jobba-2

Checklista: Så hinner du jobba klart innan jul

Tiden kring jul bjuder på rekordhöga stressnivåer för många chefer. Hur ska man hinna med allt som behöver fixas på jobbet och privat? Här är effektivitetskonsulten Petra Brasks bästa råd inför de sista arbetsdagarna 2016.

 Vilka arbetsuppgifter bör chefen prioritera och vad kan hen vänta med?

”Chefen bör ha fokus på att stänga kalenderåret. Exempelvis se till att överenskommelser, offerter, fakturor och avtal som måste in före årsskiftet klaras av, alla deadlines för 2016. Fokusera på allt som kunder, personal och medarbetare är beroende av att du har gjort.”

Även privatlivet ställer ju sina krav så här års – hur kan man rationalisera balansen mellan arbetsliv/privatliv i stressiga tidsperioder som inför julledigheten?

”Se till att ta hjälp om tiden är knapp för privata och arbetsrelaterade uppgifter. Låt julen bli en tid för återhämtning och inte en tid för krav. Diskutera igenom med familjen om förväntningar och förhoppningar inför julledigheten. Prioritera och planera tillsammans och dela på ansvaret efter var och ens förmåga.”

Vad är viktigast ur medarbetarnas synvinkel att chefen hinner med innan ledigheten?

”Det är viktigt att vara tydlig med vad som ska ha uppnåtts fram till julledigheten i god tid (inte dumpning) och vad som eventuellt förväntas under julledigheten – attestera fakturor och dylikt. Jag  skulle också vilja säga att det är viktigt för medarbetaren att bli sedd, få cred för vad man uppnått under året – de flesta företag och organisationer har ju kalenderåret som budgetperiod. Budgetar görs oftast på hösten och när tiden lackar mot jul vet vad man på ett ungefär vad utfallet blev. Då tycker jag att det är relevant att stanna upp och göra en utvärdering om vad som har uppnåtts och vilka hinder man stött på. Hur tänker vi inför nästa år? Vad behöver vi ta höjd för, förändra?”

petra_brask Petra Brask

Vad vill man som chef absolut inte behöva börja nästa år med? 

”En dålig start är att behöva be om ursäkt för missade måsten. Tid går inte att backa, 2016 kan inte bli 2017. Gamla surdegar från föregående år bör inte heller bli liggande. Ta beslut i god tid – i december före julledigheten. Surdegarna blir inte mer aptitliga efter jul.”

nyhetsbrev-9

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap och Din karriär samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden

Checklista för chefen för årets sista dagar

-Börja med att skaffa dig överblick: Planera och prioritera alla uppgifter som är kvar fram till jul.

-Boka in de viktigaste sakerna i kalendern. Se till att det finns tid för oförutsedda saker som dyker upp. Säg nej och välj bort det som du inte behöver fokusera på.

-Om du ska vara ledig vid jul se till att delegera, be om hjälp och informera omgivningen om eventuell frånvaro.

-Se till att även förbereda saker privat som behöver fixas inför julen.

-Vilka nyckeltal ska rapporteras till ledningsgrupp? Planera in tid för detta om det är input du behöver av andra.

-Ge tid för reflektion – både för dig själv och dina medarbetare. Jag skulle varmt rekommendera ett julbrev till medarbetarna – utgå gärna från följande frågor:

  • Vad har du lärt dig under 2016?
  • Vad har du lyckats med 2016?
  • Vad kunde du ha gjort bättre?
  • Vad kunde avdelningen gjort bättre?
  • Hur vill du bidra för att vår organisation/ företag/ avdelning (välj vad som passar bäst!) ska få ett framgångsrikt 2017?
  • Om du fick önska dig tre saker för 2017 – vilka saker skulle du önska dig då?

-Ge feedback till medarbetarna så att de går på julledighet med en god känsla och kan känna engagemang och delaktighet inför nästa år. En julklapp uppskattas alltid men personlig feedback är ännu mer motiverande. Har du tid så skriv ett personligt kort med julklappen på vilket sätt medarbetaren har bidragit under året.

-Behövs jour under mellandagarna? Planera för detta.

-Ekonomiavdelningen jobbar för högtryck för årsbokslut – se till att fakturor skickas ut respektive attesteras.

-Prioritera aktiviteter för att få en bra start på nästa år.

