Sök på Chef.se
Chef logo

Måndag 21 maj 2012

 
Annonser:










STARTSIDA

ARKIV

Lön

Personal

Kommunikation

Hälsa

Arbetsmiljö

Chefskap

Utveckling

Mallar

Avtal

UTBILDNINGAR

EVENEMANG

FORUM

FRÅGA EXPERTERNA

BLOGGAR

ANNONSERA

PRENUMERERA

OM CHEF

Senaste chefsjobben

Alla lediga chefsjobb


Filippa Reinfeldt: Management by trevlig
Hon löser konflikter över en mysfika, men glider undan de riktigt svåra frågorna. Som statsministerfru byggde Filippa Reinfeldt upp en mur av medarbetare omkring sig. Nu ändras förutsättningarna.
Läs mer

Ledarligan – topplistan över de bästa och sämsta cheferna

Skapa ordning i kaoset på en kvart

Skrivbordet ser ut som ett bombnedslag. I inboxen är det smockfullt. Ge inte upp. Du kan få ordning på bara femton minuter.

Läs mer
Annons:
Som projektledare i grossistbranschen var David Stiernholm själv i stort behov av mer struktur. Han gjorde det mesta på uppstuds och kunde aldrig släppa jobbet.

David StiernholmAv en slump fick han David Allens klassiker om vardagseffektivitet »Getting things done« i sin hand och började införa metoderna i sin vardag.

Det hade han nytta av när han sedan fick ett arbete som ställföreträdande vd.
»Jag ville göra livet enkelt, eftersom jag i grunden är en njutningsmänniska och inte vill tänka för mycket på jobbet på min fritid.«

När han sedan började arbeta som konsult var hans affärsidé att hjälpa företag med strategifrågor. Men det var något annat de egentligen behövde.

»Jag märkte att strategierna sällan genomfördes. Det var alltid något annat som kom emellan. Först och främst behövde de hjälp med den personliga effektiviteten. Sedan kunde de ägna sig åt ledarskapet.«

Nu arbetar han som struktör, och hjälper bland annat chefer att få ordning i jobbkaoset.

De vanligaste strukturmissarna chefer gör är:
  •  man samlar »att göra«-noteringar på flera olika ställen. I mejlen, på post it-lappar, i datorn och i mötesanteckningar.
  •  man sorterar inte sina mejl i mappar.
  •  man samlar högar med papper som innehåller underförstådda »att-göra«- uppgifter.


Har din egen situation blivit olidlig?

Så här skapar du ordning om du har…

…en kvart
Satsa på en projektöversikt. Lista eller gör en mindmap över de projekt eller satsningar du driver just nu. Det kan både vara långsiktiga projekt som löper över flera år, eller ett inköp som kräver flera steg.
På varje projekt skriver du ner vad som är ditt nästa steg. Är det att ringa någon, skicka ett mejl, eller väntar du på besked?

David: »De som gör en projektöversikt känner ofta att de har bättre överblick och att de rör sig framåt.«

…en timme
Satsa på en komplett »att göra«-lista. 
Töm huvudet på allt du har att göra. Samla ihop alla lappar, alla mötesanteckningar och alla andra påminnelser som ligger och skräpar. 
Formulera listan i punkter som är konkreta uppgifter. Exempelvis »Ring x«, »mejla y«, »köp gem«.

När du har fått ner allt, kategorisera uppgifterna. Antingen efter:
- Vilket projekt de tillhör.
- Vilken kontext du ska utföra dem i; vid datorn, vid telefonen, med en kollega.
- Hur långt tid uppgiften tar; fem minuter, en kvart, en halvtimme.

…en dag

Satsa på en röjardag. Målet är att få struktur på högarna.
Redan innan du börjar, gör en projektöversikt och en att göra-lista, så du vet hur du ska kategorisera det som finns i högarna.
 Gå igenom hög för hög, se om det finns något i dem som är en att göra-uppgift. När du skrivit ner den, släng materialet. Om du måste spara, kategorisera i olika högar. Köp sedan in hängmappar, pärmar, brevkorgar eller plastfickor för förvaring.
Försök att hålla dig till så få system som möjligt. Om du förvarar material i både pärmar, mappar, korgar och tidskriftssamlare är risken stor att du tappar strukturen.

