar informationen du vill ge.

Tipset är att läsa dina mejl högt några gånger och testa gärna olika toner i din röst. Till exempel kan du testa att läsa texten med en sarkastisk eller ilsken ton. Det här hjälper dig att enklare förstå mottagarens eventuella perspektiv och du har tagit ett viktigt steg i ditt sätt att kommunicera.

Källa: Fast Company.

vadgordu

Läs också: 5 tips: Så mejlar du en kontakt – du inte pratat med på evigheter

Relaterade artiklar

Collage av de ledarskapspoddar som nämns i artikeln
Kommunikation

10 ledarskapspoddar du inte vill missa

Poddar om ledarskap, karriär och arbetsliv har fullkomligt exploderat på sistone. Vi har listat 10 av de bästa just nu.
al_ledarstil_stor
Annonssamarbete Chef + Atrium Ljungberg

Kontoret – en viktig nyckel i ditt ledarskap

Allt fler satsar på sitt kontor – trots digitalisering och ökat distansarbete. Anledningen? Nya möjligheter för kontoret som ledarskapsverktyg och må-bra-faktor.
Tips: Se till att kameran är avstängd när du går på toa.
Arbetsmiljö

”Oj då, var kameran på...?” – här är 4 episka Zoom-misstag

Märkliga smeknamn, familjekonflikter och toalettbesök – mycket kan avslöjas under videomöten i hemmet. Så här undviker du några vanliga pinsamheter.
chefer-3
Kommunikation

Så förmedlar 3 chefer trygghet i coronakrisen

”Det nya coronaviruset prövar oss som medmänniskor. Nu behöver varje person förbereda sig mentalt på vad som väntar,” sa statsministern i sitt tal till nationen. En central uppgift för ledare i kristider är att vara en trygg punkt. Chef frågade tre chefer hur de agerar gentemot medarbetarna.

orony
Kommunikation

”Som ledare har man inte lyxen att ge efter för oron”

Det är viktigt för chefen att sprida lugn bland medarbetarna i coronatider. Och för att själv behålla lugnet kan det vara bra att begränsa sin nyhetskonsumtion. Det var några av råden när psykologen Björn Hedensjö besvarade frågor i Chefs nya facebookgrupp Chefa i coronakrisen på fredagen.

Chefs expert Sofia Kacim ger tips för din kriskommunikation.
Kommunikation

Expertens kristips: ”Orka skapa dialog med dina medarbetare”

Hur ska du prata med medarbetarna i coronatider? Chefs expert Sofia Kacim ger tips för din kriskommunikation. En grundbult: ”Människor är i första hand människor och man behöver bemöta deras rädsla.”
Ibland är det systemen, inte ledarskapet, som orsakar frustration på jobbet.
Annonssamarbete Chef + Sopra Steria

IT-system dold orsak till ledarskapsproblem

Dålig effektivitet och irritation i ditt team beror inte alltid på brister i ledarskapet. Leta efter lösningar på rätt ställe. ”Det är alldeles för vanligt med IT-system som stoppar oss, snarare än stöttar”, säger Christer Söderholm på Sopra Steria.
Bild på ledare som motar bort coronavirus
Kommunikation

Coronakrisen: Nytt diskussionsforum för chefer

Det nya coronaviruset har skapat svåra situationer för chefer och ledare över hela världen, och vi på Chef får många frågor från människor som står inför stora beslut. Vi startar nu därför en Facebookgrupp där chefer kan diskutera och stötta varandra.