-Ställ in frånvarohanteraren på mejlen och prata in ett meddelande på telefonen som berättar att du är ledig och när du är tillbaka igen. Kanske tipsa om någon trevlig julläsning eller nyhet från din organisation i ditt autosvar?

nyhetsbrev-9

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap och Din karriär samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden

Relaterade artiklar

Arbetsrätt

Ledarligan

I varje nummer sedan Chef startade 1995 har vi testat en känd ledare. Här i Ledarligan visar vi cheftester från de senaste fem åren. Vi har markerat vilka chefer som har bytt befattning eller slutat sin tjänst sedan testet gjordes.
Sponsrat Chef + Linkedin

Proffsknepen: Så lockar du talanger på Linkedin

Rekryteringsjättarna Spotify och Experis vet hur man hittar talanger och maximerar effekten av Linkedin. Här delar de med sig av lärdomarna som ger ett försprång i talangjakten.
Delegering

”Medarbetarna ger dig framgång”

Fokus i ledarskapet bör vara att utveckla medarbetarna och teamet, säger Stefan Tengblad, som skrivit Medarbetarskap tillsammans med Johan Velten och Runar Heggen.
Arbetsmiljö

Henrik Bunge, vd Björn Borg: ”Jodå, man kan faktiskt tvinga folk att träna”

Årets hälsofrämjande chef. Alla kan bli sitt bästa jag, det är hans bestämda uppfattning. Henrik Bunge tubbar sina medarbetare att sträva mot sina personliga mål för fysisk hälsa och personlig utveckling.
Delegering

Här skriver alla affärsplanen

Genom att låta alla 750 medarbetare vara med och utforma affärsplanen har Fonus vd Mikael Åbom lyckats skapa ett större engagemang inom företaget. På köpet har affärsplanen blivit tydligare – och kortare.
Delegering

Så halverar du din mejltid

Handen på hjärtat – hur ofta kollar du din mejl? Antagligen alldeles för ofta. Här är fem steg för att minska ditt mejlberoende och börja mejla på ett mer hälsosamt och effektivt sätt.
Sponsrat Chef + SBS Executive MBA

Receptet: Så blir du en hållbar chef

Chefer som kan hållbarhet är en viktig pusselbit som ofta saknas.
Lägg hela pusslet. Ta stegen som behövs – för att lära dig leda hållbart.

Delegering

Frånvaro-mejl? Se upp för dessa dödssynder

För att inte ruinera ledigheten — och därmed dig själv — finns det tre viktiga saker att tänka på när du utformar ditt frånvaro-meddelande.
Delegering

Chefens tre största utmaningar i höst

Medarbetare som leds på distans, stora förändringar på företagen och mindre tid för ledarskapet är de viktigaste utmaningarna för chefer just nu. Det enligt en ny undersökning med 38000 deltagare i 39 länder.
Delegering

Mia Törnblom: Möte med den perfekta chefen

”Hon använder ordet perfektionist säkert tio gånger och varje gång hon gör det är det som att det glittrar till i ögonen på henne.” Mia Törnblom skriver i sin nya krönika om hur man jobbar med sin egen perfektionism som chef.
Delegering

Cheftest: Hanna Stjärne, vd, SVT

En god lyssnare med knivskarpt intellekt. Sveriges Televisions vd Hanna Stjärne är ingen estradör. Hon håller låg profil med hög integritet. Många efterlyser dock en tydligare vision och lite snabbare tempo för att hon ska lyckas med den största utmaningen av alla: omställningen till en digital verklighet.
Beslutsfattande

”Digital inkludering nyckeln till framgång”

Hon har bjudit in 7-åringar till Stadshuset, ordnat programmeringspartyn och tillsatt ett digitaliseringsråd över sig själv. Nu regnar det priser över Ann Hellenius, it-direktör i Stockholms stad.
Delegering

Undersökning: Semestern – en stressfälla för chefen

Snart dags för semester. Eller? För det är lite si och så med vilan under ledigheten för chefer. Även om en majoritet tar tre veckors sommarsemester eller mer, väljer sex av tio att jobba under sin lediga tid. En majoritet känner sig också stressade inför semestern och en tredjedel har svårt att gå ner i varv.
Delegering

Vilken prokrastinerartyp är du?

Är du perfektionisten, bedragaren eller kanske den som har tur? Det finns många olika sätt att skjuta upp det viktiga arbetet. Här är fem olika typer av prokrastinerare.
Delegering

Bryt beroendet av jobbet – sex tips

Bara för att det känns bra behöver det inte betyda att det är särskilt hälsosamt att jobba så mycket som du gör. Så här slutar du kolla mejlen hemma och får ner förväntningarna på att du ska vara ständigt tillgänglig utanför arbetstid.
Delegering

Så tackar du nej till mötet

Möten äter upp all din tid – känns det igen? Här är ett schysst sätt att tacka nej till ovälkomna inbjudningar.