Av: Maria André

publicerat 2010-04-12


Betyg på artikeln


Sätt ditt eget betyg på artikeln:

.:

Jag kan varmt rekommendera Davids nyhetsbrev. Det är grymt även på engelska. Professorerna på Universitet här i Australien gillar det starkt också.

Ordning och reda har inga gränser!


Textpalatset:

Som skribent och projektledare med många texter och projekt i luften parallellt använder jag mig av följande knep: Förutom projektöversikt med plats för avbockning steg för steg av vad som ska göras har jag en matris bestående av fyra fält, där varje fält är en stor post it-lapp.

De två översta indikerar bråttom; de två undre mindre bråttom. De två till höger indikerar bråttom, och de två till vänster mindre bråttom. I varje fält skriver jag saker att göra. När “bråttom och viktigt”-lappen är avklarad tar jag bort den och tar itu med övriga fält.

Men visst är det så att jag varvar med “mindre bråttom och mindre viktigt”, för att det är snabbt gjort, eller för att varva tunga uppdrag som är viktiga.

Skönt att ta bort lapparna—oftast är de borta när fredagen kommer, och ofta skriver jag nya lappar på måndagen.


.:

Textpalatset: Smart att på så sätt få en tydlig överblick över dina prioriteringar. Samtidigt får du glädjen att skrynkla ihop och slänga de lappar som blir avklarade. Fysiska verktyg är inte att förakta.

Brorsan: Trevligt att höra att strukturknepen kommer till användning också på andra sidan klotet!


Helena Roth:

Jag rekommenderar oxå verkligen Davids nyhetsbrev - dimper in måndagmorgon. Jag skummar pdf:en och laddar sen ner podcasten till min IPhone. David är rolig att lyssna på, och hans 3-4 minuters KLART-tips är en fantastisk boost!


Hedin Exformation:

Bra tips - jag tror personligen det viktigaste “tricket” är att klargöra vilka aktiviteter som är “viktiga” & “mindre bråttom” och säkra att man planerar in tid för att få dessa gjorda ...lätt annars att “bråttom”-lapparna tar över ens liv ...
/Hedin



Kommentera artikeln:

Signatur:

Email (ej obligatoriskt):

Kommentar:

Kom ihåg min personliga information

Meddela mig om uppföljande kommentarer?

Fyll i ordet du ser nedan:





Magdalena Andersson

Foto: Johannes Helje

Magdalena Andersson - en vinnarskalle

Pekka Viljakainen

En typisk finnjävels bekännelser



Chefs utbildningar:


Nio myter om att motivera

Teoretiker: Tack för en bra artikel. Det är alltid välkommet att ifrågasätta våra antaganden om vad som leder till bra resultat. I punkt 7 konstateras det att "teoretikerna förordar renodlade prestationslöner."…

6

Kommentarer

Tuffaste chefen vinner - eller?

Chef med insikt i OBM: Läs Leif E Anderssons bok om OBM. Allt blir så enkelt och självklart med den kunskapen.

1

Kommentar

Gudrun Schyman

Schyman startar maktakademi

Ge rätt stöd till medarbetare i kris

perlarsson: Mkt bra tydliga råd. Ledorden i modern krishantering är just "normalisering och stabilisering" och om chefen och ledningen agerar snabbt, omvårdande och medmänskligt främjas en återhämtning…

1

Kommentar

Bocker

Från Putin till Hoppy

Annons:

”Jag jobbar för mycket och vill dra ner”

Management by trevlig

Känner henne: Äntligen en balanserad artikel om henne. Hon är konflikträdd, precis som sin man. Gick under jorden och stängde av telefonen så fort det brände under fötterna. Hon kunde vara onåbar…

3

Kommentarer

vag

Gå ner i vikt – så hittar du motivationen

”Hur hanterar jag kollegans snedsteg?”

