Stora guiden till rekrytering

När du ska rekrytera ny personal är det dags att ta fram kikarsiktet och tänka framåt. Se längre än till behovet av en efterträdare till medarbetaren som nu lämnar verksamheten. Vad vill du skapa med din grupp eller enhet inom säg två tre år?

Peter Tolstoy, affärsutvecklingschef på Manpower, har lång erfarenhet av rekrytering. Enligt honom görs det viktiga arbetet i början av processen. Här leder han dig genom rekryteringsarbetet.

1. Kravprofil
”Det är extremt viktigt att göra en tydlig kravprofil. Lägg ner mycket tid på det. Kravprofilen ska svara på varför ni ska ha tjänsten, vilken lucka den ska fylla och hur den fungerar i relation till andra tjänster”, säger Peter Tolstoy.

Det är viktigt att alla berörda parter sätter sig ner och pratar igenom kravprofilen, gärna i samarbete med en representant från personalavdelningen, om det finns en sådan.

Kom överens om vilka kompetenser ni söker. Var noga med att alla tolkar de sökta egenskaperna på samma sätt.  Om ni letar efter ett ”ledarämne”, diskutera då vad det innebär.
Annars riskerar ni att bli oeniga senare i processen, och då tappar ni tid.

I kravprofilen ska det också finnas en tidsplan för rekryteringsprocessen, med deadlines för de olika delarna. Låt inte processen bli allt för utdragen.

”Tempo och kvalitet går hand i hand. Det gäller att hålla de bra kandidaterna varma”, säger Peter Tolstoy.

2. Formulera annons
”Fundera noga på vilken målgrupp ni vill nå med annonsen. Det är ingen idé att få ett stort antal sökande, om de som söker inte är de rätta”, säger Peter Tolstoy.

Annonsen ska spegla den kravprofil ni satt upp. Var måna om ha ett korrekt språk i annonsen och en tilltalande layout. Annonsen är en del av företagets marknadsföring.

”Ha hellre en för bred än för smal sökväg. Använd både webbannons, tryckt annons, sök i databaser och via nätverk. Då får du en bra spridning och kvantitet på kandidater”, säger Peter Tolstoy.

3. Sålla i ansökningarna
Nu går du tillbaka till er kravprofil. Vilka kompetenser prioriterade ni som allra viktigast?
Se till att kandidater med de kompetenserna kommer med.

Systematisera ansökningarna genom att betygsätta kandidaternas olika egenskaper. Då blir det överskådligt för dig vilka som bäst matchar er kravprofil.

4. Intervju
”Inled med telefonintervjuer, så hinner du med många intervjuer i det inledande stadiet. Om du drar ut på processen, genom att träffa alla personligen, finns risken att bra kandidater försvinner någon annanstans” , säger Peter Tolstoy.

När du intervjuat per telefon kan du boka personliga intervjuer med de kandidater som är mest intressanta.

”Jag är vän av att inte intervjua för många. Cirka sex till sju personer är rimligt”, säger Peter Tolstoy.

5. Intervjufrågor
Ställ frågor utifrån de kompetenser du söker. Letar du efter en person med ledaregenskaper, låt frågorna handla om just det.

Exempelfråga: ”Berätta om en situation då du visade upp goda ledaregenskaper?”
Fortsätt med följdfrågor: ”Varför valde du att göra så? Kunde du ha gjort på något annat sätt?”

Ställ hela tiden öppna frågor, så att kandidaten inte kan svara med ja eller nej.

Fråga även kandidaten hur han/hon har hanterat konflikter.

Fråga också om vad som motiverar honom/henne att söka till jobbet. Vilken plan kandidaten har för sin karriär och vilket skede av livet han/hon befinner sig i är viktiga faktorer. Personen ska kunna förklara varför han vill jobba hos er, och du ska kunna se framför dig att han/hon vill gå in i tjänsten.

Glöm inte bort värderingsfrågor. Stämmer kandidaternas värderingar överens med företagets?
Vilken typ av personlighet vill ni ha i organisationen? Vilka personer funkar i er miljö?

6. Referenspersoner
”Ring hellre för många referenspersoner än för få. Kontakta aldrig färre än två personer. Och det är viktigt att ställa krav här. Det är du som ska anställa och du har rätt att kräva de tre sista cheferna som referenser”, säger Peter Tolstoy.

Två exempel på undantag är om personen söker sitt första jobb, eller om han/hon inte vill att den nuvarande arbetsgivaren ska få reda på att man söker nytt jobb.

Ifrågasätt varför kandidaten har gett just de här referenspersonerna. Vilken relation har de till varandra.

7. Frågor till referenspersonerna
Undvik att söka svar som bekräftar en känsla du redan har om kandidaten.

Använd i stället en standardmall med frågor. Mallen ska matcha den kravprofil ni ställt upp.
Annars är det lätt att komma in i schablonbilder som ”Hon har bra social kompetens”.

Bryt ner frågorna i mindre delar, exempelvis ”Betyder social kompetens bra samarbetsförmåga eller förmåga att hantera nya kontakter?” Låt referenspersonen betygsätta kandidatens olika egenskaper från 1-10. Ställ sedan följdfrågor på varför just det betyget sattes.

Räkna med att det tar tid att kontakta referenser, ungefär lika lång tid som du lagt på intervjuerna.
”Det är ett extremt viktigt steg. Är det rätt gjort säger det mycket om kandidaten”, säger Peter Tolstoy.

7. Sista steget
Du har nu två eller tre lämpliga kandidater.
Men det finns fortfarande en fallgrop kvar.
”Tyvärr händer det att kandidater drar sig ur, även i slutskedet. Därför är det bra att flödet av kandidater pågår under hela processen. Utgå ifrån att någon kan dra sig ur. Säkra upp genom att redan i intervjuerna fråga ”Finns det någonting som gör att du skulle kunna hoppa av?”