jobba

Checklista: Så hinner du jobba klart innan jul

Tiden kring jul bjuder på rekordhöga stressnivåer för många chefer. Hur ska man hinna med allt som behöver fixas på jobbet och privat? Här är effektivitetskonsulten Petra Brasks bästa råd inför de sista arbetsdagarna 2016.

 Vilka arbetsuppgifter bör chefen prioritera och vad kan hen vänta med?

”Chefen bör ha fokus på att stänga kalenderåret. Exempelvis se till att överenskommelser, offerter, fakturor och avtal som måste in före årsskiftet klaras av, alla deadlines för 2016. Fokusera på allt som kunder, personal och medarbetare är beroende av att du har gjort.”

Även privatlivet ställer ju sina krav så här års – hur kan man rationalisera balansen mellan arbetsliv/privatliv i stressiga tidsperioder som inför julledigheten?

”Se till att ta hjälp om tiden är knapp för privata och arbetsrelaterade uppgifter. Låt julen bli en tid för återhämtning och inte en tid för krav. Diskutera igenom med familjen om förväntningar och förhoppningar inför julledigheten. Prioritera och planera tillsammans och dela på ansvaret efter var och ens förmåga.”

Läs också: Så fick hon kommunens sjuktal att störtdyka

Vad är viktigast ur medarbetarnas synvinkel att chefen hinner med innan ledigheten?

”Det är viktigt att vara tydlig med vad som ska ha uppnåtts fram till julledigheten i god tid (inte dumpning) och vad som eventuellt förväntas under julledigheten – attestera fakturor och dylikt. Jag  skulle också vilja säga att det är viktigt för medarbetaren att bli sedd, få cred för vad man uppnått under året – de flesta företag och organisationer har ju kalenderåret som budgetperiod. Budgetar görs oftast på hösten och när tiden lackar mot jul vet vad man på ett ungefär vad utfallet blev. Då tycker jag att det är relevant att stanna upp och göra en utvärdering om vad som har uppnåtts och vilka hinder man stött på. Hur tänker vi inför nästa år? Vad behöver vi ta höjd för, förändra?”

petra_brask
Petra Brask

Vad vill man som chef absolut inte behöva börja nästa år med? 

”En dålig start är att behöva be om ursäkt för missade måsten. Tid går inte att backa, 2016 kan inte bli 2017. Gamla surdegar från föregående år bör inte heller bli liggande. Ta beslut i god tid – i december före julledigheten. Surdegarna blir inte mer aptitliga efter jul.”

Läs också: 3 tips – så når du målen lättare

Checklista för chefen för årets sista dagar

-Börja med att skaffa dig överblick: Planera och prioritera alla uppgifter som är kvar fram till jul.

-Boka in de viktigaste sakerna i kalendern. Se till att det finns tid för oförutsedda saker som dyker upp. Säg nej och välj bort det som du inte behöver fokusera på.

-Om du ska vara ledig vid jul se till att delegera, be om hjälp och informera omgivningen om eventuell frånvaro.

-Se till att även förbereda saker privat som behöver fixas inför julen.

-Vilka nyckeltal ska rapporteras till ledningsgrupp? Planera in tid för detta om det är input du behöver av andra.

-Ge tid för reflektion – både för dig själv och dina medarbetare. Jag skulle varmt rekommendera ett julbrev till medarbetarna – utgå gärna från följande frågor:

  • Vad har du lärt dig under 2016?
  • Vad har du lyckats med 2016?
  • Vad kunde du ha gjort bättre?
  • Vad kunde avdelningen gjort bättre?
  • Hur vill du bidra för att vår organisation/ företag/ avdelning (välj vad som passar bäst!) ska få ett framgångsrikt 2017?
  • Om du fick önska dig tre saker för 2017 – vilka saker skulle du önska dig då?

Läs också: Cissi Elwin: Vit makt fortfarande vit

-Ge feedback till medarbetarna så att de går på julledighet med en god känsla och kan känna engagemang och delaktighet inför nästa år. En julklapp uppskattas alltid men personlig feedback är ännu mer motiverande. Har du tid så skriv ett personligt kort med julklappen på vilket sätt medarbetaren har bidragit under året.

-Behövs jour under mellandagarna? Planera för detta.

-Ekonomiavdelningen jobbar för högtryck för årsbokslut – se till att fakturor skickas ut respektive attesteras.

-Prioritera aktiviteter för att få en bra start på nästa år.

-Ställ in frånvarohanteraren på mejlen och prata in ett meddelande på telefonen som berättar att du är ledig och när du är tillbaka igen. Kanske tipsa om någon trevlig julläsning eller nyhet från din organisation i ditt autosvar?

Läs också: Emma Seppälä: ”Vi tror att vi behöver stressen”

Missa inget! Prenumerera på Chefs nyhetsbrev

  • Prenumerera på Chefs nyhetsbrev med det bästa från Chef.se.