Frälsaren: Det här är en fritidssak eftersom du såg dem på fritiden. Då ska du inte konfrontera chefskollegorna som kollegor - på fritiden är de medmänniskor. Gillar du otrohet så låt dem hållas.…

15

Kommentarer

Godis dator

Illustration: Kajsa Eldsten

Odla din vilja

”Hon bara gråter”

B: Koppla in en beteendevetare som steg för steg hjälper henne att hitta sin balans igen så hon kan börja att struturera arbetet. Du behöver också engagera dig genom att sitta ner en liten…

3

Kommentarer

Vakna! Du sover för lite

Ziggeztar: Lätt att känna igen sig. Min nyckel har varit att delegera och lita på att saker blir gjorda och därmed sluta använda natten för att bekymra mig om saker. Sen håller jag också med om…

1

Kommentar

Fem vanliga misstag vid dålig sömn

Herbert: Vi som kör alla installationer av nya datorsystem, vi måste kunna göra allt och lite till... Även sova.

1

Kommentar

akuten

"Så gör vi omöjliga prioriteringar"

Bästa tipsen: Så får du andra att lyssna

Tidblom: Så viktigt att kunna retorik i dag!

2

Kommentarer

Machiavelli

 

Machiavelli – ingen ondskans apostel

1000 dagar med Karl-Johan Persson

Katarina: Intressant att lära känna personen Karl-Johan mer och se att han lever som han lär. Är lätt att känna sig stolt som medarbetare på H&M

2

Kommentarer

Buller

Håll koll på oljudet

Vad vet du om gott ledarskap?

BG: Jättehärligt att Gun har genomfört en herrans massa (>2000) samtal med chefer. Är detta systematiskt gjort har hon antagligen iaf sveriges största databas att jobba med, vilket skulle…

1

Kommentar

"Jag skulle aldrig åka skateboard på jobbet"

Kerstin T: Alla medarbetare kommer inte att vara mellan 25 och 30 och människor förändras med ålder och erfarenhet. Jag tror inte att det enbart är av godo att arbete och fritid flyter samman…

1

Kommentar

Annons:

Mest läst

Mest kommenterat

CHEFTESTET
Cheftest av Röda Korsets generalsekreterare – klarar Ulrika Årehed Kågström kriserna?

MENTORN
Magdalena Andersson: “Jag ÄR en vinnarskalle”.

UNDERSÖKNING
Chocksiffror: Administrationen knäcker cheferna.




Innehåll- och omslagsgalleri

”Jag jobbar för mycket och vill dra ner”
Ännu en knivig fråga till Chefs expert Alexander Holmberg. Läs svaret här.
Ställ en egen fråga
Läs fler svar från experterna


”Hur hanterar jag kollegans snedsteg?”
Dilemmat: ”Två av mina kolleger har uppenbarligen en kärleksrelation. Jag kom på dem, strax efter jobbet... Hur ska jag hantera detta?”
Hur skulle du göra? Diskutera här.
»Vågar jag berätta att vi ska ha barn?«
Dilemmat. »Jag ska på intervju för ett nytt chefsjobb. Måste jag berätta att min fru är gravid och att jag kommer vilja vara föräldraledig?«. Ge vår läsare ditt råd!
Hur ändrar jag en tråkig jargong?
Vad gör man som ny chef på ett företag där medarbetarna ständigt kritiserar varandra? Det är frågan i veckans dilemma.
Ska de sjuka få jobba hemifrån?
»Å ena sidan tycker jag att de ska ta det lugnt, å andra sidan är det bra att jobbet blir gjort. Vad ska jag göra?«
Hur undviker jag att bli utmanövrerad?
»Det pratas mycket om effektiviseringar just nu i min organisation. Hur gör jag som chef för att inte bli utmanövrerad i samband med det?«
Skicka in ett eget dilemma